Настройка Обновления строк в Google Sheets

Интеграция с действием "Обновить строку" в Приеме данных Google Sheets позволяет обновлять уже существующие строки в вашей таблице и дописывать дополнительные значения. Например, у вас в таблице уже есть Имя и Телефон клиента, а в системе Источника данных у вас появился его Email и вы хотите его добавить в таблицу. Можно настроить связь и, например, по номеру телефона находить нужную строку и дописывать в нее Email. Это позволит максимально эффективно автоматизировать рутинные задачи и сэкономить рабочее время для более важных задач.

Давайте пройдем весь этап настройки обновления в Google Sheets вместе!

Навигация:

Подключение Google Sheets как Источника данных:

1. Какие данные можно получать из Google Sheets?
2. Как подключить аккаунт Google Sheets к ApiX-Drive?
3. Пример данных которые буду передаваться из Google Sheets.

Настройка обновления строк в Google Sheets:
1. Что будет делать интеграция с Google Sheets?
2. Как подключить аккаунт Google Sheets к ApiX-Drive?
3. Как настроить в выбранном действии передачу данных в Google Sheets?
4. Пример данных, которые будут отправлены в ваш Google Sheets.
5. Автообновление и интервал срабатывания связи.

Для того чтобы начать настройку новой связи кликните "Создать связь"

Настройка ИСТОЧНИКА Данных: Google Sheets

Выберите систему в качестве Источника данных. В данном случае, необходимо указать Google Sheets.

Далее, необходимо указать действие "Загрузить строки(новые)"

Следующий шаг - выбор аккаунта Google Sheets, из которого будет происходить выгрузка данных.

Если нет подключенных логинов к системе кликните "Подключить аккаунт".

Войдите в нужную вам учетную запись.

Дайте свое разрешение ApiX-Drive на работу с этим аккаунтом и выберите к какой таблице вы хотите предоставить доступ.

Когда подключенный аккаунт отобразился в списке "активные аккаунты" выберете его для дальнейшей работы.

Внимание! Если ваш аккаунт находится в списке "неактивные аккаунты" проверьте свой доступ к этому логину!

Укажите таблицу и лист Google Sheets, из которых будут выгружаться данные.

Внимание! Если у вас в таблице, находиться 1000 строк и вы хотите начать загрузку с последней из них, вам необходимо указать в поле "Начать загрузку данных со строки №" значение 999.

На этом шаге вы можете добавить фильтр данных, чтобы загружать не все строки, а только те, по которым нужно производить обновление данных, например:

1. Выберите колонку из таблицы, в которой у вас находятся искомые данные.

2. Выберите действие "Не содержит".

3. Напишите значение, по которому будет происходить фильтрация, например "Done".

С таким фильтром, у вас не будет происходить выгрузка строк, в которых уже есть данный статус. Зачем тратить дополнительные действия, чтобы перезаписать этот статус, если сделка уже закрыта?

Теперь вы можете увидеть тестовые данные.

Если вы хотите обновить тестовые данные кликните "Загрузить тестовые данные из Google Sheets".

Если вы хотите изменить настройки кликните "Редактировать" и вы вернетесь на шаг назад.

Есть вас все устраивает кликните "Далее".

На этом настройка Источника данных завершена!

Теперь можем приступить к настройке Google Sheets в качестве системы Приема данных.

Для этого кликните "Начать настройку Приема Данных".

Настройка ПРИЕМА Данных: Google Sheets

Выберите систему в качестве Приема данных. В данном случае, необходимо указать Google Sheets.

Далее, необходимо указать действие "Обновить СТРОКУ".

Следующий шаг - выбор аккаунта Google Sheets, в котором будет происходить обновление данных.

Если нет подключенных логинов к системе ApiX-Drive кликните "Подключить аккаунт", как мы это делали в Источнике данных.

Когда подключенный аккаунт отобразился в списке "активные аккаунты" выберете его для дальнейшей работы.

Внимание! Если ваш аккаунт находится в списке "неактивные аккаунты" проверьте свой доступ к этому логину!

Укажите таблицу и лист Google Sheets, на которых будет происходить обновление строк.

Далее необходимо указать колонку для поиска. Это колонка, по которой будет происходить поиск, например, по номеру телефона или по email. Если будет найдено совпадение, то произойдет обновление строки.

В поле, "Что искать" вы должный указать колонку из Источника данных, в которой находиться данные для поиска, то есть колонку, с которой будет сравниваться колонка в Приеме данных, например, номер телефона или email. Если будет найдено совпадение, то произойдет обновление строки.

Внимание! В колонке поиска нужно указывать таблицу приема, где будет происходить поиск.

Далее, необходимо указать "Тип поиска", на случай если в результате поиска будет найдена более чем одна строка.

Далее, необходимо указать в какую колонку таблицы и какие данные вы хотите добавлять при обновлении.

Если вы хотите, чтобы в колонку F в Приеме данных, переносились данные, которые находятся в Источнике данных в колонке B, то нужно в Apix-Drive в колонку F внести переменную из Источника данных с нужными вам  данными. 

Теперь вы видите тестовые данные выгрузки в Google Sheets.

Кликните "Отправить тестовые данные в Google Sheets" и проверьте таблицу и лист в Google Sheets.  

Если вас что-то не устраивает, кликните "Редактировать" и вернитесь на шаг назад.

Если вас всё устраивает кликните "Продолжить" для дальнейшей настройки.

На этом этапе настройка завершена!

Теперь можете приступить к выбору интервала обновления и включению автообновления. 

Для этого кликните "Включить автообновление".    

На главном экране кликните на иконку шестеренки, чтобы выбрать необходимый интервал обновления или настройте Запуск по расписанию. Для того, чтобы запускать связь по времени - выберите Запуск по расписанию и укажите желаемое время срабатывания обновления связи или добавьте сразу несколько вариантов времени, когда нужно, чтобы срабатывала связь.

Внимание! Чтобы Запуск по расписанию сработал в указанное время необходимо, чтобы интервал между текущим временем и указанным временем был более 5 минут. Например, вы выбираете время 12:10 и текущее время 12:08 - в этом случае автообновление связи произойдет в 12:10 на следующий день. Если вы выбираете время 12:20 и текущее время 12:13 - автообновление связи сработает сегодня и далее каждый день в 12:20.

Для того, чтобы текущая связь срабатывала после другой связи, поставьте галочку "Обновлять только после связи" и укажите связь, после которой будет срабатывать текущая.    

Для включения автообновления переключите ползунок в положение как показано на картинке.

Для того, чтобы выполнить принудительное срабатывание связи, кликните по иконке в виде стрелки.    

На этом настройка Google Sheets в качестве Приема данных завершена! Видите как все просто!?

Теперь можете не беспокоиться, дальше ApiX-Drive сделает всё самостоятельно!