AirTable Оновити РЯДОК / Додати РЯДОК

Інтеграція дозволить вам реалізувати сценарій оновлення рядка, а у разі виникнення помилки, ґрунтуючись на конкретних умовах, додавання нових рядків в AirTable на основі даних з інших систем, а також за допомогою блоку Логіка Якщо/Тоді ви можете надсилати повідомлення про помилки в Телеграм або на пошту, наприклад, Gmail. Це дозволить отримувати в Джерелі даних поля з даними та проводити оновлення/додавання рядків в AirTable за заданими значеннями та передавати дані в інші системи. Так ви зможете максимально ефективно автоматизувати процес оновлення /додавання рядків та обробки даних за допомогою різних сервісів, які використовуєте.

Давайте пройдемо весь етап налаштування AirTable Оновити РЯДОК / Додати РЯДОК з використанням Логіки Якщо/Тоді разом.

Навігація:

Підключення Google Sheets як Джерела даних:
1. Які дані можна отримати з Google Sheets?
2. Як підключити акаунт Google Sheets до ApiX-Drive?
3. Вибір таблиці та аркуша, з якого вивантажуватимуться рядки.
4 . Приклад даних по одному з рядків у таблиці .

Підключення AirTable як Приймач даних для оновлення рядків:
1. Що робитиме інтеграція з AirTable?
2. Як підключити акаунт AirTable до ApiX-Drive?
3. Як налаштувати у вибраній дії оновлення рядків в AirTable?
4. Приклад даних, які будуть оновлені у вашому AirTable.

Налаштування блоку Логіка Якщо / Те - AirTable для додавання рядків :
1. Яку логічну дію виконуватиме блок Логіка?
2. Як налаштувати певну умову для обраної дії?
3. Як додати приймач даних всередині блоку Логіка?
4. Що робитиме інтеграція з AirTable?
5. Як підключити аккаут AirTable у блоці Логіка?
6. Як налаштувати у вибраній дії передачу даних в AirTable?
7. Приклад даних, які будуть надіслані у ваш AirTable.
8. Автооновлення та інтервал спрацьовування з'єднання.

Відповіді на питання, що часто ставляться:
1. Як налаштувати Логіку виходячи з результату передачі даних системи Приймач даних, якщо умова результату виконання Успішно чи Неуспішно?
2. Яким буде підсумковий результат за заданою умовою?

Налаштування додаткового блоку Логіка Якщо/Тоді - Телеграм:
1. Яку логічну дію виконуватиме додатковий блок Логіка?
2. Як налаштувати певну умову для обраної дії?
3. Як додати приймач даних всередині блоку Логіка?
4. Що робитиме інтеграція з Телеграм?
5. Як підключити аккаут Телеграм у блоці Логіка?
6. Як налаштувати у вибраній дії передачу даних у Телеграм?
7. Приклад даних, які будуть надіслані до вашого Телеграму.

Налаштування ДЖЕРЕЛА Даних: Google Sheets

Для початку необхідно створити новий зв'язок, клацніть "Створити зв'язок".

Виберіть систему як Джерело даних. У цьому випадку необхідно вказати Google Sheets.

Далі, необхідно вказати дію "Завантажити РЯДКИ (нові)".

Наступний крок - вибір акаунту Google Sheets, з якого відбуватиметься вивантаження даних.
Якщо немає підключених акаунтів до системи, клацніть "Підключити акаунт".

Виберіть який акаунт ви хочете підключити до ApiX-Drive.

Дайте дозвіл ApiX-Drive на роботу з цим акаунтом.

Натисніть Вибрати таблицю та виберіть таблицю, з якої хочете отримувати дані, натисніть Select після вибору.

Коли підключений акаунт з'явиться у списку активних акаунтів, виберіть його для подальшої роботи.

Увага! Якщо ваш акаунт знаходиться у списку "неактивні акаунти" перевірте свій доступ до цього акаунту!

Далі вкажіть аркуш Google Sheets, де розташовані необхідні дані у вибраній таблиці. За потреби ви можете змінити Таблицю (Файл).

Якщо потрібно, ви можете налаштувати Фільтр даних, або клацнути "Продовжити", щоб пропустити цей крок.

Щоб дізнатися, як налаштовується Фільтр даних, перейдіть за посиланням: https://apix-drive.com/ua/help/filtr-danyh

Дані в таблиці Google Sheets по одному з рядків.

Тепер ви можете побачити тестові дані в ApiX-Drive по одному з рядків у таблиці Google Sheets.

Якщо ви хочете оновити тестові дані, натисніть "Завантажити тестові дані з Google Sheets".

Якщо ви хочете змінити налаштування - натисніть "Редагувати" і ви повернетеся на крок назад.

На цьому налаштування Джерела даних завершено!

Тепер підключаємо блок Приймач даних. Для цього клацаємо на "+" і зі списку вибираємо "ПРИЙМАЧ ДАНИХ".

Налаштування ПРИЙМАЧА Даних: AirTable оновлення рядків

Виберіть систему як Приймач даних. У цьому випадку необхідно вказати AirTable.

Далі, необхідно вказати дію "Оновити РЯДОК ".

Наступний крок - вибір акаунту AirTable, в якому будуть оновлюватися рядки.

Якщо немає підключених акаунтів до системи ApiX-Drive, клацніть "Підключити акаунт".

Введіть E-mail та Пароль від вашого акаунту AirTable.

Дайте дозвіл ApiX-Drive на роботу з цим акаунтом. Для цього натисніть "Add a base", потім виберіть "All current and future bases in all current and future workspaces".

Коли підключений акаунт відобразився у списку активних записів, виберіть акаунту для подальшої роботи.

Увага! Якщо ваш акаунт знаходиться у списку "неактивні акаунти" перевірте свій доступ до цього акаунту!

Вкажіть базу даних та таблицю AirTable, в яких оновлюватимуться дані.

Далі необхідно вказати стовпчик для пошуку. Це колонка, по якій відбуватиметься пошук існуючого рядка в AirTable для оновлення. Якщо знайдено збіг, то відбудеться оновлення рядка.

Далі, необхідно вказати "Тип пошуку", на випадок, якщо в результаті пошуку буде знайдено більше одного рядка з однаковими значеннями.

У полі "Що шукати" необхідно вказати змінну з Джерела даних, в якій знаходяться дані для пошуку, тобто змінну, з якою порівнюватиметься колонка в Приймачі даних. Якщо знайдено збіг, то відбудеться оновлення рядка.

Далі, необхідно вказати в які колонки таблиці та які дані ви хочете додавати під час оновлення.

Для оновлення даних рядків необхідно призначити змінні, які знаходяться в клітинах Google Sheets з полями AirTable, для цього натисніть на параметр і він буде призначений вибраному полю AirTable. При виборі змінних ви зможете побачити, які дані є в полях Google Sheets.

Зверніть увагу, що ви можете використовувати не тільки змінні Джерела даних, але й прописані дані вручну.

Клацніть "Продовжити", коли закінчите роботу з призначенням полів.

Тепер ви можете побачити тестові дані, які будуть надіслані AirTable для оновлення рядків.

Клацніть "Надіслати тестові дані в AirTable" і перевірте базу даних та таблицю в AirTable.

Якщо вас щось не влаштовує - натисніть "Редагувати" і поверніться на крок назад.

Зверніть увагу! У системах Приймача даних додано два додаткові поля: "Помилки виконання" та "Результат виконання", які можна використовувати в блоці Логіка для умов. У прикладі ми будемо використовувати ці поля.

1. Помилки виконання - при призначенні даного поля, поле міститиме інформацію про помилку, якщо вона виникне в системі Приймача даних. Якщо помилки не буде і передача даних буде успішною, то це поле залишиться порожнім.
2. Результат виконання - при виконанні умов дане поле повертатиме логічне значення, 1 або 0, де:
   1 - означає, що передача даних у блоці Приймач даних була успішною (наприклад: успішно додали новий рядок у Google Sheets, створили або оновили лід/контакт/угоду в СРМ системі або відправили повідомлення в Телеграм)
   0 - означає, що передача даних у блоці Приймач даних не виконалася, тобто була неуспішною (наприклад: виникла помилка, не знайшли контакт для оновлення, не був створений лід/угода/контакт у СРМ системі, не відправили повідомлення/лист)
   

На цьому налаштування Приймача даних AirTable для оновлення рядка завершено!

Тепер підключаємо блок Логіка. Для цього клацаємо на "+" і зі списку вибираємо "ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ".

Налаштування блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ

У полі "Логічна дія" вибираємо дію "Якщо".
У полі "Ваш коментар" ви можете вказати додаткову інформацію або пояснення до конкретної умови для дії Якщо.

Далі необхідно зробити налаштування на конкретну умову, при виконанні якої відбуватиметься передача даних у блоці Логіка.
- Параметр - у цьому полі містяться всі поля з попередніх блоків Джерело та Приймач даних, які можна використовувати для налаштування умов. У нашому прикладі ми використовуємо поле з Приймача даних "Результат виконання".
- Операція – у цьому полі необхідно вибрати дію, яка буде застосовуватись для конкретної умови. У цьому прикладі ми вибираємо "Дорівнює".
- Значення - у цьому полі необхідно вибрати "Успішно" якщо хочете, щоб умова виконувалася при успішному спрацюванні блоку Приймач даних, або виберіть "Неуспішно" якщо у блоці Приймач даних виникне помилка або з іншої причини дані не передадуть. В даному випадку ми обираємо "Неуспішно".

Також, ви можете додати додаткові умови за допомогою операторів "ТА", "АБО", якщо вам необхідно вказати кілька параметрів в одній умові. В даному випадку в цьому немає необхідності, тому клацаємо "Продовжити".

На етапі Тест ви побачите Логічний результат = 1 - це означає, що налаштування дії, якщо на конкретну умову виконано.

Далі необхідно вказати, яку дію виконуватиме блок Логіка,
при виконанні певних умов, тобто який наступний алгоритм передачі даних і в яку систему.

У цьому прикладі ми використовуємо блок ПРИЙМАЧ ДАНИХ.

Усередині блоку Логіка підключаємо систему Приймача даних. Для цього клацаємо на "+" і зі списку вибираємо "ПРИЙМАЧ ДАНИХ".

Налаштування ПРИЙМАЧА Даних усередині блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ: AirTable додавання рядків

Виберіть систему як Приймач даних. У цьому прикладі ми використовуємо AirTable.

Далі, необхідно вказати дію "Додати РЯДОК ".

Наступний крок - вибір акаунту AirTable, у якому відбуватиметься передача даних для додавання рядків при неуспішному оновленні рядка.

Виберіть зі списку "активні акаунти" той же акаунт AirTable, який був підключений до першого блоку Приймач даних для оновлення рядків.

Виберіть базу даних та таблицю AirTable, до яких надсилаються дані.

Далі виберіть необхідні дані, які знаходяться в клітинах Google Sheets, клацніть за параметром і він буде призначений вибраному полю AirTable для додавання рядків. При виборі змінних ви зможете побачити, які дані є в полях Google Sheets.

Зверніть увагу, що ви можете використовувати не тільки змінні Google Sheets, але й прописані дані вручну.

Клацніть "Змінити та продовжити", коли закінчите роботу з призначенням полів.

Тепер ви бачите тестові дані, які будуть відправлені в AirTable для додавання нового рядка.

Якщо ви хочете відправити тестові дані в AirTable для того, щоб перевірити коректність налаштування, клацніть "Надіслати тестові дані в AirTable" і перевірити результат у вибраній базі та таблиці.

Якщо вас щось не влаштовує - натисніть "Редагувати" і поверніться на крок назад.

На цьому налаштування Приймача даних AirTable додавання рядків завершено!

В результаті ми маємо таку умову: При отриманні даних із системи Джерела даних ми передаємо дані в AirTable для оновлення рядка, Якщо рядок не оновлено, тобто виникла помилка або з іншої причини оновлення не вдалося, то передаємо дані в AirTable для додавання рядка.

Тепер можна розпочати вибір інтервалу оновлення та увімкнення автооновлення.

Для цього клацніть "Увімкнути автооновлення".

На головному екрані клацніть на іконку шестерні, щоб вибрати необхідний інтервал оновлення або налаштуйте Запуск за розкладом. Щоб запускати зв'язок за часом, виберіть Запуск за розкладом та вкажіть бажаний час спрацювання оновлення з'єднання або додайте відразу кілька варіантів часу, коли потрібно, щоб спрацював зв'язок.

Увага! Щоб Запуск за розкладом спрацював у вказаний час, необхідно, щоб інтервал між поточним часом та вказаним часом був більше 5 хвилин. Наприклад, ви вибираєте час 12:10 та поточний час 12:08 - у цьому випадку автооновлення з'єднання відбудеться о 12:10 наступного дня. Якщо ви вибираєте час 12:20 та поточний час 12:13 – автооновлення з'єднання спрацює сьогодні і далі щодня о 12:20.

Для того, щоб поточний зв'язок спрацьовував після іншого з'єднання, поставте галочку "Оновлювати тільки після з'єднання" і вкажіть зв'язок, після якого спрацьовуватиме поточний зв'язок.

Щоб увімкнути автооновлення, переведіть повзунок у положення, як показано на малюнку.

Для того, щоб виконати примусове спрацювання з'єднання, клацніть по іконці у вигляді стрілки.

На цьому налаштування AirTable Оновити РЯДОК / Додати РЯДОК завершено! Бачите, як все просто!?

Тепер можете не турбуватися, далі ApiX-Drive зробить все самостійно!

Зверніть увагу! Це не весь функціонал Логіки Якщо/Те. Ви можете використовувати параметр "Результат виконання" з блоку Логіка Якщо/Тоді для надсилання додаткового повідомлення в Телеграм або в поштовий сервіс, наприклад, у Gmail і бути в курсі помилок, які виникають в системі Приймач даних, якщо в ній не створилася/не додалася сутність.

Налаштування додаткового блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ

Для цього у з'єднання необхідно додати ще один блок Логіка та зробити ще одне налаштування умови. Для цього клацаємо на "+" та зі списку вибираємо "ЛОГІКА".

Також для додавання та налаштування нових блоків необхідно вимкнути автооновлення з'єднання, повзунок повинен бути в сірому положенні.

У полі "Логічна дія" вибираємо дію "Якщо".
У полі "Ваш коментар" ви можете вказати додаткову інформацію або пояснення до конкретної умови для дії Якщо.

Далі необхідно зробити налаштування на конкретну умову, при виконанні якої відбуватиметься передача даних у блоці Логіка.
- Параметр - у цьому полі містяться всі поля з попередніх блоків Джерело та Приймач даних, які можна використовувати для налаштування умов. У нашому прикладі ми використовуємо поле з блоку Приймача даних AirTable додавання рядків - "Результат виконання".
- Операція – у цьому полі необхідно вибрати дію, яка буде застосовуватись для конкретної умови. У цьому прикладі ми вибираємо "Дорівнює".
- Значення - у цьому полі необхідно вибрати "Успішно" якщо хочете, щоб умова виконувалася при успішному спрацюванні блоку Приймач даних, або виберіть "Неуспішно" якщо у блоці Приймач даних виникне помилка або з іншої причини дані не передадуть. В даному випадку ми обираємо "Неуспішно".

Також, ви можете додати додаткові умови, використовуючи оператори "ТА", "АБО". В даному випадку в цьому немає необхідності, тому клацаємо "Продовжити".

На етапі Тест ви побачите Логічний результат = 1 - це означає, що налаштування дії, якщо на конкретну умову виконано.

Далі необхідно вказати, яку дію виконуватиме блок Логіка,
при виконанні певних умов, тобто який наступний алгоритм передачі даних і в яку систему.

У цьому прикладі ми використовуємо блок ПРИЙМАЧ ДАНИХ.

Усередині блоку Логіка підключаємо систему Приймача даних. Для цього клацаємо на "+" і зі списку вибираємо "ПРИЙМАЧ ДАНИХ".

Налаштування ПРИЙМАЧА Даних усередині додаткового блоку ЛОГІКА ЯКЩО/ТОДІ: Телеграм

Виберіть систему як Приймач даних. У цьому прикладі ми обираємо Телеграм.

Далі необхідно вказати дію "Відправити повідомлення".
Ви зможете додати наш бот і отримувати від нього сповіщення про важливі події з інших систем у своєму Телеграмі або групі.

Наступний крок - вибір акаунту Телеграм, в який буде надсилатися повідомлення.
Якщо немає підключених акаунтів до системи ApiX-Drive - натисніть "Підключити акаунт".

У вікні вкажіть назву акаунту і клацніть "Продовжити".

Далі відкриється нове вікно, в якому потрібно скопіювати дані в поле "Рядок для підключення Телеграм-бота".
Після цього натисніть кнопку ApiX-Drive |Notifications| і натисніть Відкрити Телеграм, таким чином у вас автоматично відкриється програма Телеграм або ви можете не використовувати кнопку, а просто вручну перейдіть до програми Телеграм.

У програмі Телеграм у рядку пошуку введіть @apix_drive_bot .
Натисніть на профіль бота і натисніть "Розпочати". Якщо ви раніше цього бота підключали, то у вас буде кнопка "Перезапустити", натисніть її.

Надішліть повідомлення боту з рядком підключення, яке було скопійовано в системі ApiX-Drive.
Дочекайтеся повідомлення про успішне підключення до системи.
Після цього поверніться до системи ApiX-Drive та продовжіть налаштування.

Закрийте вікно підключення та виберіть підключений акаунт Телеграм, потім клацніть "Продовжити".

Тепер вам необхідно скласти повідомлення з даних, які будуть відправлятися в Телеграм-бот.
Щоб додати змінну, клацніть у полі "Повідомлення" і виберіть потрібну змінну зі списку. При необхідності ви можете написати дані вручну в рядок або побудувати повідомлення для зручності в стовпчик (для переходу на наступний рядок потрібно використовувати кнопку "Enter"), як показано в прикладі.

Також, в даному прикладі ми додамо в текст повідомлення інформацію про помилку, яка виникла в Приймачі даних та посилання на зв'язок , в якій була неуспішна передача даних, для цього призначимо поле "Помилки виконання" з блоку Приймач даних AirTable додавання рядків.
Зверніть увагу! Поле "Помилки виконання" на етапі Тест буде порожнім, оскільки воно заповнюється тільки при запущеному автооновленні з'єднання і якщо система Приймача даних містила текст помилки.

Щоб отримати посилання на зв'язок , увійдіть у зв'язок і скопіюйте частину посилання на зв'язок з адресного рядка, як показано на скріншоті:

Коли повідомлення буде сформовано, натисніть "Змінити та продовжити".

Тепер ви бачите тестові дані як виглядатиме ваше повідомлення.
Клацніть "Надіслати тестові дані до Телеграм" і перевірте повідомлення у Телеграм-боті.
Якщо вас все влаштовує - натисніть "Продовжити" і знову увімкніть автооновлення з'єднання.

На цьому налаштування Приймача даних Телеграм завершено!

В результаті ми маємо таку умову: При отриманні даних із системи Джерела даних ми передаємо дані в AirTable для оновлення рядка, Якщо рядок не оновлено, тобто виникла помилка або з іншої причини оновлення не вдалося, то передаємо дані в AirTable для додавання рядка. Якщо рядок не буде доданий в AirTable через виникнення помилки або з іншої причини не вдасться додати рядок , то відправляємо повідомлення в підключений бот Телеграм з даними з Джерела даних, а також з інформацією про помилку в Приймачі даних AirTable додавання рядків по поточному з'єднанні.