27.06.2022
336

Настройка Приема данных в Smartsheet

Настройка Приема данных в Smartsheet

Интеграция позволит вам создавать новые строки, обновлять существующие или добавлять комментарии к строкам Smartsheet, в ответ на какие-либо действия в других системах - если появилась новая строка в Google Sheets, заказ в CRM перешел на другой этап воронки или при появлении нового заказа на вашем сайте.

Давайте пройдем весь этап настройки Smartsheet вместе!

Навигация:
1. Что будет делать интеграция с Smartsheet?
2. Как подключить аккаунт Smartsheet к ApiX-Drive?
3. Как настроить в выбранном действии передачу данных в Smartsheet?
4. Пример данных, которые будут отправлены в ваш Smartsheet.
5. Автообновление и интервал срабатывания связи.

После настройки Источника данных, кликните «Начать настройку Приема данных»

Настройка Приема данных в Smartsheet | Переход к настройке системы приема данных

Выберите систему в качестве Приема данных. В данном случае, необходимо указать Smartsheet.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Выбор системы приема данных

Далее, необходимо указать действие, например, "Добавить строку".

Настройка Приема данных в Smartsheet | Выбор действия

- Добавить строку - на ваш лист будут добавляться данные в новые строки. Например, если у вас в таблице заполнено 10 строк, тогда наша система добавит данные в 11-ю строку и тд. Если в вашей таблице 10 заполненных строк и вы удалите данные из 5-й строки, то система будет дальше передавать данные в 11-ю строку и т.д. Но если вы удалите все строки, тогда система будет передавать данные в первую строку.
- Обновить строку - на вашем листе будут обновляться или добавляться данные в нужных вам строках и колонках. Система будет искать необходимое значение в одной из колонок, и если при выгрузке новых данных из блока Источника данных она найдёт строку с нужным параметром (номером телефона, Email или номером заказа), тогда в указанной вами колонке будут обновлены или добавлены данные.
- Добавить комментарий к строке - на вашем листе будут добавляться комментарии к уже существующим строкам. Система будет искать необходимое значение в одной из колонок, и если при выгрузке новых данных из блока Источника данных она найдёт строку с нужным параметром (номером телефона, Email или номером заказа), тогда к этой строке будет добавлен указанный вами комментарий.

Следующий шаг - выбор аккаунта Smartsheet, в который будет происходить отправка данных.
Если нет подключенных логинов к системе ApiX-Drive, кликните "Подключить аккаунт".

Настройка Приема данных в Smartsheet | Подключение аккаунта системы приема данных

Укажите Email и Пароль личного кабинета Smartsheet.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Внесение данных для подключения

Дайте свое разрешение ApiX-Drive на работу с этим аккаунтом.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Разрешение на работу с аккаунтом

Когда подключенный аккаунт отобразился в списке "активные аккаунты" выберете его для дальнейшей работы.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Выбор аккаунта Smartsheet

Укажите лист Smartsheet, на который будут выгружаться данные и назначьте переменные из системы Источника данных в поля Smartsheet.

Для того чтобы добавить переменную, кликните по полю колонки и выберите нужную переменную из выпадающего списка.

Кликните "Продолжить" когда закончите работу с назначением полей.

Обратите внимание! Вы можете использовать не только переменные, но и прописывать значения вручную.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Выбор листа и заполнение полей для передачи данных
Настройка Приема данных в Smartsheet | Заполнение полей для передачи данных
Настройка Приема данных в Smartsheet | Заполнение полей для передачи данных
Настройка Приема данных в Smartsheet | Заполнение полей для передачи данных

Теперь вы видите тестовые данные для отправки в Smartsheet.
Кликните "Отправить тестовые данные в Smartsheet" и проверьте лист в Smartsheet.
Если вас всё устраивает - кликните "Далее" для дальнейшей настройки.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Тестовые данные

На этом настройка Приема данных завершена!
Теперь можете приступить к выбору интервала обновления и включению автообновления.
Для этого кликните "Включить автообновление".

Настройка Приема данных в Smartsheet | Переход к включению автообновления

На главном экране кликните на иконку шестеренки, чтобы выбрать необходимый интервал обновления или настройте Запуск по расписанию. Для того чтобы запускать связь по времени выберите Запуск по расписанию и укажите желаемое время срабатывания обновления связи или добавьте сразу несколько вариантов времени, когда нужно, чтобы срабатывала связь.

Внимание! Чтобы Запуск по расписанию сработал в указанное время необходимо, чтобы интервал между текущим временем и указанным временем был более 5 минут. Например, вы выбираете время 12:10 и текущее время 12:08 - в этом случае автообновление связи произойдет в 12:10 на следующий день. Если вы выбираете время 12:20 и текущее время 12:13 - автообновление связи сработает сегодня и далее каждый день в 12:20.

Для того чтобы текущая связь срабатывала после другой связи, поставьте галочку "Обновлять только после связи" и укажите связь, после которой будет срабатывать текущая.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Выбор интервала обновления
Настройка Приема данных в Smartsheet | Приоритет обновления

Для включения автообновления переключите ползунок в положение как показано на картинке.
Для того чтобы выполнить принудительное срабатывание связи, кликните по иконке в виде стрелки.

Настройка Приема данных в Smartsheet | Включение автообновления

На этом настройка Smartsheet в качестве Приема данных завершена! Видите как все просто!?

Теперь можете не беспокоиться, дальше ApiX-Drive сделает всё самостоятельно!