Юзкейс: Підключення Google Drive до таск-менеджера

Автоматичний зв'язок між хмарою та таск-менеджером корисний для будь-яких процесів, від копірайтингу до аналітики, адже ручні сповіщення у чатах часто гальмують роботу. Наприклад, у маркетинг-командах оператори чи відеографи регулярно завантажують матеріали на Google Drive, але забувають вчасно прозвітувати. Керівник не може щогодини перевіряти сховище, тому завдання для SMM-фахівців чи інших колег створюються із затримками.

Рішення полягає в автоматизації постановки задач. Інтеграція Google Drive із Trello, ClickUp чи Asana забезпечує автоматичне створення карток із прямим посиланням на файли після їх появи у сховищі. Зараз ми розкажемо, як налаштувати цей процес буквально за кілька хвилин за допомогою no-code конектора ApiX-Drive.

Коли інформація про появу нових файлів у хмарному сховищі не передається у таск-менеджер автоматично, контент-менеджер чи керівник відділу змушений забезпечувати усю цю логістику самостійно. Це гарантовано призводить до постійних відволікань, зайвих витрат часу і негативно впливає на стабільність робочих процесів у маркетингу.

Ось як це виглядає зсередини. Щоб вчасно віддати відзняті роботи відеографу чи SMM-спеціалісту, треба або регулярно запитувати в оператора про готовність матеріалів, або самостійно моніторити відповідну папку в Google Drive. І це ще не все.

Помітивши нові файли, треба скопіювати посилання на них, зайти у таск-менеджер і вручну зробити картки із завданням для SMM-фахівця чи відеографа. На перший погляд, нічого складного. Так і є, але цей ланцюжок нескладних операцій непомітно забирає цілі години робочого часу, які керівник чи контент-менеджер міг би витратити на розробку нових креативів, аналітичні чи стратегічні завдання.

Основна причина критичних затримок — наявність людини у цій схемі. Якщо відеограф забув сповістити про готовність промо-ролика, а контент-менеджер через це не поставив вчасно завдання SMM-спеціалісту в таск-менеджер, робочий процес гальмується. Готовий відеоконтент годинами лежить у хмарі, а SMM-фахівець зависає в режимі очікування, бо навіть не підозрює, що матеріали вже готові. Рішення цієї проблеми просте — впровадження автоматизації.

Інтеграція Google Drive і таск-менеджера (наприклад, Trello, ClickUp чи Asana) дає набагато більше, ніж просто інформування про готовність відеоконтенту. Вона повністю автоматизує весь операційний цикл: від моніторингу сховища до видачі завдання відповідальному спеціалісту. Розглянемо, як це відбувається на прикладі двох поширених сценаріїв:

Для інтеграції Google Drive і таск-менеджера ми рекомендуємо скористатися no-code конектором ApiX-Drive. Він дуже user-friendly, тому дозволяє зробити це легко і швидко навіть тим, хто не має спеціальних технічних навичок. Базових умінь роботи з ПК цілком вистачить. 

Під час налаштування інтеграції в ApiX-Drive слід правильно вказати тригер.

Дія «СПОВІЩЕННЯ про файл (новий)». Підходить для сценаріїв, коли відеограф завантажує у сховище файл відео як самостійний готовий проєкт — наприклад, змонтований рекламний промо-ролик. У такому випадку на один файл створюється одне завдання.

Дія «СПОВІЩЕННЯ про папку (нову)». Підходить для сценаріїв, коли оператор завантажує у сховище серію відзнятих відеосюжетів, з яких буде «збиратися» ролик. Матеріали під кожний проєкт завантажуються на диск окремою папкою, тому тут має сенс налаштувати відстеження появи нових директорій. Коли конектор фіксує подію, відеограф отримує задачу у ClickUp, Trello, Asana тощо. 

Для задачі можна налаштувати назву, опис, а також додати активне посилання на папку з новими відео.

Щоб інтеграція відбулася максимально швидко і коректно, бажано заздалегідь підготувати базу:

Процес налаштування інтеграції Google Drive з Trello/ClickUp/Asana триває не більше 10 хвилин. Алгоритм дій складається з 3 послідовних етапів:

Налаштування джерела (Google Drive). Користувачу потрібно авторизуватися у своєму Google-акаунті, надати конектору дозвіл на доступ до нього, обрати потрібний тригер та протестувати, чи правильно зчитуються дані з файлу чи папки у сховищі.

Налаштування приймача (таск-менеджер). На цьому етапі треба підключити таск-менеджер, обрати робочий проєкт та узгодити поля для коректного перенесення даних (наприклад, назва файлу повинна стояти у заголовку завдання, а посилання на нього — в описі).

Тестування та активація автооновлення. Після завершення налаштування джерела і приймача потрібно зробити тестову відправку даних і перевірити результат. Якщо зауважень немає, слід увімкнути автооновлення зв'язку, обравши оптимальний інтервал, з яким воно відбуватиметься.

Після запуску інтеграції завдання у таск-менеджері з'являтимуться автоматично.

Інтеграція Google Drive з ClickUp, Trello, Asana чи іншим таск-менеджером дає можливість позбутися необхідності постійно моніторити сховище, а також низки ручних рутинних операцій. І це не єдина її перевага. Автоматизоване створення завдань може звільнити керівнику відділу або контент-менеджеру орієнтовно від 5 до 10 робочих годин на тиждень.

Жоден файл більше не забувається, оператор та відеограф звільняються від необхідності вручну звітувати про виконану роботу і більше не відволікаються від творчості. В результаті взаємодія між членами команди покращується, виробництво відеопродукту пришвидшується, а пов’язані з ним робочі процеси стають більш впорядкованими, передбачуваними та керованими.

Довідки для реалізації кейса:

Інші кейси впровадження автоматизації: