22.09.2022
543

Як підключити Google Forms до Asana: результати форм – в завдання

Сергій Островський
Головний редактор ApiX-Drive
Час прочитання: ~9 хв

Google Forms — веб-інструмент для створення та обробки різноманітних опитувань. За допомогою цього сервісу можна проводити анкетування, збирати замовлення та контакти, реєструвати на заходи, отримувати відгуки тощо. Google Forms пропонує функціонал для обробки відповідей, але якщо ви використовуєте Asana, то набагато зручніше отримувати результати форм одразу до програми управління проєктами. У цій статті ми на конкретному прикладі розберемо, як налаштувати автоматичну передачу даних з Google-форми до Asana.

Зміст:
1. Як налаштувати передачу даних з Google Forms до Asana
2. Налаштування Google-форми
3. Налаштування Google Sheets
4. Налаштування Asana
5. Включення автооновлення
6. Висновки. Інтеграція Google Forms та Asana – це просто
***

Сервіси Google Forms та Asana є популярними рішеннями у своїх нішах. За допомогою зручного інтерфейсу Google Forms користувачі мають можливість створювати форми практично під будь-яке завдання. Можна використовувати різні формати питань, додавати відео, зображення, посилання. Готова форма надсилається поштою або вставляється на сайт за допомогою HTML-коду. Можна також використовувати посилання, щоб поділитися формою через месенджер або додати до посту у соцмережі.

Asana — сервіс, який спрощує взаємодію в команді та допомагає координувати робочі процеси. Ми розглянемо ситуацію, коли Google Forms та Asana використовуються у зв'язці. Нам потрібно, щоб результати форм автоматично потрапляли до таск-менеджера у вигляді завдань. У проєкті Asana можна призначити виконавця для обробки даних. Співробітники отримуватимуть інформацію оперативно та у звичному робочому просторі.

Як підключити Google Forms до Asana | Завдання в Asana

Як налаштувати передачу даних з Google Forms до Asana

Наше завдання – налаштувати автоматичний трансфер даних з Google Forms до Asana. Зробимо ми це за допомогою онлайн-конектора ApiX-Drive. Це no-code інструмент для простого та швидкого налаштування різних інтеграцій. ApiX-Drive пропонує сотні готових рішень для CRM-систем, Email та SMS-сервісів, месенджерів, таск-менеджерів, Google-сервісів тощо.

Що нам належить зробити:

  1. Створимо Google-форму під наше завдання.
  2. Підключимо Google-таблицю для збирання результатів.
  3. В ApiX-Drive налаштуємо Google-таблицю як джерело даних.
  4. Підключимо до інтеграції обліковий запис Asana як приймач.

Результатом наших зусиль стане автоматизований процес конвертації даних з кожної відправленої форми на завдання Asana. Ми не приділятимемо уваги процесу створення проєкту в таск-менеджері (це робиться в кілька кліків). А ось подальші кроки пропонуємо розглянути детальніше.

Налаштування Google-форми

Створимо форму для анкетування потенційних клієнтів. Запропонуємо респондентам зазначити набір сервісів, якими вони користуються у роботі. У відповідь ми надсилатимемо поштою список інтеграцій (і інструкції для налаштування), які допоможуть позбавитися рутинних процесів.

Перейдемо до сервісу Google Forms, виберемо порожній файл або шаблон. Форми можна створювати в Google-диску або через Google Sheets (вкладка Tools). У файлі додамо назву та опис форми.

Як підключити Google Forms до Asana | Створимо нову форму


Тепер налаштуємо питання. Додамо два обов'язкові поля, де клієнти будуть вказувати Email і сервіси. Також створимо необов'язкове поле, де можна буде кількома словами описати вид діяльності. У футер форми додамо кілька слів подяки, а також запрошення докладніше ознайомитись з нашим сервісом та посилання на сайт.

Як підключити Google Forms до Asana | Налаштуємо форму


Тепер відкриємо вкладку "Responses" і натиснемо на піктограму Google Sheets. Нам пропонується вибрати або створити таблицю, до якої заноситимуться результати форм. Для цього у нас вже була створена таблиця “Results”, виберемо її.

Як підключити Google Forms до Asana | Підключимо файл Google Sheets


Давайте зробимо кілька тестів. Заповнимо поля і відправимо форму.

Як підключити Google Forms до Asana | Протестуємо форму


Результати анкетування коректно збираються у таблиці “Results”.

Як підключити Google Forms до Asana | Результати


Тепер переходимо до наступного кроку – налаштуємо інтеграцію Google Sheets та Asana. На цьому етапі у справу вступає онлайн-конектор ApiX-Drive.

Налаштування Google Sheets

Заходимо в персональний обліковий запис ApiX-Drive і натискаємо "Create connection".

Налаштування Google Sheets | Створюємо новий зв'язок


Вибираємо сервіс Google Sheets як джерело даних.

Налаштування Google Sheets | Вибираємо джерело


Вказуємо дію "Get ROWS (new)".

Налаштування Google Sheets | Вказуємо дію


Додамо обліковий запис Google Sheets в систему ApiX-Drive.

Налаштування Google Sheets | Додамо обліковий запис Google Sheets


Вказуємо логін.

Налаштування Google Sheets | Вказуємо логін


Вказуємо пароль.

Налаштування Google Sheets | Вказуємо пароль


Надаємо необхідні доступи.

Налаштування Google Sheets | Надаємо доступи


Доданий акаунт з'явився в списку доступних логінів. Вибираємо його та натискаємо “Continue”.

Налаштування Google Sheets | Вибираємо логін


Вибираємо файл Google Sheets, аркуш та рядок, з якого розпочнеться завантаження даних.

Налаштування Google Sheets | Вибираємо файл Google Sheets, лист та стартовий рядок


На наступному етапі можна додати умови для фільтрації вхідних даних. Ви можете використовувати для клітинок таблиці перевірки “contains”, “empty”, “equals”, “greater” тощо. Умови фільтрації можна поєднувати за допомогою логічних операторів “AND” або “OR”.

Зв'яжіть сервіси та додатки між собою без програмістів за 5 хвилин!

Для нашого завдання умови фільтрації не знадобляться. Натискаємо "Continue".

Налаштування Google Sheets | Етап фільтрації пропускаємо


На наступному етапі ми бачимо інформацію, яка завантажилась із файлу Google Sheets. У вас мають бути дані в таблиці, а також перевірте номер рядка, який ви вказали як відправну точку для завантаження. На етапі "Test" нас все влаштовує. Натискаємо "Next".

Налаштування Google Sheets | Перевірка тестових даних


Робота із джерелом даних завершена. Приступимо до приймальної системи.

Налаштування Google Sheets | Джерело даних налаштоване

Налаштування Asana

Вибираємо сервіс Asana.

Налаштування Asana | Вибираємо приймач


Вибираємо дію "Create TASK".

Налаштування Asana | Вибираємо дію


Натискаємо "Connect account Asana".

Налаштування Asana | Підключимо акаунт Asana


Вказуємо логін.

Налаштування Asana | Вказуємо логін


Вказуємо пароль.

Налаштування Asana | Вказуємо пароль


Надаємо необхідні доступи сервісу ApiX-Drive.

Налаштування Asana | Надаємо доступи


Аккаунт Asana додано. Вибираємо його для подальшого налаштування.

Налаштування Asana | Вибираємо підключений акаунт


Визначаємо робочий простір, проєкт та розділ, до якого додаватимуться нові завдання.

Налаштування Asana | Вказуємо робочий простір, проєкт та розділ


Налаштуємо вміст полів Asana. Для цього використовуємо змінні зі списку та додаємо свій текст. Коли всі необхідні поля налаштовані, натискаємо "Continue".

Налаштування Asana | Налаштовуємо поля Asana


На наступному етапі перевіряємо набір та формат даних, які відправлятимуться до Asana для створення нових завдань. Якщо потрібно зробити редагування, натискаємо “Edit” і повертаємося на крок назад. Якщо все влаштовує, натискаємо "Send test data to Asana".

Налаштування Asana | Відправляємо тестові дані до Asana


Переходимо в проєкт Asana та перевіряємо наявність нового завдання.

Налаштування Asana | Перевіряємо результат


Зв'язок працює коректно. Повертаємося в ApiX-Drive та натискаємо “Next”.

Налаштування Asana | Повертаємося в ApiX-Drive та продовжуємо налаштування

Включення автооновлення

Нагадаємо, що ми налаштовуємо для проєкту Asana Google Forms як джерело інформації. Проміжною ланкою є файл Google Sheets. Щоб сервіс ApiX-Drive почав автоматично передавати нові рядки з електронної таблиці в Asana, необхідно включити автоматичне оновлення даних. Натискаємо "Enable update".

Як підключити Google Forms до Asana | Включаємо автооновлення


Інтеграція з'явилася у списку підключень. Щоб змінити назву зв'язку, натискаємо "шестерню". У вікні налаштувань ми також можемо вибрати інтервал оновлення даних і додати інтеграцію до групи.

Як підключити Google Forms до Asana | Меню налаштувань

Висновки. Інтеграція Google Forms та Asana – це просто

Що ми отримали у результаті? Всі відправлені Google-форми автоматично конвертуватимуться в завдання Asana. Це дозволить підвищити швидкість обробки відповідей та суттєво спростить роботу співробітникам. Для налаштування автоматизованого трансферу даних ми використовували сервіс ApiX-Drive. Як ви могли переконатися, особливих навичок для створення інтеграції не знадобилося. Зв'язок налаштовується через веб-інтерфейс за кілька хвилин. Використовуйте сервіс Google Forms для анкетування, збирання даних та залучення клієнтів. А за допомогою інтеграцій, створених у системі ApiX-Drive, підвищуйте швидкість та ефективність обробки інформації.