Как автоматизировать обработку вложений из Gmail

Скорость обработки и передачи информации — один из ключевых факторов, оказывающих непосредственное влияние на конкурентоспособность компании. Менеджеры, конечно, это понимают, но до сих пор тратят до 30% рабочего времени на примитивные операции: загрузку файлов из почты, переименование документов, создание папок в облачных хранилищах и копирование данных в отчетные таблицы.

Когда количество входящих сообщений увеличивается, начинаются проблемы: файлы теряются, сообщения пропускаются, а сроки выполнения проектов срываются. В этом кейсе мы расскажем, почему и для кого важна автоматизация обработки вложений и покажем, как построить систему обработки файлов, которая работает полностью автономно и превращает хаотический поток писем в упорядоченную базу данных.

Рассмотрим типичную ситуацию на примере диджитал-агентства или студии креатива. Коллектив начинает работать над новым проектом. Это может быть продвижение новой торговой марки в интернете или вывод на рынок нового бизнеса.

Менеджер проекта ежедневно получает в Gmail десятки брифов, вариантов логотипов и технических задач. Все это ему нужно скачать, не перепутать и передать, например, в дизайнерский отдел или отдельным специалистам в рабочий чат, а еще записать себе в отчетную таблицу, что именно, когда и от кого получил.

Без автоматизации передачи вложений менеджеру приходится дополнительно выполнять роль «почтальона»:

Временные затраты на эту цепочку механических действий составляют от 5 до 10 минут на одно письмо. При интенсивном потоке писем менеджер вынужден в течение около трети своего рабочего дня заниматься управлением файлами – пересылкой их из одного сервиса в другой. В результате происходит недопустимое смещение фокуса со стратегических задач и коммуникации на примитивные действия.

Продолжать делать это в 2020-е годы – все равно что добывать огонь огнивом или пользоваться счетами вместо калькулятора. Не стоит ждать падения производительности, KPI и других жизненно важных для компании показателей, с которыми вы столкнетесь, если в организации процессов ничего не поменяется. Чтобы избежать этого, рутину обязательно нужно автоматизировать.

Автоматизация осуществляется на базе нашей платформы ApiX-Drive, которая позволяет настроить автоматическую передачу данных между сервисами без написания кода. Логика интеграции базируется на последовательном выполнении действий в четырех системах: Gmail, Box, Telegram и Google Sheets.

После того как клиент отсылает файл с ТЗ или брифом, он оперативно оказывается в сервисе Box. Примерно через минуту команда специалистов уже видит файл в рабочем чате в Telegram, а в Google Sheets автоматически появляется строка «Новое ТЗ» с датой, именем отправителя (клиента) и другой доступной информацией.

ApiX-Drive автоматически проверяет ящик со входящими письмами с заданным временным интервалом. Как только там появляется новое письмо с вложением, срабатывает триггер. Коннектор загружает файл из письма для его дальнейшей обработки.

После того как коннектор получил файл-вложение из письма, он передает его в облачное хранилище Box. Это позволяет эффективно сохранять файлы и управлять ими. Результат – структурированный архив, доступ к которому имеет вся команда с любого устройства.

На этом этапе можно использовать облачное хранилище Dropbox. В ближайшее время будет готова интеграция с Google Drive.

Автоматизированная система посылает документ непосредственно в Telegram-бот или групповой чат команды специалистов. Таким образом, они оперативно узнают о наличии нового ТЗ и сразу получают его «лично в руки». Важно, что они видят не просто текстовое сообщение вроде «Вам поступило новое ТЗ», а именно файл (документ). Интеграция Gmail и Telegram очень удобна для бизнеса, поскольку избавляет специалистов от необходимости ежеминутно проверять почту.

Финальный этап – автоматическая запись в таблицу Google. В нее вносятся метаданные: дата получения вложения, email и имя отправителя, название файла и т.д. Так, без участия человека, система создает идеальную базу для дальнейшего анализа и своевременного контроля выполнения работ.

Автоматизация обработки вложений создает не только удобство, но и прямые экономические выгоды. Ниже — расчеты, основанные на средних показателях компаний, внедривших такую модель организации операционных процессов.

Построение маршрута Gmail -> Box -> Telegram -> Google Sheets – беспроигрышная инвестиция в стабильность бизнес-процессов. Благодаря ApiX-Drive настройка автоматизации документооборота занимает не более 15–20 минут и не требует помощи программистов. Это позволяет команде сосредоточиться на том, что действительно приносит прибыль, делегировав рутинную техническую обработку файлов автоматизированным алгоритмам. Отсутствие потребности в ручном копировании, загрузке и переносе файлов в несколько сервисов дает существенную экономию времени, повышает общий комфорт работы и устойчивость бизнеса к высоким нагрузкам.

Полезные материалы: