09.03.2021
84

Как автоматизировать передачу лидов из BotHelp в Google Sheets?

Ольга
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~8 мин

Автоматизируем передачу лидов из BotHelp в Google Sheets за 5 минут без знаний в программировании.

Содержание:
1. Как настроить связь BotHelp c Google Sheets?
2. Настройка BotHelp как источника данных
3. Настройка Google Sheets для приема данных
4. Включение автоматического обновления
5. Заключение. Связь BotHelp c Google Sheets готова!

***

Современный интернет-бизнес использует новые эффективные инструменты для формирования базы клиентов, например, чат-боты. Умный помощник собирает контактные данные посетителей, с которыми вы можете в дальнейшем работать: отправлять рассылку, обзванивать, проводить по воронке продаж.

Сформировать базу можно вручную, но придется тщательно следить за поступающими котактами и тратить на рутинные процессы массу времени. Не исключены ошибки: у менеджеров много задач, с развитием бизнеса становится все больше заказов. Несложно не уследить и пропустить новые, поступившие в чат данные.

Если ваш бизнес использует умного помощника BotHelp — вы можете автоматизировать передачу лидов из него в удобную вам систему, например, в Google Таблицы. Не обязательно для этого заказывать интеграцию программистам. Онлайн-коннектор ApiX-Drive поможет подключить системы за 5 минут без знаний в программировании. Можно сделать так, чтобы данные отправлялись в нужную Google Таблицу конкретному менеджеру или отфильтровать их, чтобы передавалась информация только, если пользователь заполнил телефон или электронную почту.

Как настроить связь BotHelp c Google Sheets?

Для начала работы необходимо зарегистрироваться на платформе ApiX-Drive — процесс не займет больше минуты, достаточно ввести адрес электронной почты и придумать пароль. После этого в личном кабинете необходимо добавить новую связь:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Выбираем «Создать связь»


Дальше нужно выбрать систему, являющуюся источником данных, из которой будут выгружаться лиды — BotHelp.

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Источник у нас — BotHelp


Настройка BotHelp как источника данных

Дальше нужно задать действие коннектору — «Получить данные».

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Выбираем действие


Теперь необходимо подключить ваш аккаунт чат-бота BotHelp к платформе ApiX-Drive:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Когда он появился в списке — нажимаем «Продолжить»


После этого копируем ссылку, которую сгенерировала система и переходим в свой аккаунт в BotHelp:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Копируем URL приема данных


На следующем этапе необходимо отредактировать существующего бота. Для этого добавляем новый шаг.

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Создаем для бота следующий шаг


Выбираем в списке пункт «Действие»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Настраиваем действие


Чтобы данные успешно передавались из BotHelp в Google Sheets, в выпадающем списке выбираем «Отправить данные подписчика на веб-хук»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Коннектор перенаправит данные из системы в таблицу


Вставьте скопированную ссылку в специальное поле:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Скопированная ссылка — нужный веб-хук


Не забудьте связать новый шаг с предыдущим. Для этого выбираем «Перейти к шагу»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Связываем предыдущий шаг с новым


В поле с выпадающим списком необходимо выбрать «Действие»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Создаем новое действие


Не забудьте активировать бота:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | У бота появилось новое действие


Протестировать бота можно путем переписки с ним:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Тестирование бота


Если весь сценарий, который выполняет бот, происходит как надо — возвращаемся к настройке ApiX-Drive. На следующем этапе можно настроить фильтрацию данных и выбрать, какие сведения вы хотите получать, а какие необходимо исключить. Если в фильтре данных необходимости нет — нажимаем «Продолжить»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | При необходимости можно настроить фильтрацию данных


Теперь можно увидеть, какие данные будут передаваться в «Гугл Таблицы»: 

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Если всё в порядке — попробуйте загрузить данные из BotHelp


На любом этапе можно вернуться к редактированию связи. Настройка системы, из которой будут выгружаться данные, завершена. Переходим к системе, принимающей эту информацию — Google Sheets:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Очередь системы, принимающей данные


Настройка Google Sheets для приема данных 

Для настройки Google Sheets, нужно подключить свой аккаунт в «Гугл Таблицах» к коннектору ApiX-Drive:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Предоставьте приложению доступ к нужной таблице


Выбираем исполняемый сценарий — «Добавить строку»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | В «Гугл Таблице» будут добавляться новые строки с данными


Когда нужный аккаунт появился в списке, нажимаем «Продолжить»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Аккаунты двух систем связаны


После этого необходимо указать коннектору, какие данные и куда должны передаваться. Для этого выбираем лист таблицы и задаем строки, колонки и т. п. — все переменные, которые имеют значение.

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Укажите нужные переменные, чтобы таблица заполнялась данными из BotHelp автоматически


Переменные можно не только выбирать из выпадающего списка, но и редактировать вручную:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Редактирование переменных


Вот такие данные у нас будут передаваться из BotHelp в «Гугл Таблицы»:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Заданные переменные


Если именно эта информация вам нужна — попробуйте загрузить данные, чтобы протестировать связь. Если что-то не так — просто вернитесь к настройкам на любой этап и отредактируйте их. Вот первые контактные данные, которые мы отправили из BotHelp в таблицу:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Интеграция выполнена успешно


Включение автоматического обновления

Связь настроена успешно, осталось включить автоматическое обновление, чтобы система регулярно проверяла чат-бота на поступление новых данных:

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Последний этап настройки — автообновление данных


Выберите подходящий интервал обновления данных. Например, 5 минут.

Передача лидов из BotHelp в Google Sheets | Новые данные будут автоматически поступать в систему каждые 5 минут


Заключение. Связь BotHelp c Google Sheets готова!

Настройка автоматической выгрузки данных из умного помощника чат-бота BotHelp займет у вас не больше 5 минут. С задачей справится любой специалист, совершенно не разбирающийся в API-интерфейсе, интеграциях и программировании. Попробуйте, чтобы сэкономить кучу времени и средств своим сотрудникам и автоматизировать значительную часть рутинных процессов для своего онлайн-бизнеса. 

C коннектором ApiX-Drive не только бот будет работать 24/7, но и данные из него будут постоянно выгружаться в Google Sheets. Система сама сформирует для вас базу теплых контактов, с которыми в дальнейшем сможет работать менеджер.

Читайте также о других интеграциях ApiX-Drive