5 найкращих програм для керування документами у 2023 році
Документація – важлива частина діяльності будь-якої компанії та всіх її підрозділів, від відділів продажу та маркетингу до HR та IT. Сьогодні бізнесу вже не потрібно витрачати час та ресурси на ведення паперового документообігу. Набагато ефективніше такі завдання виконують DMS. Одразу пояснимо, що це за абревіатура. DMS (document management system) розшифровується як «системи керування документами».
Що таке програми для керування документами?
До DMS належить низка сервісів, які допомагають користувачам оптимізувати та автоматизувати створення документів, їх обробку, зберігання, обмін та інші операції з ними. Раніше їхню функцію виконували корпоративні мережі, проте обсяги даних, що постійно зростали, та інші нюанси вимагали більш релевантного рішення.
Хмарні DMS-системи звільняють бізнес від необхідності постійно збільшувати простір та потужності для роботи з електронними документами. Крім того, вони приносять величезну користь для стандартизації та координації всього масиву документів компаній-клієнтів. Таке програмне забезпечення дозволяє створити єдину структуру для документообігу, щоб швидко знаходити та обробляти будь-який файл. Воно має чимало й інших, не менш цінних функцій, про які ми розповімо в нашому огляді 5 кращих платформ для керування документацією.
Dropbox Business
Dropbox – один із найвідоміших сервісів для хмарного зберігання даних, що налічує понад 16 мільйонів користувачів. Крім стандартного набору інструментів, тут є корпоративна версія Dropbox Business з розширеними можливостями для компаній та робочих груп. Вона вважається популярною програмою для керування документами – її використовують понад 500 000 бізнес-клієнтів.
Ключові особливості:
- Dropbox Paper дозволяє колективно створювати, редагувати та публікувати документи. У процесі роботи над ними та шерингу дані автоматично синхронізуються в режимі реального часу на всіх підключених пристроях.
- Доступ до документів можна надавати навіть стороннім учасникам.
- Функція керування теками робочої групи дозволяє гнучко керувати контентом та синхронізувати його.
- Завдяки автоматизації користувачі можуть легко та швидко впорядкувати свою роботу шляхом сортування спільних тек, стандартизації імен та тегів.
- Функція бекапу допомагає ефективно відновлювати видалені документи та їхні старі версії.
- Dropbox Transfer підтримує передачу файлів об'ємом до 100 ГБ як усередині групи, так і за її межі.
- Вбудоване хмарне сховище забезпечує швидкий доступ до документів та інших файлів безпосередньо з робочого столу.
- Панель адміністратора надає детальну статистику про дії всіх учасників групи та сторонніх осіб із доступом до даних. Через неї можна переглядати підключені пристрої та не тільки.
DMS Dropbox Business пропонує безплатний пробний період на 30 днів. Тариф Standart ($15 на місяць за користувача) дає 5 ТБ місця у хмарі, а план Advanced ($24 на місяць за користувача) – 15 ТБ. Обидва тарифи дозволяють додати до групи від 3 учасників. Для великих компаній система надає план Enterprise з індивідуальними умовами.
Confluence
Наступна у нашій добірці найкращих систем для керування документами – Confluence від Atlassian. Вона відома як корпоративна вікі-система для розробки баз знань, вебсайтів та документації. Найчастіше цією платформою користуються як хмарним сховищем. Також її обирають за те, що вона надає низку корисних функцій у цій сфері.
Ключові особливості:
- Спільне редагування документів у режимі реального часу, автоматичне виділення оновлень у документації, контроль версій сторінок та вкладень.
- Підтримка файлів будь-яких типів, зручна структура з відображенням у системі сторінок як тек, так і файлів.
- Можливість створення документів з нуля або на основі 75 тематичних шаблонів.
- Documents Overview надає огляд всіх наявних документів у єдиному просторі. Функції пошуку та фільтрації, а також метадані спрощують роботу з контентом.
- У базі Confluence доступна зведена інформація про кожен документ, його авторів, статус та останні зміни. Також тут є меню ярликів для спільної роботи, копіювання та експорту документації.
- Document Viewer гнучко упорядковує контент, розбиваючи його на дерево сторінок та виділяючи заголовки для швидкого перегляду й навігації.
- Стандартні функції платформи легко розширюються шляхом інтеграцій зі сторонніми програмами. До них належать Gliffy (діаграми), Table Filters and Charts (таблиці та графіки), Scroll Documents (контроль версій та експорт у DOC/PDF), SharePoint Connector (інтеграція з SharePoint та OneDrive), Google Drive та ряд інших.
Безплатний план цієї програми для керування документами (до 10 користувачів) дозволяє створювати необмежену кількість просторів і сторінок, підтримує програми та інтеграції, а також дає до 2 ГБ місця у хмарі. Пакет Standart ($5.75 на місяць за користувача) підтримує до 50 000 користувачів та дає до 250 ГБ простору. План Premium ($11 на місяць за користувача) додатково пропонує безлімітну хмару, аналітику, командні календарі, контроль доступу по IP та преміум-підтримку. Для великих компаній (від 800 співробітників) є тариф Enterprise з індивідуальними умовами.
Notion
Notion – багатофункціональна all-in-one платформа для зберігання проєктів та документів, їх організації та спільної роботи над ними. Один із головних її напрямків – керування документами, тому вона оптимально підходить для ефективного керування корпоративною чи командною документацією.
- Автоматизуйте роботу інтернет магазину чи лендінгу
- Розширюйте можливості завдяки інтеграціям
- Не витрачайте гроші на програмістів та інтеграторів
- Заощаджуйте час за рахунок автоматизації рутинних завдань
Ключові особливості:
- Система електронного документообігу Notion дозволяє переглядати документи (та інші типи файлів), редагувати їх та керувати ними в єдиному робочому просторі, який надає можливості пошуку даних та контролю версій.
- Підтримуються понад 50 типів контенту, зокрема сніпети коду, розділи, що згортаються, зображення та відео (можна завантажувати їх через інтерфейс або вбудовувати з YouTube/Loom), математичні формули й інше.
- Можливість гнучко налаштувати та кастомізувати DMS, упорядковуючи документи та файли, інтегруючи її з панелями моніторингу, дорожніми картами проєктів, документацією процесів і не тільки.
- Для створення системи документації необхідно зареєструватися в Notion, запросити учасників команди, створити базу даних й завантажити до неї документи та файли із зазначенням їхніх властивостей. Потім слід визначити рівні доступу колег.
- Віртуальний асистент Notion AI гнучко автоматизує завдання, що повторюються. Він здатний аналізувати нотатки та створювати на їх основі висновків, складати резюме за 30 секунд, проводити мозковий штурм, виділяти важливе з контенту різних типів (текстів, записів дзвінків тощо).
- Функція спільної роботи дозволяє легко та швидко запрошувати інших учасників команди для складання, редагування та коментування документів. Достатньо згадати їх за допомогою символу @, щоб долучити до групової роботи або обговорення.
Платформа Notion, що входить до 5 найкращих програм для керування документами, пропонує безплатну версію Free (до 10 учасників, з необмеженою кількістю блоків для індивідуальних користувачів та обмеженою – для команд). Стандартний тарифний план Plus (від $8 на місяць за користувача) дає необмежену кількість блоків для команд та завантажень файлів, дозволяючи додати до 100 учасників. План Business (від $15 на місяць за користувача) підтримує до 250 учасників, приватні простори для команд, розширену аналітику та інші функції.
Зв'язати сервіс Notion зі сторонніми програмами та системами можна завдяки інтеграціям. Налаштувати автоматизований трансфер даних можна за допомогою нашого сервісу. Створення інтеграцій для Notion здійснюється без кодингу, спеціальних знань не потрібно.
DocuWare Cloud
Розповідаючи, що являють собою найкращі програми для керування документами, не можна залишити без уваги сервіс DocuWare Cloud. Як і інші системи з нашої добірки, він поєднує в собі функціонал для електронного документообігу та автоматизації робочих процесів. Підходить як для невеликих і середніх компаній чи команд, так і для великих корпорацій.
Ключові особливості:
- Автоматичний збір, централізація та обробка інформації.
- Автоматизація типових бізнес-процесів, що включає обробку рахунків, керування контрактами, оформлення нових працівників.
- Зручна спільна робота над проєктами із підтримкою географічно розподілених чи мобільних команд.
- Безшовна інтеграція з CRM/ERP системами або іншим програмним забезпеченням.
- Оптимізована обробка профілів співробітників, бізнес-документації та інших даних у єдиній хмарній системі документообігу.
- Усі документи й файли, що зберігаються в базі, захищені комплексною системою безпеки, яку гарантують мережа дата-центрів (США, ЄС, Японія, Австралія), AES-шифрування та поділ даних.
- Функціонал системи легко масштабується, виходячи із завдань та чисельності команди.
- Стабільне розподілення навантаження, регулювання продуктивності, безперервне логування, контроль безпеки в режимі реального часу, підтримка 24/7.
Програма для керування документами DocuWare Cloud пропонує 30-денний безплатний пробний період. Крім того, є 4 тарифні плани з різними вартістю та набором потужностей: Cloud 4 (до 4 користувачів та 20 ГБ у хмарі), Cloud 15 (до 15 користувачів та 50 ГБ), Cloud 40 (до 40 користувачів та 500 ГБ) та Cloud 100 (до 100 користувачів та 1 ТБ). Їхні ціни становлять від $25 до $100 на місяць за одного користувача.
M-Files
Завершує нашу добірку найкращих програм для керування документами сервіс M-Files, повністю орієнтований на керування електронним документообігом. Крім створення та редагування документів, він надає автоматизацію робочих процесів, спільну роботу, інтеграцію із зовнішнім ПЗ, корпоративний пошук, аудит та інші корисні функції.
Ключові особливості:
- ШІ-технологія M-Files Aino автоматично впорядковує дані, аналізує контекст документів та обробляє текстові запити користувачів. Вона допомагає швидше шукати інформацію, резюмувати документи й перекладати тексти різними мовами.
- Зручна панель керування надає повний доступ до всіх функцій платформи за пару кліків.
- Швидке завантаження документів через drag-and-drop інтерфейс, пошук по тексту та метатегам, автономний доступ, електронний підпис, сканування паперових документів та оптичне розпізнавання символів (OCR).
- M-Files доступний як у хмарній, так і в on-premise версії. З хмарною версією можна працювати у всіх популярних браузерах (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox та Safari). On-premise програма підтримує лише Windows.
- При створенні документів можна додавати в них метадані для точнішого пошуку.
- Функція контролю версій зберігає історію змін документів та архівує їхні попередні версії.
- Адміністратори можуть видавати користувачам та їхнім групам різні рівні доступу: наприклад, читання, підпис чи редагування документів.
Розцінки на послуги M-Files надаються за запитом. Новим користувачам доступний безплатний пробний період на 30 днів. Платформа має три пакети послуг з різними можливостями: M-Files Base, M-Files Team та M-Files Business.
Підсумуємо
Хмарний інструмент для керування документами суттєво полегшує та прискорює електронний документообіг незалежно від масштабів та специфіки бізнесу компанії. Описані в цій статті сервіси пропонують своїм користувачам широкий набір інструментів для зберігання, створення, редагування та розповсюдження документації.
Деякі з 5 найкращих платформ – виключно DMS, інші мають ширший функціонал, включаючи проєкт-менеджмент та інші корисні бізнес-функції. Майже всі сервіси дають можливість протестувати їх протягом 30-денного пробного періоду, а деякі навіть надають повноцінний безплатний тариф (Notion, Confluence). Найбюджетніші тарифні плани доступні у Confluence (від $5.75 на місяць за користувача) та Notion (від $8 на місяць за користувача).
Apix-Drive допоможе оптимізувати бізнес-процеси, позбавить безлічі рутинних завдань і зайвих витрат на автоматизацію, залучення додаткових фахівців. Спробуйте налаштувати безкоштовну тестову інтеграцію за допомогою ApiX-Drive та переконайтеся в цьому самостійно. Тепер вам потрібно буде задуматися, куди інвестувати час і кошти, що звільнилися!