Google Sheets Оновити РЯДОК / Додати РЯДОК

Інтеграція дозволить вам реалізувати сценарій оновлення рядка, а у разі виникнення помилки, ґрунтуючись на конкретних умовах, додавання нових рядків у Google Sheets на основі даних з інших систем, а також за допомогою блоку Логіка Якщо/Тоді ви можете надсилати повідомлення про помилки в Телеграм або на пошту, наприклад, Gmail. Це дозволить отримувати в Джерелі даних поля з даними та проводити оновлення/додавання рядків у Google Sheets за заданими значеннями та передавати дані в інші системи. Так ви зможете максимально ефективно автоматизувати процес оновлення/додавання рядків та обробки даних за допомогою різних сервісів, які використовуєте.

Давайте пройдемо весь етап налаштування Google Sheets Оновити РЯДОК / Додати РЯДОК з використанням Логіки Якщо/Тоді разом.

Навігація:

Підключення Google Sheets в якості Джерела даних:
1. Які дані можна отримати з Google Sheets?
2. Як підключити акаунт Google Sheets до ApiX-Drive?
3. Вибір таблиці та аркуша, з якого вивантажуватимуться рядки.
4. Приклад даних по одному з рядків у таблиці .

Підключення Google Sheets в якості Приймача даних для оновлення рядків:
1. Що робитиме інтеграція з Google Sheets?
2. Як підключити акаунт Google Sheets до ApiX-Drive?
3. Як налаштувати у вибраній дії оновлення рядків у Google Sheets?
4. Приклад даних, які будуть оновлені у вашому Google Sheets.

Налаштування блоку Логіка Якщо/Тоді - Google Sheets для додавання рядків :
1. Яку логічну дію виконуватиме блок Логіка?
2. Як налаштувати певну умову для обраної дії?
3. Як додати Приймач даних всередині блоку Логіка?
4. Що робитиме інтеграція з Google Sheets?
5. Як підключити аккаут Google Sheets у блоці Логіка?
6. Як налаштувати у вибраній дії передачу даних у Google Sheets?
7. Приклад даних, які будуть надіслані до вашого Google Sheets.
8. Автооновлення та інтервал спрацьовування з'єднання.

Відповіді на питання, що часто ставляться:
1. Як налаштувати Логіку виходячи з результату передачі даних системи Приймача даних, якщо умова результату виконання Успішно чи Неуспішно?
2. Яким буде підсумковий результат за заданою умовою?

Налаштування додаткового блоку Логіка Якщо/Тоді - Телеграм:
1. Яку логічну дію виконуватиме додатковий блок Логіка?
2. Як налаштувати певну умову для обраної дії?
3. Як додати Приймач даних всередині блоку Логіка?
4. Що робитиме інтеграція з Телеграм?
5. Як підключити аккаут Телеграм у блоці Логіка?
6. Як налаштувати у вибраній дії передачу даних у Телеграм?
7. Приклад даних, які будуть надіслані до вашого Телеграм.

Налаштування ДЖЕРЕЛА Даних: Google Sheets

Для початку необхідно створити нове з'єднання, клацніть "Створити з'єднання".

Виберіть систему в якості Джерела даних. У цьому випадку необхідно вказати Google Sheets.

Далі, необхідно вказати дію "Завантажити РЯДКИ (нові)".

Наступний крок - вибір акаунту Google Sheets, з якого відбуватиметься вивантаження даних.
Якщо немає підключених акаунтів до системи, натисніть "Підключити акаунт".

Виберіть який акаунт ви хочете підключити до ApiX-Drive.

Дайте дозвіл ApiX-Drive на роботу з цим акаунтом.

Натисніть Вибрати таблицю та виберіть таблицю, з якої хочете отримувати дані, натисніть Select після вибору.

Коли підключений акаунт з'явиться у списку активних акаунтів, виберіть його для подальшої роботи.

Увага! Якщо ваш акаунт знаходиться у списку "неактивні акаунти" перевірте свій доступ до цього акаунту!

Далі вкажіть аркуш Google Sheets, де розташовані необхідні дані у вибраній таблиці.

Якщо потрібно, ви можете налаштувати Фільтр даних, або клацнути "Продовжити", щоб пропустити цей крок.

Щоб дізнатися, як налаштовується Фільтр даних, перейдіть за посиланням: https://apix-drive.com/ua/help/filtr-danyh

Дані в таблиці Google Sheets по одному з рядків.

Тепер ви можете побачити тестові дані в ApiX-Drive по одному з рядків у таблиці Google Sheets.

Якщо ви хочете оновити тестові дані, натисніть "Завантажити тестові дані з Google Sheets".

Якщо ви хочете змінити налаштування - натисніть "Редагувати" і ви повернетеся на крок назад.

На цьому налаштування Джерела даних завершено!

Тепер підключаємо блок Приймач даних. Для цього натискаємо на "+" і зі списку вибираємо "ПРИЙМАЧ ДАНИХ".

Налаштування ПРИЙМАЧА Даних: Google Sheets оновлення рядків

Виберіть систему в якості Приймача даних. У цьому випадку необхідно вказати Google Sheets.

Далі, необхідно вказати дію "Оновити РЯДОК".

Наступний крок - вибір акаунту Google Sheets, в якому оновлюватимуться рядки.

Якщо ви хочете використовувати той самий акаунт Google Sheets, що був підключений до Джерела даних, виберіть його зі списку "Активні акаунти".

У цьому прикладі ми будемо використовувати інший акаунт Google Sheets, тому натисніть "Підключити акаунт".

Виберіть який акаунт ви хочете підключити до ApiX-Drive.

Дайте дозвіл ApiX-Drive на роботу з цим акаунтом.

Натисніть Вибрати таблицю та виберіть ту таблицю, в якій хочете, щоб оновлювалися рядки, натисніть Select після вибору.

Коли підключений акаунт відобразився у списку активних акаунтів, виберіть його для подальшої роботи.

Увага! Якщо ваш акаунт знаходиться у списку "неактивні акаунти" перевірте свій доступ до цього акаунту!

Вкажіть аркуш Google Sheets, у якому відбуватиметься оновлення рядків.

Далі необхідно вказати стовпчик для пошуку. Це стовпчик, по якому буде відбуватися пошук існуючого рядка в Google Sheets для оновлення. Якщо знайдено збіг то відбудеться оновлення рядка.

У полі "Що шукати" необхідно вказати змінну з Джерела даних, в якій знаходяться дані для пошуку, тобто змінну, з якою порівнюватиметься колонка в Приймачі даних Google Sheets. Якщо знайдено збіг, то відбудеться оновлення рядка.

Увага! У колонці для пошуку потрібно вказувати таблицю Приймача, де відбуватиметься пошук.

Далі, необхідно вказати "Тип пошуку", на випадок, якщо в результаті пошуку буде знайдено більше одного рядка з однаковими значеннями.

Далі, необхідно вказати в які колонки таблиці та які дані ви хочете додавати під час оновлення.

Для оновлення даних рядків необхідно призначити змінні, які знаходяться в клітинах Google Sheets Джерела даних з полями Google Sheets, для цього натисніть на параметр і він буде призначений обраному полю. При виборі змінних ви зможете побачити, які дані є в полях Джерела даних.

Зверніть увагу, що ви можете використовувати не тільки змінні Джерела даних, але й дані прописані вручну.

Натисніть "Продовжити", коли закінчите роботу з призначенням полів.

Тепер ви можете побачити тестові дані, які будуть надіслані до Google Sheets для оновлення рядків.

Натисніть "Надіслати тестові дані до Google Sheets" і перевірте таблицю та аркуш в Google Sheets.

Якщо вас щось не влаштовує - натисніть "Редагувати" і поверніться на крок назад.

Зверніть увагу! У системах Приймача даних додано два додаткові поля: "Помилки виконання" та "Результат виконання", які можна використовувати в блоці Логіка для умов. У прикладі ми будемо використовувати ці поля.

1. Помилки виконання - при призначенні даного поля, поле міститиме інформацію про помилку, якщо вона виникне в системі Приймача даних. Якщо помилки не буде і передача даних буде успішна, то це поле залишиться порожнім.
2. Результат виконання - при виконанні умов дане поле повертатиме логічне значення, 1 або 0, де:
   1 - означає, що передача даних у блоці Приймач даних була успішною (наприклад: успішно додали новий рядок у Google Sheets, створили або оновили лід/контакт/угоду в СРМ системі або відправили повідомлення в Телеграм)
   0 - означає, що передача даних у блоці Приймач даних не виконалася, тобто була неуспішною (наприклад: виникла помилка, не знайшли контакт для оновлення, не був створений лід/угода/контакт у СРМ системі, не відправили повідомлення/лист)
   

На цьому налаштування Приймача даних Google Sheets для оновлення рядка завершено!

Тепер підключаємо блок Логіка. Для цього натискаємо на "+" і зі списку вибираємо "ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ".

Налаштування блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ

У полі "Логічна дія" вибираємо дію "Якщо".
У полі "Ваш коментар" ви можете вказати додаткову інформацію або пояснення до конкретної умови для дії Якщо.

Далі необхідно зробити налаштування на конкретну умову, при виконанні якої відбуватиметься передача даних у блоці Логіка.
- Параметр - у цьому полі містяться всі поля з попередніх блоків Джерела та Приймача даних, які можна використовувати для налаштування умов. У нашому прикладі ми використовуємо поле з Приймача даних "Результат виконання".
- Операція – у цьому полі необхідно вибрати дію, яка буде застосовуватись для конкретної умови. У цьому прикладі ми вибираємо "Дорівнює".
- Значення - у цьому полі необхідно вибрати "Успішно" якщо хочете, щоб умова виконувалася при успішному спрацюванні блоку Приймач даних, або виберіть "Неуспішно" якщо у блоці Приймач даних виникне помилка або з іншої причини дані не будуть передадані. В даному випадку ми обираємо "Неуспішно".

Також, ви можете додати додаткові умови за допомогою операторів "ТА", "АБО", якщо вам необхідно вказати кілька параметрів в одній умові. В даному випадку в цьому немає потреби, тому натискаємо "Продовжити".

На етапі Тест ви побачите Логічний результат = 1 - це означає, що налаштування дії Якщо на конкретну умову виконано.

Далі необхідно вказати, яку дію виконуватиме блок Логіка,
при виконанні певних умов, тобто який наступний алгоритм передачі даних і в яку систему.

У цьому прикладі ми використовуємо блок ПРИЙМАЧ ДАНИХ.

Усередині блоку Логіка підключаємо систему Приймача даних. Для цього клацаємо на "+" і зі списку вибираємо "ПРИЙМАЧ ДАНИХ".

Налаштування ПРИЙМАЧА Даних усередині блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ: Google Sheets додавання рядків

Виберіть систему в якості Приймача даних. У цьому прикладі ми використовуємо Google Sheets.

Далі, необхідно вказати дію "Додати РЯДОК".

Наступний крок - вибір акаунту Google Sheets, в якому буде відбуватися передача даних для додавання рядків при неуспішному оновленні рядка.

Виберіть зі списку "Активні акаунти" той самий акаунт Google Sheets, який був підключений до першого блоку Приймача даних для оновлення рядків.
Або ви можете підключити інший акаунт за потреби.

Вкажіть Файл (таблицю) та аркуш Google Sheets, до яких надсилаються дані.

Далі виберіть необхідні дані, які знаходяться в клітинах Google Sheets Джерела даних, клацніть за параметром і він буде призначений вибраному полю Google Sheets для додавання рядків. При виборі змінних ви зможете побачити, які дані є в полях Джерела даних.

Зверніть увагу, що ви можете використовувати не тільки змінні Джерела даних, але й прописані дані вручну.

Клацніть "Змінити та продовжити", коли закінчите роботу з призначенням полів.

Тепер ви бачите тестові дані, які будуть відправлені в Google Sheets для додавання нового рядка.

Якщо ви хочете відправити тестові дані до Google Sheets для того, щоб перевірити коректність налаштування, натисніть "Надіслати тестові дані в Google Sheets" і перевірте результат у вибраній таблиці та аркуші.

Якщо вас щось не влаштовує - натисніть "Редагувати" і поверніться на крок назад.

На цьому налаштування Приймача даних Google Sheets додавання рядків завершено!

В результаті ми маємо таку умову: При отриманні даних із системи Джерела даних ми передаємо дані в Google Sheets для оновлення рядка, Якщо рядок не оновлено, тобто, виникла помилка або з іншої причини оновлення не вдалося, то передаємо дані в Google Sheets для додавання рядка.

Тепер можна розпочати вибір інтервалу оновлення та увімкнення автооновлення.

Для цього натисніть "Увімкнути автооновлення".

На головному екрані клацніть на іконку шестерні, щоб вибрати необхідний інтервал оновлення або налаштуйте Запуск за розкладом.

Увага! Щоб Запуск за розкладом спрацював у вказаний час, необхідно, щоб інтервал між поточним часом та вказаним часом був більше 5 хвилин. Наприклад, ви вибираєте час 12:10 та поточний час 12:08 - у цьому випадку автооновлення з'єднання відбудеться о 12:10 наступного дня. Якщо ви вибираєте час 12:20 та поточний час 12:13 – автооновлення з'єднання спрацює сьогодні і далі щодня о 12:20.

Для того, щоб поточне з'єднання спрацьовувало після іншого з'єднання, поставте галочку "Оновлювати тільки після з'єднання" і вкажіть з'єднання, після якого спрацьовуватиме поточне з'єднання.

Щоб увімкнути автооновлення, переведіть повзунок у положення, як показано на малюнку.

Для того, щоб виконати примусове спрацювання з'єднання, клацніть по іконці у вигляді стрілки.

На цьому налаштування Google Sheets Оновити РЯДОК / Додати РЯДОК завершено! Бачите, як все просто!?

Тепер можете не турбуватися, далі ApiX-Drive зробить все самостійно!

Зверніть увагу! Це не весь функціонал Логіки Якщо/Тоді Ви можете використовувати параметр "Результат виконання" з блоку Логіка Якщо/Тоді для надсилання додаткового повідомлення в Телеграм або в поштовий сервіс, наприклад, в Gmail і бути в курсі помилок, які виникають в системі Приймача даних, якщо в ній не створилася/не додалася сутність.

Налаштування додаткового блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ

Для цього у з'єднанні необхідно додати ще один блок Логіка та зробити ще одне налаштування умови. Для цього клацаємо на "+" та зі списку вибираємо "ЛОГІКА".

Також для додавання та налаштування нових блоків необхідно вимкнути автооновлення з'єднання, повзунок повинен бути в сірому положенні.

У полі "Логічна дія" вибираємо дію "Якщо".
У полі "Ваш коментар" ви можете вказати додаткову інформацію або пояснення до конкретної умови для дії Якщо.

Далі необхідно зробити налаштування на конкретну умову, при виконанні якої відбуватиметься передача даних у блоці Логіка.
- Параметр - у цьому полі містяться всі поля з попередніх блоків Джерела та Приймача даних, які можна використовувати для налаштування умов. У нашому прикладі ми використовуємо поле з блоку Приймач даних Google Sheets додавання рядків - "Результат виконання".
- Операція – у цьому полі необхідно вибрати дію, яка буде застосовуватись для конкретної умови. У цьому прикладі ми вибираємо "Дорівнює".
- Значення - у цьому полі необхідно вибрати "Успішно" якщо хочете, щоб умова виконувалася при успішному спрацюванні блоку Приймач даних, або виберіть "Неуспішно" якщо у блоці Приймач даних виникне помилка або з іншої причини дані не будуть передані. В даному випадку ми обираємо "Неуспішно".

Також, ви можете додати додаткові умови, використовуючи оператори "ТА", "АБО". В даному випадку в цьому немає потреби, тому натискаємо "Продовжити".

На етапі Тест ви побачите Логічний результат = 1 - це означає, що налаштування дії Якщо на конкретну умову виконано.

Далі необхідно вказати, яку дію виконуватиме блок Логіка,
при виконанні певних умов, тобто який наступний алгоритм передачі даних і в яку систему.

У цьому прикладі ми використовуємо блок ПРИЙМАЧ ДАНИХ.

Усередині блоку Логіка підключаємо систему Приймача даних. Для цього клацаємо на "+" і зі списку вибираємо "ПРИЙМАЧ ДАНИХ".

Налаштування ПРИЙМАЧА Даних усередині додаткового блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ: Телеграм

Виберіть систему в якості Приймача даних. У цьому прикладі ми вибираємо Телеграм.

Далі необхідно вказати дію "Відправити повідомлення".
Ви зможете додати наш бот і отримувати від нього сповіщення про важливі події з інших систем у своєму Телеграмі або групі.

Наступний крок - вибір акаунту Телеграм, в який буде надсилатися повідомлення.
Якщо немає підключених акаунтів до системи ApiX-Drive - натисніть "Підключити акаунт".

У вікні вкажіть назву акаунту і клацніть "Продовжити".

Далі відкриється нове вікно, в якому потрібно скопіювати дані в поле "Рядок для підключення Телеграм-бота".
Після цього натисніть кнопку ApiX-Drive |Notifications| і натисніть Відкрити Телеграм, таким чином у вас автоматично відкриється програма Телеграм або ви можете не використовувати кнопку, а просто вручну перейдіть до програми Телеграм.

У програмі Телеграм у рядку пошуку введіть @apix_drive_bot .
Натисніть на профіль бота і натисніть "Розпочати". Якщо ви раніше підключали цього бота, то у вас буде кнопка "Перезапустити", натисніть її.

Надішліть повідомлення боту з рядком підключення, яке було скопійовано в системі ApiX-Drive.
Дочекайтеся повідомлення про успішне підключення до системи.
Після цього поверніться до системи ApiX-Drive та продовжіть налаштування.

Закрийте вікно підключення та виберіть підключений акаунт Телеграм, потім натисніть "Продовжити".

Тепер вам необхідно скласти повідомлення з даних, які будуть відправлятися в Телеграм-бот.
Щоб додати змінну, клацніть у полі "Повідомлення" і виберіть потрібну змінну зі списку. При необхідності ви можете написати дані вручну в рядок або побудувати повідомлення для зручності в стовпчик (для переходу на наступний рядок потрібно використовувати кнопку "Enter"), як показано в прикладі.

Також, в даному прикладі ми додамо в текст повідомлення інформацію про помилку, яка виникла в Приймачі даних та посилання на з'єднання, в якій була неуспішна передача даних, для цього призначимо поле "Помилки виконання" з блоку Приймач даних Google Sheets додавання рядків.
Зверніть увагу! Поле "Помилки виконання" на етапі Тест буде порожнім, оскільки воно заповнюється тільки при запущеному автооновленні з'єднання і якщо система Приймача даних містила текст помилки.

Щоб отримати посилання на з'єднання, увійдіть у з'єднання і скопіюйте частину посилання на з'єднання з адресного рядка, як показано на скріншоті:

Коли повідомлення буде сформовано, натисніть "Змінити та продовжити".

Тепер ви бачите тестові дані як виглядатиме ваше повідомлення.
Натисніть "Надіслати тестові дані в Телеграм" і перевірте повідомлення у Телеграм-боті.
Якщо вас все влаштовує - натисніть "Продовжити" і знову увімкніть автооновлення з'єднання.

На цьому налаштування Приймача даних Телеграм завершено!

В результаті ми маємо таку умову: При отриманні даних із системи Джерела даних ми передаємо дані в Google Sheets для оновлення рядка, Якщо рядок не оновлено, тобто, виникла помилка або з іншої причини оновлення не вдалося, то передаємо дані в Google Sheets для додавання рядка. У тому випадку, якщо рядок не буде додано до Google Sheets через виникнення помилки або з іншої причини не вдасться додати рядок, то відправляємо повідомлення до підключеного бота Телеграм з даними з Джерела даних, а також з інформацією про помилку в Приймачі даних Google Sheets додавання рядків по поточному з'єднанню.