30.06.2022
863

Інтеграція Google Sheets та Asana: автоматичне створення завдань

Сергій Островський
Головний редактор ApiX-Drive
Час прочитання: ~8 хв

Онлайн-коннектор ApiX-Drive — це сервіс, який дозволяє налаштувати інтеграцію без програмістів і спеціальних знань. Зв’яжіть різні служби, щоб автоматизувати та спростити робочі процеси. У цій статті ми покажемо вам, як автоматично створювати завдання в Asana, коли ви додаєте нові записи у файл Google Таблиць.

Зміст:
1. Як створити інтеграцію Google Sheets та Asana
2. Підключіть Google Таблиці
3. Підключіть Asana
4. Увімкніть автоматичне оновлення
5. Результат інтеграції Google Таблиць і Asana

***

Asana — популярний додаток для управління проектами. Цей сервіс використовується для координації завдань, дотримання термінів і відстеження виконання. Асана допомагає організувати ефективне спілкування в команді. Крім того, сервіс підходить для індивідуального користування. Є як веб-версія, так і мобільний додаток.

Завдання є одним із ключових елементів у службах управління проектами. Asana має цілий набір інструментів для роботи з такими об’єктами. Користувачі можуть створювати завдання, розставляти пріоритети, обговорювати, посилати, відображати в різних форматах (список, дошка канбан, шкала часу, календар), визначати/змінювати терміни виконання, відстежувати прогрес тощо.

Члени команди або замовник і виконавець не завжди використовують одні й ті ж інструменти для контролю робочого процесу. Нерідко клієнт або керівник відділу додають завдання до файлу Google Таблиць. Або маркетолог додає нових потенційних клієнтів до електронної таблиці. Google Sheets часто вибирають для зберігання різноманітних даних через низький поріг входу, знайомий інтерфейс і достатню функціональність.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Ведіть в електронній таблиці


При цьому виконавець або відповідальний керівник може віддати перевагу сервісу Асана. У цьому випадку йому потрібно регулярно перевіряти таблицю на наявність нових завдань і переносити їх у звичну робочу область Asana. Інтегруючи Google Sheets і Asana, ви можете автоматизувати процес перенесення завдань з однієї системи в іншу. В результаті ви позбудетеся від рутинних операцій, заощадите час і підвищите ефективність.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Завдання в Асані


Як створити інтеграцію Google Sheets та Asana

Наша мета — налаштувати автоматичне створення завдань в Asana на основі нових записів у Google Таблицях. Для цього потрібно з’єднати ці два сервіси та забезпечити обмін даними між ними. За допомогою онлайн-коннектора ApiX-Drive наше завдання вирішується буквально за кілька хвилин. При цьому знання в області програмування або вивчення нюансів API не потрібні.

ApiX-Drive — хмарний сервіс з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом. Онлайн-конектор перевіряє наявність змін у джерелі даних і ініціює певні дії в приймачі даних. У нашому випадку система ApiX-Drive завантажує нові рядки з файлу Google Sheets, а на стороні Asana на основі отриманих даних створюється завдання. Весь цей процес відбувається автоматично. Таким чином, виконавцю не потрібно перевіряти таблицю і вручну переносити завдання в Asana. Налаштувати інтеграцію Google Таблиць і Asana надзвичайно просто. Нам знадобиться доступ до акаунтів і трохи часу.

Підключіть Google Таблиці

Зареєструйтеся на сайті сервісу ApiX-Drive. Створіть нове підключення в особистому кабінеті.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Створіть нове з'єднання


Виберіть систему, яка буде налаштована як джерело даних. Для нашого завдання це Google Таблиці.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть Google Таблиці як джерело даних


Тепер давайте визначимо дію — Отримати рядки (нові).

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть дію


Підключіть обліковий запис Google Таблиць до системи ApiX-Drive.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Підключіть обліковий запис Google Таблиць


Вкажіть логін.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Введіть логін


Введіть пароль.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Введіть пароль


Надайте необхідний доступ до служби ApiX-Drive і натисніть «Продовжити».

Інтеграція Google Sheets та Asana | Надати доступ


У списку з’явився обліковий запис, який ми підключили. Виберіть його та приступайте до налаштування.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть обліковий запис Google Таблиць


Виберіть файл, аркуш і рядок, з якого ми почнемо завантажувати дані.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть файл, аркуш і початковий рядок


На наступному етапі система пропонує нам додати умови фільтрації даних. Для нашого завдання ця функція не актуальна. Натисніть «Продовжити».

Інтеграція Google Sheets та Asana | Етап фільтрації


На етапі «Тест» система пропонує приклад даних, які будуть завантажені з Google Таблиць. Якщо на цьому кроці немає інформації, перевірте наявність запису в таблиці Google Sheets і номера рядка, який вказано як початковий для завантаження даних.

Зв'яжіть сервіси та додатки між собою без програмістів за 5 хвилин!

Коли дані тесту будуть успішно отримані та підтверджені, натисніть «Далі».

Інтеграція Google Sheets та Asana | Етап тестування


Джерело даних було успішно налаштовано.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Джерело налаштовано


Підключіть асану

Виберіть систему прийому даних — Asana.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть Asana як систему прийому даних


Визначте дію — Створіть завдання.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Визначте дію


Підключіть обліковий запис Asana до системи ApiX-Drive.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Підключіть обліковий запис Asana


Вкажіть логін.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Введіть логін


Введіть пароль.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Введіть пароль


Ми підключили обліковий запис Asana. Тепер виберіть його зі списку доступних і продовжте налаштування.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть обліковий запис Asana


Виберіть робочу область, проект та розділ, де завдання створюватимуться на основі нових записів у таблиці Google Таблиць.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть робочу область, проект і розділ для завдань


Тепер визначимо зміст полів для створення завдання. Для цього скористайтеся змінними з випадного списку. Ви також можете додати власний текст вручну. Коли вміст полів визначено, натисніть «Продовжити».

Інтеграція Google Sheets та Asana | Визначте зміст полів


Ми бачимо приклад даних, які будуть передані в Asana для створення нового завдання. Натисніть «Надіслати дані тесту в Asana».

Інтеграція Google Sheets та Asana | Надішліть дані тесту до Asana


Зайдіть в особистий кабінет Асани і перевірте наявність нового завдання.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Перевірте підключення


Поверніться до системи ApiX-Drive і натисніть «Далі».

Інтеграція Google Sheets та Asana | Натисніть "Далі"


Увімкнути автоматичне оновлення

Ми успішно налаштували джерело даних і систему прийому. Щоб інтеграція запрацювала, потрібно ввімкнути автоматичне оновлення. Це робиться в один клік.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Увімкнути оновлення


Тепер наша інтеграція активована. Ми можемо змінити інтервал спілкування. Це робиться через меню налаштувань.

Інтеграція Google Sheets та Asana | Виберіть інтервал оновлення


Результат інтеграції Google Sheets і Asana

Всього за кілька хвилин було створено інтеграцію Google Sheets та Asana. Результатом є автоматизований процес створення завдання в програмі керування проектами на основі нових записів у файлі Google Sheets. Тепер немає проблем, якщо виконавець, фрілансер або відповідальний менеджер використовує Asana, а бос, клієнт або маркетолог додає завдання або веде до файлу Google Sheets. Використовуючи онлайн-конектор ApiX-Drive , ми створили інтеграцію, яка синхронізує дані, щоб користувачу Asana більше не потрібно було перевіряти Google Таблиці на наявність нових призначень.

Для використання сервісу ApiX-Drive не потрібно спеціальної підготовки чи знань з програмування. Простий інтерфейс і зрозуміла процедура налаштування дозволяють будь-якому досвідченому користувачеві ПК ефективно працювати в системі ApiX-Drive. Кожен, хто стикається з рутинними завданнями передачі даних з однієї системи в іншу, може створити автоматизований процес, спростити свою роботу та підвищити ефективність.