Чим корисні макроси в Google Sheets

Редактори електронних таблиць стали незамінним інструментом у багатьох сферах людської діяльності. Редактор Google Sheets продовжив еволюцію цього програмного забезпечення. Він надав користувачеві більше можливостей для віддаленої та спільної роботи з документами.

Але хоч би як удосконалювалися програми, рутинна одноманітна робота, поява помилок через втому нікуди не зникають. Тим паче зростає ймовірність помилок, якщо з одним документом працюють кілька людей. Адже зручність спільної роботи – одна з переваг онлайн редакторів Google. Однак в арсеналі Google Sheets є засіб, що допомагає позбавитися надмірної рутини. А заразом – зменшити кількість помилок і заощадити час користувача. Адже що менше завдань виконується вручну, то менше помилок у обробці даних.

Ця чарівна паличка називається макрокоманда або, простіше, макрос.

Розповідаємо простими словами – що таке макрос Google Sheets, як застосовувати макрос, як створити макрос.

При постійній роботі з електронними таблицями, як і будь-якій іншій діяльності, виникає необхідність багаторазового виконання одноманітних операцій. Перший приклад, що спадає на думку – форматування, надання зовнішньому вигляду таблиць однаковості. Інша операція, що часто повторюється – пошук повторів у даних. З одного боку, ця робота, хоч і дуже важлива, потребує уваги, але нудна. А тому – втомлива. Тим більше, якщо потрібно перевірити таблицю на десятки та сотні рядків. У такій ситуації користувач десь та помилиться.

Щоб позбавитися таких неприємностей і були придумані макрокоманди. Щоправда, більше прижився спрощений термін "макрос". Він набув поширення після того, як макроси стали широко застосовуватися в програмних продуктах Microsoft.

Що таке макрос? Це послідовність дій користувача під час роботи з програмою, яка збережена у пам'яті комп'ютера під якимось ім'ям. Тому користувач може змусити програму виконати таку послідовність, просто ввімкнувши відповідний макрос. Для цього достатньо включити макрос, натиснувши кнопку в меню або поєднання клавіш. Що, погодьтеся, і простіше і швидше, ніж повторювати ті самі дії багато разів.

Важлива особливість макросів – для їх створення та застосування не потрібно знати мови програмування. Редактор сам запам'ятовує послідовність дій і зберігає їх у особливий файл. Тому користувач Google Sheets може самостійно записати макрос після того, як помітить у своїй роботі набір дій, що часто повторюється.

Цілком можливо, що разове або епізодичне використання може створити про них враження, як про ефектний трюк і не більше. Однак продумане та постійне застосування макросів дає багато переваг. Спробуємо перерахувати їх:

Автоматизація рутинної роботи У роботі з невеликими базами даних макроси Google Sheets зменшать кількість завдань, які виконують користувачі.

Скорочення числа помилок, спричинених "людським фактором". Неправильні дії користувачів у роботі неминучі. Якщо над однією таблицею працюють кілька людей, то ймовірність появи помилки зростає багаторазово. Макроси скоротять кількість ручних операцій. Наприклад, введення даних та форматування. Мінімізація ручних операцій автоматично означає зменшення "людського фактора".

Просте впровадження правил перевірки та відповідності даних. Якщо бізнес пльребує дотримання суворих вимог відповідності, то макроси також виручать. Макрос можна "навчити" одночасного застосування кількох правил. Після цього вже не доведеться вручну призначати правила для кожного листа.

Простота усунення несправностей. Якщо користувач використовує макроси і помічає щось підозріле (наприклад, неправильно форматування або дані, які були розраховані), то діапазон, у якому слід шукати помилку дуже зменшується. Достатньо перевірити дії, записані в макрос.

Зручна інтеграція. Макроси Google Sheets створюються за допомогою інструмента Google Apps Script. Він використовується для створення програмних продуктів для інших сервісів Google Workspace (Docs, Drive, Forms etc). Тому інтеграція електронних таблиць з іншими сервісами Google спрощується. Наприклад, можна застосувати макроси для операцій переміщення, копіювання або видалення файлів на Диску Google прямо з Google Sheets.

Як сказано вище, створення макросу потребує знання мов програмування. Достатньо навіть невеликого досвіду роботи в редакторах електронних таблиць та спостережливості. Вона знадобиться для виявлення у роботі наборів часто повторюваних дій.

Крок 1 Відкриваємо таблицю, де збираємося створити макрос. У верхньому меню відкриваємо Extensions > Macros > Record macro .

Крок 2 У вікні, що відкрилося внизу сторінки, задаємо тип посилання на комірку, яку повинен використовувати макрос:

Крок 3 Виконайте дії, які макрос повинен запам'ятати. Зверніть увагу, що реєстратор макросів на панелі внизу екрана фіксує кожну дію.

Назвіть макрос. Після цього натисніть кнопку Save .

Щоб запустити макрос, клацніть послідовно Extensions > Macros . Після цього виберіть потрібний макрос у списку вже існуючих.

Вище ми вже розповіли про переваги, які дає використання макросів у роботі з електронними таблицями. Однак є ще один позитивний ефект добре організованого застосування макросів.

Ручна робота з даними також потребує напруження уваги. Отже, користувачі швидше втомлюються. Крім того, рутинні операції, що особливо часто повторюються, викликають нудьгу. І також послаблюють увагу. Обидва фактори рано чи пізно призводять до стресів у працівників. Автоматизація з урахуванням макросів усуває згадані негативні чинники. Таким чином, і керівництво і персонал отримують можливість зосередитися на справді важливих завданнях.

Сьогодні час – найцінніший ресурс для бізнесу. Майже половина його йде на рутину. Ваші співробітники постійно змушені виконувати монотонні завдання, які складно віднести до важливих та профільних. Ви можете залишити все як є, найнявши додаткових працівників, а можете автоматизувати більшу частину бізнес-процесів за допомогою онлайн-конектора ApiX-Drive, щоб раз і назавжди позбутися зайвих витрат часу та коштів. Вибір за вами!