11.06.2024
299

Інтеграція Google Sheets і PeopleForce: автоматичне створення завдань

Юлія Заблоцька
автор ApiX-Drive
Час прочитання: ~29 хв

Google Sheets – популярний сервіс для роботи з таблицями, який допомагає упорядковувати, аналізувати та контролювати дані. PeopleForce — HRM-система, призначена для оптимізації управління персоналом. Використовуєте обидва сервіси? Тоді дізнайтеся, як можна оптимізувати свої робочі процеси. Одним із способів досягнення цієї мети є автоматизація передачі даних між системами. У нашій статті ви дізнаєтеся, як налаштувати інтеграцію Google Sheets і PeopleForce, щоб перевести процес трансферу даних в автоматичний режим.

Зміст:
1. Навіщо автоматизувати трансфер даних із Google Sheets у PeopleForce
2. Як інтегрувати Google Sheets і PeopleForce
3. Налаштування джерела даних – Google Sheets
4. Налаштування приймача даних – PeopleForce
5. Налаштування автооновлення
6. Що ви отримуєте?
***

Навіщо автоматизувати трансфер даних із Google Sheets у PeopleForce

Основні переваги автоматизації:

  • Мінімізація помилок. Передача даних вручну іноді призводить до помилок (відсутні цифри в номерах телефонів, відсутні символи в адресах електронної пошти), що може коштувати вам втрати найкращого кандидата.
  • Швидка обробка даних заявника. Вся інформація передається миттєво й одночасно, що значно прискорює процес обробки даних.
  • Безупинна робота. Автоматизована система працює цілодобово, без перерви та вихідних.
  • Звільнення HR-спеціалістів від рутини. Менеджери з персоналу можуть зосередитися на більш важливих і творчих завданнях.
  • Оптимізація роботи. Час, який раніше витрачався на передачу даних вручну, тепер можна використовувати більш продуктивно.

Після успішного налаштування інтеграції PeopleForce та Google Sheets за допомогою онлайн-конектора ApiX-Drive ви одразу відчуєте переваги впровадження автоматизації. Кожен новий запис у таблиці (наприклад, особисті дані кандидатів) буде автоматично передано в систему HRM у вигляді завдання. Це позбавить вас від необхідності вручну вводити велику кількість особистої інформації потенційних співробітників. Такий підхід дозволить вам не тільки підвищити свою ефективність, але й забезпечить кандидатам швидку відповідь. У результаті ви зможете перевершити конкурентів, які ще не автоматизували свої процеси найму.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Персональні дані потенційного працівника
Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Результат підключення

Як інтегрувати Google Sheets і PeopleForce

Налаштування інтеграції Google Sheets + PeopleForce не потребує спеціальних знань та навичок. Розробники ApiX-Drive потурбувалися про максимальне спрощення процесу створення зв'язку. Сервіс має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і простий алгоритм використання, який дозволить завершити налаштування всього за кілька хвилин.

Рекомендуємо почати з реєстрації на сайті apix-drive.com, оскільки без цього подальші дії будуть неможливі. Вже зареєстровані? Чудово! Тепер ви можете перейти безпосередньо до створення інтеграції PeopleForce + Google Sheets.

Налаштування джерела даних – Google Sheets

Щоб налаштувати інтеграцію Google Таблиць із PeopleForce, створіть нове підключення. Натисніть зелену кнопку.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Створіть нове підключення


Виберіть систему для джерела даних. Це Google Sheets. Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть систему джерела даних


Виберіть дію «Get ROWS (new)». Будемо отримувати нові рядки. Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть дію «Отримати нові рядки»


Підключіть свій обліковий запис Google Sheets до ApiX-Drive. Натисніть синю кнопку.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Підключіть свій особистий обліковий запис Google Sheets до ApiX-Drive


Вкажіть логін свого облікового запису Google. Натисніть «Next».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Вкажіть логін свого облікового запису Google


Введіть пароль свого облікового запису Google. Натисніть «Next».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Введіть пароль свого облікового запису Google


Надайте усі необхідні доступи. Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Обов’язково перевірте всі поля доступу


Коли підключений акаунт з’явиться у списку активних логінів, виберіть його та натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть підключений обліковий запис


Вибираємо файл і лист, з якого будемо отримувати нові рядки.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть файл і аркуш


Виберіть номер рядка, з якого потрібно почати завантаження даних. Потім натисніть «Edit and continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть номер рядка, з якого потрібно почати завантаження даних


Тут ви можете налаштувати фільтр даних. Для нашого завдання в цьому немає потреби, тому просто натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть «Продовжити»


Тепер ви бачите дані, завантажені з Google Таблиць. Перевірте та натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Дані у вибраному рядку Google Таблиць


На цьому етапі налаштування джерела даних Google Sheets успішно завершено.

Налаштування приймача даних – PeopleForce

Тепер підключимо до інтеграції сервіс PeopleForce, натисніть зелену кнопку.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть на зелену кнопку


Виберіть систему PeopleForce. Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть систему «PeopleForce»


Виберіть дію «Create TASK». Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть дію «Створити ЗАВДАННЯ»


Підключіть обліковий запис PeopleForce до ApiX-Drive. Натисніть синю кнопку.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Підключіть особистий обліковий запис PeopleForce до ApiX-Drive


У цьому вікні ви повинні вказати ключ API.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | У цьому вікні ви повинні вказати ключ API


Щоб отримати його, зайдіть в налаштування особистого кабінету PeopleForce.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Зайдіть в налаштування особистого кабінету PeopleForce


Знайдіть розділ «API keys».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Знайдіть розділ «Ключ API».


Натисніть «Generate».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть «Створити»


Вкажіть назву для нового API ключа. Натисніть «Save».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Вкажіть назву для нового ключа


Скопіюйте ключ API.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Скопіюйте ключ API


Вставте ключ API у відповідне поле в системі ApiX-Drive. Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Вставте ключ API у відповідне поле в системі ApiX-Drive


Коли підключений логін з’явиться в списку активних облікових записів, виберіть його та натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть підключений логін


Вкажіть ідентифікатор працівника.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Вкажіть ідентифікатор працівника


Щоб отримати його, перейдіть у розділ «Directory» в особистому кабінеті PeopleForce.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Перейдіть в розділ «Каталог» в особистому кабінеті PeopleForce


Натисніть на ім'я співробітника.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть на ім'я співробітника


Скопіюйте ідентифікатор з адресного рядка.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Скопіюйте ідентифікатор з адресного рядка


Вставте ID у відповідне поле в системі ApiX-Drive.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Вставте ID у відповідне поле в системі ApiX-Drive


Нижче ви бачите поля PeopleForce, інформація з яких буде використовуватись для створення нових задач. У цих полях можна призначати змінні з Google Таблиць. Для цього оберіть поле і потрібне значення зі спадного списку.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть змінні зі спадного списку


Крім того, ви можете додати текст вручну.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Ви можете ввести деякі примітки вручну


Коли необхідні поля заповнені, натисніть «Edit and continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть «Редагувати та продовжити»


Тепер ви бачите приклад даних, які надсилатимуться до PeopleForce. Якщо вас щось не влаштовує, натисніть «Edit» та поверніться на крок назад. Щоб перевірити роботу інтеграції, натисніть «Send test data to PeopleForce».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть «Редагувати» або «Надіслати тестові дані в PeopleForce»


Перейдіть в розділ «Tasks» в PeopleForce і перевірте результат.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Перейдіть в розділ «Завдання» і перевірте результат


Поверніться в ApiX-Drive і продовжуйте налаштування.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Поверніться до ApiX-Drive та продовжте налаштування

Налаштування автооновлення

Щоб передача даних відбувалася автоматично, налаштуйте автооновлення. Натисніть на зелену кнопку «Enable update».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть на зелену кнопку «Увімкнути оновлення»


Натисніть на кнопку шестірні.

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Натисніть на кнопку шестірні


Виберіть інтервал оновлення даних. Наприклад, раз на 5 хвилин. Крім того, тут ви можете відредагувати ім'я підключення та додати його до відповідної групи. Натисніть «Continue».

Інтеграція Google Таблиць і PeopleForce | Виберіть інтервал для роботи підключення


Це все. Інтеграцію завершено. Щиро вітаю!

Що ви отримуєте?

Використання ApiX-Drive для автоматизації передачі даних є ефективним методом для покращення робочих процесів. Цей інструмент не вимагає спеціальних знань і дозволяє навіть користувачам з обмеженим досвідом створювати ефективні автоматизовані процеси. Налаштувавши інтеграцію Google Sheets & PeopleForce відповідно до наших інструкцій, ви забезпечите безперервну синхронізацію інформації у цих двох системах.

YouTube
Зв'яжіть сервіси та додатки між собою без програмістів за 5 хвилин!
Як налаштувати вивантаження даних з HelpCrunch у eSputnik?
Як налаштувати вивантаження даних з HelpCrunch у eSputnik?
Підключення NativeForms
Підключення NativeForms

Інтеграція PeopleForce і Google Sheets позбавить вас від монотонної та виснажливої ручної роботи. Вам не доведеться більше самостійно переносити дані претендентів на вакансії з таблиць до HRM-системи. Процес буде повністю автоматизований за допомогою онлайн-конектора ApiX-Drive. Тим часом ви зможете зосередитися на освоєнні нових стратегій підбору персоналу та інших важливих аспектах, які покращать ваші HR-процеси.

***

Читайте також про інші інтеграції: