01.09.2020
57

Что такое сервисы тайм-трекинга и для чего они нужны

Тайм-трекеры – это программы, предназначенные для подсчёта рабочего времени штатных или удаленных сотрудников, которое было затрачено на выполнение тех или иных задач. Таким образом, данные сервисы помогают контролировать продуктивность работников и отслеживать, насколько эффективно они проводят рабочее время. 

Функционал современных тайм-трекеров

Современные сервисы тайм-трекинга являются не просто таймерами, а имеют ряд дополнительных функций, повышающих их эффективность. К ним относятся:

  • Контроль посещаемых ресурсов и используемых программ. Функционал ПО способен отслеживать, какие веб-сайты и приложения были открыты на рабочем компьютере сотрудника и в течение какого времени.
  • Проверка продуктивности. Тайм-трекеры способны анализировать открытые сайты и приложения, оценивать уровень их продуктивности и составлять соответствующий рейтинг. Таким образом, можно контролировать – сколько времени сотрудник проводил за продуктивными сайтами и программами, а сколько за непродуктивными. 
  • Скриншоты рабочего стола. Некоторые сервисы тайм-трекинга способны делать скриншоты рабочего стола с заданной периодичностью, в том числе в скрытом от работника режиме. Такая опция является весьма эффективной мерой контроля, которая позволяет руководителю наглядно наблюдать за тем, чем заняты его подчинённые на рабочем месте.
  • Кейлоггер. Ещё одной полезной функцией ряда тайм-трекеров выступает кейлоггер – опция отслеживания нажатий кнопок на клавиатуре, а также контроля других устройств ввода (мыши, микрофона и т.д.). С её помощью можно осуществлять комплексный контроль персонала на рабочем месте – как офисном, так и удалённом.
  • Оплата труда. Некоторые тайм-трекеры способны фиксировать продуктивное время работы и соотносить его с заданным рейтом. Это позволяет им в автоматическом режиме подсчитывать зарплату сотрудников при почасовой оплате труда.

Тайм-трекеры будут полезны не только для руководства компании или проекта, но также для клиентов. С их помощью клиенты смогут наблюдать за ходом работы над поставленными ими задачами, отслеживать эффективность работников и понимать, за что именно они платят деньги. 

Какие проблемы могут возникнуть из-за внедрения тайм-трекеров в компании?

При всех своих широких способностях, сервисы учёта времени являются далеко не идеальными инструментами контроля сотрудников. Дело в том, что они подходят не ко всем специалистам, поэтому при их внедрении в компании или проекте могут возникнуть определённые проблемы. Рассмотрим самые распространённые из них:

Негибкость

Основной недостаток большинства тайм-трекеров – это отсутствие возможности гибко настроить их под разные задачи или профессии. Сервисы тайм-трекинга в их нынешнем виде идеально контролируют выполнение монотонных однообразных задач, но абсолютно бесполезны и даже вредны при любой творческой работе. 

Таким образом, тайм-трекеры станут неплохим решением для тех специалистов, результат работы которых можно подсчитать в количестве затраченных часов. Например, программистов, верстальщиков, системных администраторов или представителей других IT-профессий. С другой стороны, для дизайнеров, копирайтеров и прочих креативщиков тайм-трекер станет настоящим наказанием. Ведь правильные мысли и идеи приходят в голову в любое время, а не только при открытой программе Word или Photoshop.

Поэтому применять сервисы тайм-трекинга нужно избирательно и не для всех специалистов.

Токсичность

Обширный функционал современных тайм-трекеров может искусить руководство на введение тотального ежеминутного контроля сотрудников не только путём учёта их рабочего времени, но также путем тотального наблюдения. Безусловно, автоматически создаваемые скриншоты рабочего стола, кейлоггеры, запись разговоров и повсеместные веб-камеры способны обеспечить максимально эффективную слежку за сотрудниками, но также все эти меры сделают атмосферу в коллективе предельно токсичной.

В то время, когда большинство компаний стремится создать наиболее комфортные рабочие условия для их сотрудников, фанатичный контроль уже не кажется лучшим методом стимулирования продуктивности персонала. Весьма вероятно, что многие специалисты крайне негативно оценят идею введения тайм-трекинга с жёстким мониторингом и предпочтут уволиться.

Если вы хотите сделать процесс внедрения тайм-трекеров менее токсичным и болезненным, то мы рекомендуем не переусердствовать с мерами контроля. Например, из всех доступных функций сначала можно установить только опцию учёта времени с определённым интервалом активности, можно настроить программу на снятие не чётких, а размытых скриншотов и т.д.

ТОП-5 популярных тайм-трекеров

Далее мы расскажем вам о самых известных сервисах тайм-трекинга, к которым относятся:

Toggl

Важным преимуществом этого приложения является наличие полноценного бесплатного варианта с простым и удобным функционалом. Его интерфейс позволяет создавать проекты и задачи. Там же можно добавлять участников или распределять проекты/задачи между существующими участниками.

В Toggl можно устанавливать напоминания и отслеживать разные виды активности при помощи встроенных инструментов мониторинга. Есть опция быстрого поиска проектов и клиентов через систему тегов. Отдельно представлена подробная статистика с массой фильтров, можно формировать подробные отчеты с визуализацией и отправлять их клиентам.

Бесплатная версия Toggl оптимально подойдет для индивидуальных специалистов, а для командной работы понадобится платный тариф. Сервис доступен в виде веб-интерфейса, десктоп-, мобильного приложения и браузерного расширения, есть возможность его интеграции более чем со 100 сторонними системами.

Harvest

Сервис тайм-трекинга Harvest оптимально подходит как для команд или компаний, так и для индивидуальных специалистов. Он имеет подробный интерфейс с широким спектром функций, хотя некоторым он может показаться слишком сложным. Например, здесь присутствует деление на трекеры сотрудников и аккаунты администраторов.

Тайм-трекер Harvest имеет бесплатную версию, функционал которой ограничен двумя проектами. Легко интегрируется с рядом сторонних сервисов, что позволяет значительно расширить его возможности .

Важной особенностью трекера Harvest выступает опция создания счетов (в том числе и PayPal Business Payments) и мониторинга расходов, в том числе, она позволяет сканировать чеки. Также стоит отметить опцию формирования отчётности со встроенными напоминаниями.

Harvest доступен в виде настольного (Windows, Mac) и мобильного (iOS, Android) приложения, а также расширения для браузера. 

Worksection

Worksection – это сервис планирования и управления проектами, важной функцией которого является тайм-трекер. Он имеет весьма простой, но продвинутый функционал, который позволяет распределять задачи и проекты по сотрудникам, а также выписывать счета для клиентов.

Посредством Worksection можно отслеживать нагрузку и ROI сотрудников, как и маржинальность проектов, таймер показывает не только затраты рабочего времени отдельного специалиста, но и всей команды в целом. Для каждой из задач можно составлять описание, задавать дедлайн и приоритет, загружать чек-листы.

Worksection позволяет сотрудникам общаться и обмениваться файлами в интерфейсе сервиса, а руководителям – равномерно распределять нагрузку. Среди других важных опций представлена канбан-доска и подсчёт ROI проекта, а также подробная отчётность по проектам и задачам. Сервис доступен в виде веб-интерфейса и мобильного приложения, есть множество доступных интеграций.

Timely

Timely – это оригинальный трекер-календарь, который позволяет отслеживать время работы над разными задачами на удобной панели управления. Важной особенностью сервиса является функция автоматического тайм-трекинга, которая включается при любой активности пользователя. По завершению активности система сохраняет ее в календаре, присваивая соответствующий ей ярлык и тэги. 

Также здесь есть функция подсказок с возможностью самообучения при ручном вводе данных. Из недостатков системы стоит отметить отсутствие бесплатной версии, а ещё ориентир на многозадачность. Если специалист или команда сосредоточены на одном виде задач, то функционал Timely может показаться им ограниченным.

RescueTime

Это простое и удобное приложение для автоматического тайм-трекинга, работающее в фоновом режиме. Оно способно самостоятельно анализировать сайты и программы и помечать их как продуктивные или отвлекающие, а также другими обозначениями. Еще в его интерфейсе есть функции блокировки сайтов, ограничения времени работы или отдыха.

Бесплатная версия RescueTime позволяет отслеживать ограниченное число сайтов и приложений, в ней нет подробной отчётности. Сервис доступен в виде десктоп- и мобильного приложения, браузерного расширения. 

Расширяя возможности

Современные тайм-трекеры являются весьма полезными сервисами, которые могут заметно повысить продуктивность как фрилансеров, так и команд специалистов. Вместе с тем, их можно сделать более удобными и функциональными посредством интеграции с другими сервисами. 

Взаимодействие между тайм-трекингом и сторонними приложениями позволяет решать целый рад дополнительных задач. Например, наладив интеграцию со Slack, можно узнать сколько времени ваши сотрудники тратят на переговоры. Интеграция с Trello позволит лучше организовать учёт времени в этой системе. А настройка интеграции с Google Sheets позволит выгружать отчёты по работе сотрудников в виде электронных таблиц.

Многие системы тайм-трекинга уже имеют готовые интеграции, если же чего-то не хватает, то на помощь может прийти онлайн-коннектор приложений ApiX-Drive.