Автоматизований онбординг нових співробітників

Поява у компанії нових співробітників створює додаткове навантаження на HR-процеси. HR-спеціалісту треба оформити їх, організувати знайомство з керівництвом і забезпечити навчальними матеріалами. Якщо адаптація новачків здійснюється у ручному режимі, із затримками, новий працівник потребуватиме більше часу, щоб повноцінно увійти в робочий процес. У цьому кейсі ми розкажемо, як автоматизувати онбординг за допомогою інтеграції Tally, Google Calendar та Gmail. Ви зможете вибудувати цілісний автоматизований сценарій, який допоможе HR-спеціалісту скоротити обсяг рутинної роботи.

Перші дні після прийняття на роботу визначають, наскільки швидко нові співробітники зрозуміють, як побудовані внутрішні процеси, і включаться в них. Якщо всередині компанії є проблеми з комунікацією, зустріч із керівником відкладається, а навчальні матеріали треба шукати самостійно, працівникам буде складно розібратися, як організована їхня робота та з чого їм починати.

Причиною хаосу є несистемність онбордингу, пов’язана з багатозадачністю HR-фахівців. Під час адаптації нового співробітника їм доводиться вручну виконувати низку завдань:

Коли ці завдання виконуються вручну ще й різними HR-спеціалістами, між етапами взаємодії можуть виникати затримки. У результаті адаптація нового співробітника затягується.

Позбутися цих проблем можна, вибудувавши процес, у якому кожен наступний етап запускається вчасно і, головне, автоматично. Йдеться про максимальну автоматизацію онбордингу. Реалізувати її дозволяє інтеграція Tally, Google Calendar та Gmail.

Важливо, що передача даних з одного сервісу в інший відбувається в рамках єдиного сценарію, який запускається щоразу після надходження нової анкети співробітника.

У сценарії автоматизованого онбордингу відправною точкою є Tally. Спеціалісти, які щойно отримали офер, заповнюють форму, вказуючи необхідні дані. Відправлення анкети є тригером для конектора ApiX-Drive, який помічає цю подію й автоматично передає отриману з анкети інформацію далі за визначеним маршрутом.

На основі отриманих з анкети даних конектор створює подію в Google Calendar. У календар вноситься зустріч із відповідальним менеджером або керівником відділу. HR-спеціалісту більше не треба вручну створювати подію.

Після цього запускається фінальний етап — вітання і підтримка. Через Gmail новим співробітникам автоматично надсилаються вітальні листи, що містять посилання на пакет необхідних для навчання та швидкої адаптації матеріалів. Таким чином, після відправлення анкети працівники автоматично отримують необхідні для старту матеріали, а HR-спеціаліст може не витрачати час на підготовку кожного повідомлення.

Автоматизований онбординг допомагає прискорити окремі етапи адаптації нових співробітників у колективі. Вони швидше забезпечуються навчальними матеріалами, оперативно отримують важливу для роботи інформацію та розуміння своїх перших кроків. Їм більше не доводиться стикатися із затримками між окремими етапами. Крім того, чітка послідовність та швидкість взаємодії створюють позитивне перше враження про компанію.

HR-фахівців автоматизація звільняє від повторюваної рутини й дозволяє зменшити втрати часу. Якщо на ручне виконання описаних у цьому сценарії операцій для одного співробітника витрачається приблизно 15 хвилин, то на 5 нових співробітників на місяць часові витрати складають близько 1 год 15 хвилин, на 10 — 2,5 години, а на 20 — 5 годин. Розрахунок орієнтовний і залежить від особливостей конкретного введення в посаду.

Швидкість адаптації нових співробітників у компанії безпосередньо залежить від того, наскільки організовано проходять перші дні їх роботи. Якщо всі етапи йдуть послідовно та без затримок, працівникам стає легше розібратися в робочих процесах. Вони швидше розуміють своє місце та роль у колективі й можуть раніше перейти до виконання своїх обов’язків. Інтеграція Tally, Google Calendar та Gmail допомагає вибудувати цілісний автоматизований процес онбордингу.

Довідки для реалізації кейса:

Інші кейси впровадження автоматизації: