5 кращих програм для відстеження продуктивності

Успіх будь-якої компанії залежить від компетентності, відповідальності та продуктивності її співробітників. Підтримувати ці якості на найвищому рівні допомагає контроль. Сьогодні стояти у працівника над душею зовсім необов'язково, адже є спеціальне програмне забезпечення для моніторингу продуктивності. З нашої статті ви дізнаєтеся, які програми для підвищення продуктивності та відстеження є найкращими і як обрати оптимальну.

У 2016 році IT-фахівець Університету Арканзасу (США) Райан Хенкок опублікував результати свого дослідження «Зловживання часом компанії: як інтернет та соціальні мережі породжують нову крадіжку часу». Цифри виявилися приголомшливими. Проведене ним соціологічне опитування показало, що 98% респондентів використовували на роботі свої телефони в особистих цілях. 82% опитаних зізналися, що у робочий час відвідували соцмережі. З тих 18%, які сказали, що взагалі не сидять у соціальних мережах на робочому місці, 12% просто не зареєстровані в жодній із існуючих. Таким чином, серед тих, хто має акаунти у соцмережах, не користуються ними на роботі лише 6%. І, нарешті, 42% респондентів займалися онлайн-шопінгом замість виконання своїх посадових обов'язків.

За результатами дослідження, проведеного організацією Economist Intelligence Unit, у США «білі комірці» в середньому витрачають понад 2 години свого робочого часу на особисті справи в інтернеті. Найчастіше сукупна тривалість відволікання на різні сторонні речі у мережі протягом робочого дня у них перевищує період часу, коли вони займаються безпосередньо своїми обов'язками.

Що найчастіше роблять в офісі, поки не бачить керівник:

Чому важливо відстежувати продуктивність працівників? Якщо керівник або тімлід не контролює роботу колективу, зростає ризик заподіяння шкоди компанії. Через зниження продуктивності працівників падає ефективність виконання ними поточних завдань: зростає кількість помилок та зриваються дедлайни. У такій ситуації суворий облік робочого часу та контроль колег – не самодурство і не повернення до кріпосного права, а гостро необхідний захід. Сьогодні все більше роботодавців зацікавлені у відстеженні дій найнятих працівників, оскільки не бажають оплачувати зі своєї кишені їхні розваги в інтернеті. Тому існують спеціальні системи моніторингу ефективності співробітників. Такі програми допомагають у вирішенні цілого комплексу завдань. Їх встановлюють, щоб:

Що таке відстеження продуктивності? Моніторинг співробітників полягає не тільки в обліку їхнього робочого часу, управлінні їхнім графіком та перевірці якості виконання поточних завдань. Спеціальні програми контролю продуктивності також відстежують, які клавіші тисне працівник на клавіатурі, фіксують його геолокацію, періодично роблять знімки екрана. Їх найчастіше встановлюють на великих підприємствах та в компаніях, де співробітники переведені на дистанційний формат. Особливо важливо використовувати їх для «домашніх» працівників, які виконують свої обов'язки віддалено, адже вони піддаються максимальній кількості відволікаючих факторів. Та й спокуса зайнятися чимось стороннім, бо керівник не зазирне несподівано до кабінету і не побачить, що відкрито на комп'ютері, занадто велика.

Усі програми для відстеження продуктивності працюють приблизно за однаковим принципом. На стаціонарний комп'ютер або ноутбук працівника ставиться так звана програма-агент. Її основні функції: моніторинг та збирання інформації про конкретні дії, збереження отриманих даних та передача їх керівнику. Відрізняються такі системи оформленням інтерфейсу, набором опцій та форматом звітів.

Вартість: безкоштовна версія, платні версії (Premium – 5 доларів на місяць за 1 користувача, Enterprise – 10 доларів на місяць за 1 користувача)

Сумісність: веб-додаток

Checkiant – програма контролю продуктивності співробітників. Це універсальна програма, яка однаково добре підійде будь-якій компанії, незалежно від виду та формату діяльності (офлайн чи онлайн). Використовують її для обліку робочого часу та заробітної плати. ПЗ встановлюється як на стаціонарний комп'ютер, так і на мобільний пристрій.

Що вміє робити тайм-трекер Checkiant:

Програма дає можливість чітко бачити результати роботи, у яких неможливо зорієнтуватися, перебуваючи всередині процесу. Наприклад, менеджер інтернет-магазину, який працює дистанційно, щодня вирішує велику кількість завдань (наповнення бази новими покупцями, відстеження статусів замовлень, прийом дзвінків, формування товарно-транспортних накладних для відправки замовникам, оновлення каталогу товарів, аналіз активності користувачів та кількості покупок). Режим мультизадачності не дозволяє йому слідкувати ще й за часом. Якщо не вести облік відпрацьованого часу, легко відхилитися як у перепрацювання, так і в недопрацювання. Checkiant вчасно просигналізує керівнику про ці крайнощі, щоб він міг вжити відповідних заходів.

Вартість: безкоштовна версія, платні версії (Advanced – 9 доларів на місяць за одного користувача, Premium – 15 доларів на місяць за одного користувача, Enterprise – ціна обговорюється індивідуально)

Сумісність: веб-додаток, Android, iOS, Windows, MacOS, Linux

ActivTrak – програма для дистанційного контролю продуктивності співробітників. Цю програму найчастіше використовують, щоб стежити, чим займається співробітник на робочому місці. Вона дозволяє аналізувати продуктивність працівників, швидко усувати загрози, відстежувати всі натискання клавіш на клавіатурі завдяки наявності кейлогера і блокувати доступ до певних URL-адрес. Її функціонала цілком вистачає, щоб успішно керувати персоналом у віддаленому режимі.

Серед плюсів програми:

ActivTrak – універсальне програмне забезпечення для контролю діяльності членів колективу на робочих місцях у рамках як одного відділу, так і цілої компанії, незалежно від сфери, ніші чи галузі. Найкраще підійде представникам середнього бізнесу, зокрема підприємствам, які займаються розробкою SaaS.

Вартість: безкоштовна версія, платні версії (Pro – 7 доларів на місяць за одного користувача, Premium – 10 доларів на місяць за одного користувача, Enterprise – 20 доларів на місяць за одного користувача)

DeskTime – програма для відстеження продуктивності. Ця програма вираховує найпрацездатніших і найефективніших співробітників, а також тих, за ким не завадило б наглядати. Вона підходить не тільки маленьким компаніям, що налічують до 10 осіб, але й великим підприємствам, оскільки в ній немає обмежень щодо кількості відстежуваних працівників.

Що вміє робити DeskTime:

Однією з переваг цієї програми є наявність особливої функції «особистий час», яка дозволяє працівникам реалізувати своє право на приватність. За її активації стеження за діями припиняється. Ця опція може бути потрібна під час коротких перерв. До речі, розробники DeskTime виявили, що найвищу продуктивність у роботі демонструють ті, хто щогодини переривається на невеликий відпочинок. Тому вони впровадили у свою програму таймер, який через кожні 60 хвилин нагадує користувачеві про необхідність трохи відволіктися, щоб упорядкувати думки.

Вартість: безкоштовний пробний період, платні версії (Starter – 50 євро на місяць за колектив із 5 осіб, UAM – 105 євро на місяць за колектив із 5 осіб, DLP – 125 євро на місяць за колектив із 5 осіб, Enterprise – ціна обговорюється індивідуально)

Сумісність: Windows 8 and Up, Windows Server 2012 and Up, MacOS 10.14 (Mojave) and Up; Android та iOS (моніторинг мобільних пристроїв не підтримується)

Teramind – програмне забезпечення для відстеження продуктивності бізнесу. Програма входить до списку затребуваних тайм-трекерів, які мають аналітичний функціонал. Крім визначення рівня продуктивності, вона також здатна запобігти витоку конфіденційних даних та перешкодити злочинним діям працівника.

Що вміє робити Teramind:

Вартість: безкоштовна версія, платні версії (Desk Starter – 5,83 долара на місяць за одного користувача, Desk Pro – 8,33 долара на місяць за одного користувача, Enterprise – ціна обговорюється індивідуально)

Сумісність: веб-додаток, Android, iOS, Windows, MacOS, Linux

Toggl має лише «хмару». «Коробкової» версії у програми немає. Її призначення – самоконтроль та облік особистої продуктивності. У Toggl інтегрований широко відомий сервіс Pomodoro (тайм-трекер, за допомогою якого можна керувати своїм часом). Принцип роботи цієї програми співпадає з «помідором»: чергування періодів активної сконцентрованої праці з перервами на відпочинок.

Трекінг робочого часу можна вести на стаціонарному комп'ютері, ноутбуці та на мобільному пристрої. Отриманим за допомогою програми даним можна надати візуальну форму, трансформувавши їх у графіки та звіти. Експортувати інформацію про ефективність використання робочого часу можна у форматі Microsoft Excel.

Toggl вважається одним із найбільш бюджетних та демократичних сервісів для контролю продуктивності. Він найкраще підходить для індивідуального застосування менеджерами великих організацій та підприємств у рамках роботи над окремими проектами, а також компактним креативним командам та стартапам.

Перед тим як переходити до вибору інструмента відстеження продуктивності, потрібно визначитися з цілями встановлення такої програми. Якщо керівник планує таким чином боротися з нескінченною біганиною на перекури, кава-брейки та зависаннями співробітників у соціальних мережах, йому вистачить можливостей простого тайм-трекера. Коли йдеться про репутацію компанії та захист від витоків конфіденційної інформації, варто розглянути програми з ширшим функціоналом.

Другий момент, який обов'язково треба врахувати, – наявність у штаті IT-фахівців та їхні технічні можливості. Якщо ви керуєте маленькою фірмою і не маєте у своєму розпорядженні окремого штатного або навіть позаштатного співробітника, який міг би встановити і обслуговувати «коробкову» версію програми, краще обрати хмарний варіант.

Серед інших критеріїв вибору програмного забезпечення для контролю продуктивності виділяють:

Розробники практично кожної моніторингової програми пропонують скористатися нею безкоштовно протягом пробного періоду. Його зазвичай цілком вистачає, щоб зрозуміти, чи відповідає сервіс вимогам, що висуваються до нього, і прийняти рішення про щомісячну підписку.

Спілкування у робочий час з друзями в месенджері, серфінг просторами інтернету в пошуках модних кросівок або нового дивана та нескінченні листування в соціальних мережах на офісному комп'ютері – все це негативно впливає на якість виконання поставлених завдань та їх кількість. Щоб забезпечувати необхідний рівень ефективності роботи та перешкоджати витокам цінної та секретної інформації за межі компанії, керівнику доводиться вдаватися до спеціальних програм для контролю продуктивності колективу. Незважаючи на те, що дехто вважає їх принизливими, вони здатні повернути співробітників, які часто відволікаються, «до порядку», дати «чарівне прискорення» прокрастинаторам і відновити адекватний темп роботи.

Хочете досягати цілей у бізнесі, кар'єрі та житті швидше та якісніше? Робіть це з ApiX-Drive – інструментом, який видалить значну частину рутини в робочих процесах, і звільнить додатковий час для реалізації ваших цілей. Протестуйте можливості Apix-Drive безкоштовно – переконайтеся в ефективності інструменту особисто.