25.11.2021
178

Интеграция Google Forms и Битрикс24: настраиваем экспорт лидов

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~9 мин

Сделайте так, чтобы каждый новый лид автоматически выгружался из Гугл форм в CRM — и вам больше не придется тратить время на перенос данных. Чтобы все настроить, не нужно писать код или разбираться в сложной документации. С сервисом ApiX-Drive эта задача займет всего несколько минут.

Содержание:
1. Зачем нужна интеграция Битрикс и Google Forms
2. Создание интеграции с помощью коннектора ApiX-Drive
3. Настройка Google Forms
4. Настройка Google Sheets
5. Настройка Битрикс
6. Запуск передачи данных
7. Заключение: интеграция Битрикс и Google Forms — это просто

***

Зачем нужна интеграция Битрикс и Google Forms

Сервис Google Forms позволяет с легкостью получать информацию от аудитории. С его помощью можно быстро создавать интерактивные формы для анкетирования, приема заказов и, конечно же, сбора лидов.

По умолчанию полученные ответы сохраняются в базе данных Гугл форм. Но после интеграции сервиса с Битрикс24 все полученные данные будут автоматически выгружаться в CRM.

Вот как это работает. Пользователь заполняет поля формы — и его ответы сразу копируются в Битрикс24 в виде нового лида. Причем вы можете выбрать, что именно из оставленных пользователем данных должно попадать в карточку лида. Это может быть содержимое как всех, так и только некоторых полей.

Настроенная между Google Forms и Bitrix24 интеграция дает несколько важных преимуществ:

  • отсутствие лишних действий. Вам больше не придется проверять наличие новых ответов, выгружать их из форм и копировать в Битрикс24. Ведь эти процессы будут выполняться в автоматическом режиме.
  • оперативность. Данные будут копироваться в CRM сразу после их появления в Google Forms. Менеджеры смогут быстро обрабатывать лиды, и вы перестанете терять нетерпеливых клиентов.
  • страховка от ошибок. Если при ручном переносе данных легко потерять или неправильно указать некоторые контакты, автоматика сводит такую вероятность к минимуму.

Создание интеграции с помощью коннектора ApiX-Drive

Настроить интеграцию можно без технических знаний. Достаточно воспользоваться коннектором ApiX-Drive. Это простой инструмент, предназначенный для создания связей между разными сервисами по API. Настройка проходит на сайте коннектора и в среднем занимает до 15 минут. Пользователя направляют подробные подсказки интерфейса.

Хотя ApiX-Drive не позволяет интегрировать Google Forms API и Bitrix24 API напрямую, это легко сделать через промежуточный сервис Google Sheets. В результате данные из форм будут выгружаться сначала в таблицу, а затем в CRM. Благодаря автоматизации вы даже не будете замечать, что ответы копируются опосредованно.

Итак, чтобы создать интеграцию, сначала нужно включить в настройках формы сохранение ответов в таблицу Google Sheets, а затем настроить выгрузку данных из этой таблицы в Битрикс24 с помощью коннектора.

Ниже мы подробно разберем все этапы создания интеграции по шагам, чтобы вы могли быстро во всем разобраться.

Настройка Google Forms

На этом этапе мы включим автоматическое сохранение ответов в таблицу.

Итак, создаем форму для сбора лидов на сайте Google Forms и добавляем все необходимые поля.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Создаем форму


На вкладке «Ответы» нажимаем справа на три точки, чтобы открыть свойства формы, и выбираем пункт «Сохранять ответы...».

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Настраиваем сохранение ответов


Вводим название таблицы, в которую будут сохраняться ответы пользователей, и нажимаем «Создать».

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Подключаем таблицу для хранения ответов


На этом таблица должна быть готова. Чтобы просмотреть ее, нужно нажать на зеленую кнопку.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Открываем созданную таблицу


Созданная таблица будет выглядеть примерно так.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Пример таблицы с данными одного пользователя


Настройка Google Sheets

На этом этапе мы настроим коннектор для автоматической выгрузки ответов из таблицы Google Sheets.

Регистрируемся на сайте коннектора ApiX-Drive. Попав в личный кабинет, нажимаем «Создать связь», чтобы открыть меню создания интеграции.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Открываем меню новой интеграции


Выбираем Google Sheets в качестве источника данных.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Выбираем источник


Теперь указываем, какое действие коннектор должен выполнять с источником. Поскольку ответы каждого пользователя попадают в отдельную строку таблицы, выбираем действие «Загрузить строки (новые)». В результате коннектор будет выгружать данные каждого лида сразу после его появления в таблице.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Настраиваем коннектор для выгрузки данных


Подключаем учетную запись, в которой мы создали таблицу для хранения ответов. Для этого нажимаем на кнопку «Подключить аккаунт «Google Sheets». При необходимости вводим логин и пароль для авторизации. Обязательно предоставляем коннектору все запрошенные разрешения для доступа к данным.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Подключаем аккаунт Google Sheets


Определяемся, откуда коннектор должен выгружать данные: выбираем только что созданные таблицу (файл) и лист. Ниже указываем, начиная с какой строки коннектор будет выгружать информацию. Поскольку в нашей таблице ответы будут появляться со второй строчки, выбираем 2.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Выбираем таблицу для выгрузки данных


Если необходимо, настраиваем фильтрацию. С помощью этой функции можно сделать так, чтобы коннектор выгружал только те лиды, которые соответствуют заданным условиям. Например, содержат определенные слова.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Настраиваем фильтр или пропускаем шаг


Если в таблице уже есть данные, коннектор выгрузит ответы последнего пользователя и отобразит их на экране для проверки. Если ничего не появилось: заполняем форму любыми данными, возвращаемся к настройке ApiX-Drive и кликаем «Загрузить тестовые данные из Google Sheets». Когда данные отобразятся, идем далее.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Пример данных, оставленных пользователем в форме


Настройка Битрикс

На этом этапе настроим коннектор для вставки выгруженных из форм данных в виде новых лидов в Битрикс24.

Нажимаем «Начать настройку Приема Данных».

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Переходим к настройке приема 


Выбираем Битрикс24 в качестве приемника данных.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Выбираем приемник


Указываем, какое действие ApiX-Drive будет совершать на стороне приемника. Чтобы коннектор добавлял ответы каждого пользователя в виде нового лида в Битрикс24, выбираем «Отправка лидов». Если вам нужно передавать данные в виде сделок, выбирайте «Отправка сделок».

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Настраиваем коннектор для экспорта лидов


Приступаем к подключению Битрикс24 к ApiX-Drive. Для этого прежде всего нужно установить приложение коннектора. Открываем в новой вкладке наш аккаунт Битрикс (личный кабинет) и на панели слева выбираем «Маркет». Находим и устанавливаем приложение ApiX-Drive.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Устанавливаем приложение ApiX-Drive


Продолжаем подключение. Возвращаемся к настройке ApiX-Drive и кликаем по кнопке «Подключить аккаунт «Битрикс24».

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Приступаем к подключению Битрикс


Чтобы завершить подключение, указываем тип установки Bitrix24, страну и домен портала.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Вводим параметры личного кабинета


Теперь выбираем, в какой статус будут поступать новые лиды. Ниже указываем, какие именно данные каждого пользователя должны попадать в карточку лида Битрикс24. Для этого заполняем поля, которые появились на экране. Каждое из них соответствует определенному полю карточки.

Кликаем по нужным нам полям и с помощью выпадающего списка выбираем, какие данные коннектор будет выгружать в каждое из них. Например, чтобы передавались имена, кликаем по полю «Имя» и выбираем колонку, из которой будут подгружаться имена пользователей. Лишние поля оставляем пустыми.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Настраиваем экспорт данных


На следующем шаге коннектор отобразит пример данных, выбранных для передачи в Битрикс24. Нажимаем «Отправить тестовые данные в Битрикс24», чтобы проверить отправку, и двигаемся далее.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Пример данных, которые будут передаваться в карточку лида (1)
Интеграция Битрикс и Гугл форм | Пример данных, которые будут передаваться в карточку лида (2)


Если все настроено правильно, в аккаунт Bitrix24 (личный кабинет) поступит новый лид с отправленными данными.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Пример переданного лида в Битрикс24


Запускаем передачу данных

На этом этапе мы завершим настройку интеграции.

Кликаем «Включить обновление», чтобы запустить автоматическую передачу данных.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Включаем обновление


Кликаем по шестеренке и выбираем интервал передачи данных. Чем он меньше, тем быстрее данные каждого пользователя будут попадать в Битрикс24.

Интеграция Битрикс и Гугл форм | Настраиваем интервал обновления данных


На этом все. ApiX-Drive будет автоматически выгружать данные из Форм Гугл в Битрикс24. Созданную интеграцию можно в любой момент перенастроить, удалить или приостановить. Удачи в работе!

Заключение: интеграция Битрикс и Google Forms — это просто

  • Интеграция между Google Forms и Битрикс24 обеспечивает автоматический экспорт отправленных через форму ответов в виде новых лидов в CRM.
  • Такая автоматизация может принести существенную пользу. Так, вам больше не придется тратить время на ручной перенос данных. Вместо этого они сами будут мгновенно появляться в CRM. Вы сможете обрабатывать в Битрикс лиды без задержек.
  • Коннектор ApiX-Drive позволяет настроить интеграцию без помощи программиста. Сначала нужно включить в настройках формы автоматический экспорт ответов в таблицу Google Sheets, а затем — подключить эту таблицу к Битрикс24 с помощью коннектора.
  • В результате ответы будут попадать сначала в таблицу, а затем в CRM. Вы даже не будете замечать, что данные передаются не напрямую.