05.05.2021
733

Как автоматически выгружать сделки из Битрикс24 в Google Sheets

Ольга
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~9 мин

Покажем на примере интеграции, как с помощью ApiX-Drive без знаний в программировании настроить передачу сделок из CRM-системы Битрикс24 в Гугл Таблицы за 5 минут. 

Содержание:
1. Автоматизация передачи сделок из Битрикс24 в Гугл Таблицы
2. Подготавливаем CRM-систему Битрикс24
3. Подготавливаем Google Sheets
4. Включаем автообновление
5. Заключение. Самый простой способ выгружать сделки из Битрикс24

***

Автоматизация передачи сделок из Битрикс24 в Гугл Таблицы

Сегодня многие виды онлайн-бизнеса предпочитают вести учет сделок в CRM- системах. Одна из самых популярных на сегодняшний день — Битрикс24. Система мультифункциональная и позволяет удобно вести не только сделки, но и карточки клиентов, проводить их по воронке продаж. Одна из удобных функций CRM в том, что данные из неё можно удобно выгружать в разные источники с помощью открытого API- интерфейса. 

Например, вы можете выгрузить данные по сделкам в «Гугл Таблицы», чтобы в дальнейшем их использовать для любых целей: для рассылки, обзвона, формирования отчетности, статистики и т. д. 

Проблема в том, что если выгружать данные вручную, то на это уйдет много времени, особенно, если сделок много. Плюс ответственный менеджер может допустить ошибки при переносе. Если сделки нужно передавать постоянно, то это ещё одна рутинная обязанность для сотрудника: мониторить и своевременно переносить данные.

Более эффективное решение — автоматизация. Это выгрузка сделок с автоматическим обновлением с помощью интеграции систем по API-интерфейсу. Такую задачу можно поставить программистам, но если их нет в штате вашей компании — не обязательно нанимать специалиста для выполнения разовой задачи, нести связанные с этим расходы и дожидаться реализации. 

Онлайн-коннектор ApiX-Drive позволяет выполнить интеграцию самостоятельно, затратив на это не более 5 минут времени. У этой платформы все интеграции уже выполнены, вам останется только добавить свои аккаунты в этих системах и настроить связь так, как вам это необходимо, под ваши задачи. Как это сделать, мы расскажем в этой пошаговой инструкции на примере интеграции Bitrix24 c «Гугл Таблицами».

Подготавливаем CRM-систему Битрикс24

На первом этапе нужно пройти несложную и быструю регистрацию на платформе ApiX-Drive, перейти в личный кабинет и нажать «Создать связь».

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Шаг 1 — «Создать связь»  


Выберите систему, из которой будут передаваться данные — «Битрикс24»: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Bitrix24 — источник данных 


Выберите в выпадающем списке, какое действие должна выполнять система. Если вы хотите, чтобы при каждой новой сделке она отправлялась в Гугл Таблицы, выбираем действие "Загрузить сделки (новые)":

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Добавьте действие


На этом этапе необходимо подключить к системе ApiX-Drive ваш аккаунт Bitrix24. Укажите, какая у вас версия программного обеспечения: облачная или коробочная. Выберите страну регистрации. Осталась добавить ссылку на домен портала:

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Добавление аккаунта, настройка «Битрикс24» 


Чтобы получить ссылку на домен портала, нужно перейти в личный кабинет Битрикс24 и выбрать в левом меню пункт «Ещё», а после этого «Приложения»: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | «Еще» — «Приложения» 


В появившемся окне в строке поиска нужно ввести ApiX-Drive, система найдёт приложение, после этого его можно устанавливать: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Установите ApiX-Drive


Прочтите лицензионное соглашение и правила использования сервиса, и поставьте галочки: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Подтверждение согласия с условиями использования


Теперь можно скопировать URL без дополнительных символов — домен портала получен.

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | URL домена портала


Подключенный аккаунт Bitrix24 должен отобразится в списке ApiX-Drive. Это означает, что всё сделано правильно и можно переходить к следующему этапу.

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | «Битрикс24» подключен


На этом этапе вам необходимо отметить галочкой воронку продаж, из которой будут выгружаться данные по всем новым сделкам:

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Выберите воронку продаж


Теперь вы можете отфильтровать данные и исключить те категории сделок, которые не нужно передавать в Гугл Таблицы. Если вы хотите получать все  сделки без исключения, то просто пропустите этот шаг.

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Фильтрация сделок


На этом этапе вы можете просмотреть, какие данные будут передаваться по сделке. Если всё в порядке — переходим к следующему шагу, при необходимости вы можете отредактировать настройки на любом этапе.

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Передаваемые данные 


Битрикс24 мы успешно подготовили, теперь переходим к таблице Google Sheets.

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | «Битрикс24» настроен 

Подготавливаем Google Sheets

Сначала действуем по аналогии с системой-источником данных и выбираем Google Sheets в выпадающем списке:

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Таблица Google Sheets — система, принимающая данные 


В качестве действия выбираем действие «Добавить строку»:

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | В таблице будет автоматически добавляться новая строка при каждой поступающей сделке 


Теперь необходимо подключить ваш аккаунт в Google Sheets к коннектору ApiX-Drive: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Предоставьте ApiX-Drive доступ к таблице 


Когда нужный аккаунт отобразился в списке, нажимаем «Продолжить»  

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Аккаунт подключен 


На следующем этапе укажите ApiX-Drive, какие данные и куда необходимо передавать. Выберите нужный лист таблицы и задайте строки, колонки, другие переменные, которые для вас имеют значения.

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Задаем переменные  


Чтобы задать новую переменную, нужно нажать на пустом поле и выбрать необходимые данные из списка. Также можно задавать переменные вручную: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Добавление переменных вручную 


Теперь вы можете просмотреть пример данных, которые будут передаваться из Bitrix24 в Google Sheets:

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Передаваемые данные 


Если всё выглядит так, как вам нужно — попробуйте загрузить тестовые данные, чтобы убедиться, что связь работает. Если каких-то данных не хватает — можно вернуться на любой этап настроек и отредактировать их. После тестирования связи в открытой «Гугл Таблице» должны появиться данные из Битрикс24:

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Данные успешно передаются 


Включаем автообновление

Настройка связи успешно завершена. Последний шаг — это включение автоматического обновления для того, чтобы система своевременно отправляла новые сделки в «Гугл Таблицы». Выберите подходящий для вас интервал срабатывания связи, по умолчанию в ApiX-Drive он составляет 10 минут, но вы можете выставить, к примеру 5 минутный интервал: 

Выгружаем сделки из Битрикс24 в Google Sheets | Автообновление каждые 5 минут 


Заключение. Самый простой способ выгружать сделки из Битрикс24 

C ApiX-Drive настроить интеграцию Bitrix24 сможет любой человек, без знаний в программировании или навыков в работе с API-интерфейсами систем. Достаточно уделить этому вопросу внимание один раз, и в дальнейшем вы сможете сэкономить время своим менеджерам, им не нужно будет переносить данные вручную.  

Автоматизация поможет вашему бизнесу сократить количество рутинных задач, работать эффективнее, вовремя получать все сделки в нужную систему. По описанному нами алгоритму можно настроить связь не только указанных приложений, но и любой другой CRM и принимающих систем. Протестировать работу ApiX-Drive можно на одном бесплатном тестовом соединении. 

Читайте также о других интеграциях ApiX-Drive