08.02.2023
365

Настройка Приема данных в AirTable

Настройка Приема данных в AirTable

Интеграция позволит вам добавлять или обновлять строки в AirTable на основе данных из других систем. Например, если заказ в CRM перешел на другой этап воронки, или когда новый заказ появился на вашем сайте, будет добавлена новая строка. Это позволит вам эффективно автоматизировать ваши рабочие процессы и сэкономить много времени, избавив от необходимости вручную добавлять каждую строку в таблицу.


Или давайте пройдем весь этап настройки AirTable вместе!

Навигация:
1. Что будет делать интеграция с AirTable?
2. Как подключить аккаунт AirTable к ApiX-Drive?
3. Как настроить в выбранном действии передачу данных в AirTable?
      Добавить СТРОКУ
      Обновить СТРОКУ
4. Пример данных, которые будут отправлены в ваш AirTable.
5. Автообновление и интервал срабатывания связи.

После настройки Источника данных, кликните «Начать настройку Приема данных»

Настройка Приема данных в AirTable | Переход к настройке системы приема данных

Выберите систему в качестве Приема данных. В данном случае, необходимо указать AirTable.

Настройка Приема данных в AirTable | Выбор системы приема данных

Далее, необходимо указать действие, например, "Добавить СТРОКУ".

Настройка Приема данных в AirTable | Выбор действия в системе приема данных

- Добавить СТРОКУ - в вашу таблицу и лист будут добавляться данные в новые строки. Например, если у вас в таблице заполнено 10 строк, тогда наша система добавит данные в 11-ю строку и тд. Если в вашей таблице 10 заполненных строк и вы удалите данные из 5-й строки, то система будет дальше передавать данные в 11-ю строку и т.д. Но если вы удалите все строки, тогда система будет передавать данные в первую строку.

- Обновить СТРОКУ - в вашей таблице и листе будут обновляться или добавляться данные в нужных вам строках и колонках. Система будет искать необходимое значение в одной из колонок, и если при выгрузке новых данных из блока Источника данных она найдёт строку с нужным параметром (номером телефона, Email или номером заказа), тогда в указанной вами колонке будут обновлены или добавлены данные.

- Удалить СТРОКУ - в вашей таблице и листе будут удалятся строки. Система будет искать необходимое значение в одной из колонок, и если при выгрузке новых данных из блока Источника данных она найдёт строку с нужным параметром (номером телефона, Email или номером заказа), тогда строка будет удалена.

- Добавить КОММЕНТАРИЙ к записи - в вашей таблице и листе будут добавляться комментарий в нужную вам строку. Система будет искать необходимое значение в одной из колонок, и если при выгрузке новых данных из блока Источника данных она найдёт строку с нужным параметром (номером телефона, Email или номером заказа), тогда комментарий будет добавлен.

Следующий шаг - выбор аккаунта AirTable, в который будет происходить отправка данных.
Если нет подключенных логинов к системе ApiX-Drive, кликните "Подключить аккаунт".

Настройка Приема данных в AirTable | Подключение аккаунта системы приема данных

Введите E-mail и Пароль от вашего аккаунта AirTable.

Настройка Приема данных в AirTable | Выбор аккаунта AirTable

Дайте свое разрешение ApiX-Drive на работу с этим аккаунтом. Для этого нажмите "Add a base", затем выберите "All current and future bases in all current and future workspaces".

Настройка Приема данных в AirTable | Разрешение на работу с аккаунтом

Когда подключенный аккаунт отобразился в списке "активные аккаунты" выберете его для дальнейшей работы.

Настройка Приема данных в AirTable | Выбор аккаунта AirTable

Пример настройки полей и тестовые данные действия "Добавить новую СТРОКУ"

Укажите базу данных и лист AirTable, в которые будут выгружаться данные.

Настройка Приема данных в AirTable | Выбор базы данных
Настройка Приема данных в AirTable | Выбор листа

Теперь нужно назначить переменные из блока Источника данных в нужные вам колонки таблицы.
Для того чтобы добавить переменную, кликните по полю колонки и выберите нужную переменную из выпадающего списка. Обратите внимание, что вы можете использовать не только переменные Источника данных, но и прописанные вручную данные.

Кликните "Продолжить" когда закончите работу с назначением полей.

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable
Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable
Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable
Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

Теперь вы видите тестовые данные к отправке в AirTable.
Кликните "Отправить тестовые данные в AirTable" и проверьте таблицу и лист в AirTable.
Если вас всё устраивает - кликните "Далее" для дальнейшей настройки.

Настройка Приема данных в AirTable | Тестовые данные

Пример настройки полей и тестовые данные действия "Обновить СТРОКУ"

Укажите базу данных и лист AirTable, в которых будут обновляться  данные.

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

Выберите колонку для поиска данных.

Для поиска доступны такие типы полей:
  - singleSelect
  - number
  - currency
  - percent
  - rating
  - duration
  - barcode
  - autoNumber
  - email
  - phoneNumber
  - url

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

Далее, необходимо указать "Тип поиска", на случай если в результате поиска будет найдена более чем одна строка.

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

В поле, "Что искать" вы должный указать переменную из Источника данных, в которой находиться данные для поиска, то есть переменную, с которой будет сравниваться колонка в Приеме данных, например, номер телефона или email. Если будет найдено совпадение, то произойдет обновление строки.

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

Далее, необходимо указать в какую колонку таблицы и какие данные вы хотите добавлять при обновлении.

Чтобы в колонку Phone number в Приеме данных, переносились данные, которые находятся в Источнике данных, то нужно в ApiX-Drive в колонку Phone number внести переменную из Источника данных с нужными вам данными.

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable
Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

Теперь вы видите тестовые данные к отправке в AirTable.
Кликните "Отправить тестовые данные в AirTable" и проверьте таблицу и лист в AirTable.
Если вас всё устраивает - кликните "Далее" для дальнейшей настройки.

Настройка Приема данных в AirTable | Назначение полей в AirTable

На этом настройка Приема данных завершена!
Теперь можете приступить к выбору интервала обновления и включению автообновления.
Для этого  кликните "Включить автообновление".

Настройка Приема данных в AirTable | Переход к включению автообновления

На главном экране кликните на иконку шестеренки, чтобы выбрать необходимый интервал обновления или настройте Запуск по расписанию. Для того чтобы запускать связь по времени выберите Запуск по расписанию и укажите желаемое время срабатывания обновления связи или добавьте сразу несколько вариантов времени, когда нужно, чтобы срабатывала связь.

Внимание! Чтобы Запуск по расписанию сработал в указанное время необходимо, чтобы интервал между текущим временем и указанным временем был более 5 минут. Например, вы выбираете время 12:10 и текущее время 12:08 - в этом случае автообновление связи произойдет в 12:10 на следующий день. Если вы выбираете время 12:20 и текущее время 12:13 - автообновление связи сработает сегодня и далее каждый день в 12:20.

Для того чтобы текущая связь срабатывала после другой связи, поставьте галочку "Обновлять только после связи" и укажите связь, после которой будет срабатывать текущая.

Настройка Приема данных в AirTable | Выбор интервала обновления
Настройка Приема данных в AirTable | Приоритет обновления

Для включения автообновления переключите ползунок в положение как показано на картинке.
Для того чтобы выполнить принудительное срабатывание связи, кликните по иконке в виде стрелки.

Настройка Приема данных в AirTable | Включение автообновления

На этом настройка AirTable в качестве Приема данных завершена! Видите как все просто!?

Теперь можете не беспокоиться, дальше ApiX-Drive сделает всё самостоятельно!