Автоматизированный онбординг новых сотрудников

Появление в компании новых сотрудников создает дополнительную нагрузку на HR-процессы. Нужно оформить их, организовать знакомство с руководством и обеспечить учебными материалами. Если адаптация новичков осуществляется в ручном режиме, потребуется больше времени, чтобы полноценно войти в рабочий процесс. В этом кейсе мы расскажем, как автоматизировать онбординг с помощью интеграции Tally, Google Calendar и Gmail.

Первые дни после приема на работу определяют, насколько быстро новые сотрудники поймут, как построены внутренние процессы, и включатся в них. Если внутри компании есть проблемы с коммуникацией, встреча с руководителем откладывается, а учебные материалы нужно искать самостоятельно, новичкам будет сложно разобраться, как организована их работа и с чего начинать.

Причиной хаоса является несистемность онбординга, связанная с многозадачностью HR-специалистов. При адаптации нового сотрудника им приходится вручную выполнять ряд задач:

Когда эти задачи выполняются вручную и разными HR-специалистами, между этапами взаимодействия могут возникать задержки. В результате адаптация нового сотрудника затягивается.

Избавиться от этих проблем можно, выстроив процесс, при котором каждый последующий этап запускается вовремя и, главное, автоматически. Речь идет о максимальной автоматизации начального онбординга. Реализовать его позволяет интеграция Tally, Google Calendar и Gmail.

Важно, что передача данных из одного сервиса в другой происходит в рамках единого сценария, запускаемого каждый раз после заполнения новой анкеты сотрудником.

В автоматизированном онбординге отправной точкой является платформа Tally. Специалисты, получившие оффер, заполняют форму, указывая необходимые данные. Отправка анкеты является триггером для коннектора ApiX-Drive, который замечает это событие и автоматически передает полученную из анкеты информацию по определенному маршруту.

На основе полученных из анкеты данных коннектор создает событие в Google Calendar. В календарь вносится встреча с ответственным менеджером или руководителем отдела. HR-специалисту больше не нужно создавать событие вручную.

После этого запускается финальный этап — приветствие и поддержка. Через Gmail новым сотрудникам автоматически отправляются письма, содержащие ссылку на пакет необходимых для обучения и быстрой адаптации материалов. Таким образом, после отправки анкеты работники автоматически получают необходимые для старта материалы, а HR-специалист может не тратить время на подготовку каждого сообщения.

Автоматизированный онбординг помогает ускорить отдельные этапы адаптации новых сотрудников. Они быстрее снабжаются учебными материалами, оперативно получают важную для работы информацию и понимание первых шагов на новой позиции. Им больше не приходится сталкиваться с задержками между отдельными этапами. Кроме того, четкая последовательность и быстрота взаимодействия создают положительное первое впечатление о компании.

HR-специалистов автоматизация освобождает от повторяющейся рутины и позволяет снизить потери времени. Если на ручное выполнение описанных в этом сценарии операций для одного сотрудника уходит примерно 15 минут, то на 10 новых сотрудников в месяц временные расходы составляют 2,5 часа, а на 20 — 5 часов. Расчет ориентировочный и зависит от особенностей конкретной должности.

Скорость адаптации новых сотрудников в компании напрямую зависит от того, насколько организованно проходят первые дни их работы. Если все этапы идут последовательно и без задержек, новичкам становится легче разобраться в рабочих процессах. Они быстрее понимают свое место и роль в коллективе и могут перейти к исполнению своих обязанностей. Интеграция Tally, Google Calendar и Gmail помогает построить целостный автоматизированный процесс онбординга.

Справки для реализации кейса:

Другие кейсы внедрения автоматизации: