Юзкейс: Подключение Google Drive к таск-менеджеру

Автоматизированная связь между облаком и таск-менеджером полезна для любых процессов, от копирайтинга до аналитики, ведь ручные оповещения в чатах часто тормозят работу. Например, в маркетинг-командах операторы или видеографы регулярно загружают материалы на Google Drive, но забывают своевременно отчитаться. Руководитель не может ежечасно проверять хранилище, поэтому задачи для SMM-специалистов или других коллег создаются с задержками.

Решение состоит в автоматизации постановки задач. Интеграция Google Drive с Trello, ClickUp или Asana обеспечивает автоматическое создание тасков со ссылкой на файлы после их появления в хранилище. Сейчас мы расскажем, как быстро настроить этот процесс с помощью no-code коннектора ApiX-Drive.

Когда информация о появлении новых файлов в облачном хранилище не передается в таск-менеджер автоматически, сотрудники вынуждены обеспечивать всю эту логистику самостоятельно. Это гарантированно приводит к постоянным отвлечениям, излишним затратам времени и негативно влияет на стабильность рабочих процессов.

Вот как это выглядит изнутри. Чтобы видеограф или SMM-специалист вовремя получили снятые ролики, нужно либо регулярно спрашивать у оператора о готовности материалов, либо самостоятельно мониторить соответствующую папку в Google Drive. И это еще не всё.

Заметив новые файлы, нужно скопировать ссылки на них, зайти в таск-менеджер и вручную сделать карточки с заданием для SMM-специалиста или монтажера. На первый взгляд ничего сложного. Так и есть, но эта цепочка несложных операций незаметно отнимает целые часы рабочего времени, которые руководитель или контент-менеджер мог бы потратить на разработку новых креативов, аналитические или стратегические задачи.

Основная причина критических задержек — наличие человека в этой схеме. Если видеограф забыл известить о готовности промо-ролика, а контент-менеджер из-за этого не поставил вовремя задачу SMM-специалисту, рабочий процесс тормозится. Готовый видеоконтент часами лежит в облаке, а SMM-специалист зависает в режиме ожидания, потому что даже не подозревает, что материалы уже готовы. Решение этой проблемы простое — внедрение автоматизации.

Интеграция Google Drive и таск-менеджера (например, Trello, ClickUp или Asana) дает гораздо больше, чем просто информирование о готовности видеоконтента. Она полностью автоматизирует весь операционный цикл: от мониторинга хранилища до выдачи задания ответственному специалисту. Рассмотрим, как это происходит на примере двух распространенных сценариев:

Для интеграции Google Drive и менеджера задач мы рекомендуем воспользоваться no-code коннектором ApiX-Drive. Он очень user-friendly, поэтому позволяет сделать это легко и быстро даже тем, у кого нет специальных технических навыков. Базовых умений работы с ПК вполне достаточно.

При настройке интеграции в ApiX-Drive следует правильно указать триггер.

Действие «УВЕДОМЛЕНИЕ о файле (новый)». Подходит для сценариев, когда видеограф загружает в хранилище видеофайл как самостоятельный готовый проект — например, смонтированный рекламный ролик. В таком случае на один файл создается одна задача.

Действие «УВЕДОМЛЕНИЕ о папке (новая)». Подходит для сценариев, когда оператор загружает в хранилище серию отснятых видеосюжетов, с которых будет собираться ролик. Материалы под каждый проект загружаются на диск отдельной папкой, поэтому здесь имеет смысл настроить отслеживание новых директорий. Когда коннектор фиксирует событие, монтажер получает задачу в ClickUp, Trello, Asana и т.д.

Для задачи можно настроить название, описание, а также добавить активную ссылку на папку с новыми видео.

Чтобы интеграция прошла максимально быстро и корректно, желательно заранее подготовить базу:

Процесс настройки интеграции Google Drive с Trello/ClickUp/Asana длится не больше 10 минут. Алгоритм действий состоит из 3 последовательных этапов:

Настройка источника (Google Drive). Пользователю необходимо авторизоваться в своем аккаунте Google, предоставить коннектору необходимые доступы, выбрать нужный триггер и протестировать, правильно ли считываются данные по файлу или папке.

Настройка приемника (таск-менеджер). На этом этапе следует подключить таск-менеджер, выбрать рабочий проект и согласовать поля для корректного трансфера данных (например, название файла должно стоять в заголовке задания, а ссылка на него — в описании).

Тестирование и активация автообновления. После завершения настройки источника и приемника нужно произвести тестовую отправку данных и проверить результат. Если замечаний нет, следует включить автообновление связи, выбрав оптимальный интервал, с которым оно будет происходить.

После запуска интеграции задачи в таск-менеджере будут появляться автоматически.

Интеграция Google Drive с ClickUp, Trello, Asana или другим таск-менеджером позволяет избавиться от необходимости постоянно мониторить хранилище, а также ряда ручных рутинных операций. Автоматизированное создание задач может освободить руководителю отдела или контент-менеджеру ориентировочно от 5 до 10 рабочих часов в неделю.

Никакой файл больше не забывается, оператор и видеограф освобождаются от необходимости вручную отчитываться о проделанной работе и больше не отвлекаются от творчества. В результате взаимодействие между членами команды улучшается, производство видеопродукта ускоряется, а связанные с ним рабочие процессы становятся более упорядоченными и управляемыми.

Справки по реализации кейса:

Другие кейсы внедрения автоматизации: