24.12.2020
485

Как синхронизировать несколько таблиц или листов в Google Sheets

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~6 мин

Все еще переносите данные вручную? Автоматизируйте процесс — сэкономьте свое время!

Зачем вообще синхронизировать таблицы

Табличная структура как нельзя лучше подходит для хранения и обработки данных. В ячейках удобно работать практически с чем-угодно, будь то финансовые показатели, контакты клиентов или статистика по посетителям сайтов. Неудивительно, что сервисы онлайн-таблиц вроде Google Sheets так популярны в бизнесе и многих других областях, завязанных на обработке информации.

Тем не менее при работе с таблицами приходится выполнять огромное количество однотипных действий. На поиск, копирование и вставку данных может уходить масса времени. Особенно, когда работа ведется с большим количеством таблиц.

Синхронизация позволит автоматизировать значительную часть рутины. Вы можете связать несколько таблиц или листов и настроить их так, чтобы робот передавал между ними необходимые данные вместо вас. Машина будет находить, копировать и вставлять числа или текст самостоятельно.

Допустим, у вас есть онлайн-магазин и все заказы добавляются в одну сводную таблицу. Для руководителя это удобно, поскольку можно наблюдать общую картину целиком. Но менеджерам по продажам проще работать только с теми категориями товаров, за которыми они закреплены. Поэтому разумно создать отдельную таблицу для каждого менеджера и копировать туда только необходимые ему данные. Вот тут-то вас может выручить автоматизация: робот справится с такой работой быстрее и дешевле, чем любой человек.

Как в этом поможет сервис ApiX-Drive

Чтобы синхронизировать таблицы, не нужно уметь программировать. Достаточно воспользоваться онлайн-коннектором ApiX-Drive. Это система, которая позволяет легко и быстро настраивать обмен данными между разными сервисами. В том числе ApiX-Drive поддерживает Google Sheets.

Коннектор способен автоматически передавать данные из выбранной в любую другую таблицу или множество таблиц. Или даже из выбранного листа в другие листы текущей таблицы. Работает это так: каждый раз, когда добавляется новая строка, робот копирует ее в указанные листы или таблицы.

Причем вы можете выбирать, какие именно данные передавать. Например, строку целиком, только ячейки из определенных столбцов или ячейки, которые содержат заданные ключевые слова.

Вдобавок ApiX-Drive умеет не только передавать данные, но и автоматически обрабатывать их на лету. Так, система может выполнять математические операции. Например, увеличивать цифры на заданное число или конвертировать валюты. Также коннектор способен форматировать передаваемые данные: менять регистр, удалять лишние символы и так далее. Так что информация попадает не просто в нужное место, но и в нужном виде.

Таким образом, ApiX-Drive — это простая, но в то же время функциональная система, которую можно настроить под самые разные нужды.

Как синхронизировать таблицы Google Sheets с помощью ApiX-Drive

Процесс синхронизации между двумя таблицами/листами проходит в несколько этапов. Сначала надо зарегистрироваться на сайте ApiX-Drive. Далее — подключить к нему сначала таблицу/лист-источник и выбрать подходящие настройки. Затем нужно сделать то же самое с таблицей/листом-приемником. После этого коннектор создаст между источником и приемником связь и вам останется только запустить процесс передачи данных.

При необходимости точно так же можно подключить к приемнику другие таблицы или листы, чтобы данные передавались в несколько приемников сразу.

1. Начните создание новой связи в ApiX-Drive

Зарегистрируйтесь на сайте коннектора и войдите в личный кабинет. Затем нажмите «Создать связь». 

Начинаем с настройки новой связи

2. Подключите и настройте источник данных

Выберите в качестве источника Google Sheets и пройдите все шаги настройки, которые отображаются на шкале сверху. В процессе нужно будет выбрать конкретную таблицу и лист, откуда коннектор будет копировать данные. Если вдруг у вас возникнут трудности, можете взглянуть на подробную инструкцию в справке ApiX-Drive.

Подключаем и настраиваем источник – Гугл Таблицы

Когда увидите надпись «Настройка Источника Данных успешно завершена», кликните «Начать настройку Приема Данных».

Начинаем приём данных из источника

3. Подключите и настройте приемник данных

Выберите в качестве приемника Google Sheets и завершите оставшиеся этапы настройки, которые перечислены сверху. От вас потребуется выбрать конкретную таблицу и лист, куда ApiX-Drive будет передавать данные. Если столкнетесь с трудностями, поможет подробная инструкция в справке.

Начинаем настройку приёмника данных – это тоже Гугл Таблицы

4. Запустите настроенную связь

Когда на экране появится надпись «Настройка Приема Данных успешно завершена», нажмите «Включить обновление», чтобы запустить связь.

Запуск уже готовой связи

Теперь кликните по шестеренке, выберите подходящий интервал, с которым будут передаваться данные, и нажмите «Сохранить».

Выбираем нужный интервал

Вот и все. ApiX-Drive будет копировать данные из выбранных таблицы и листа в другой лист этой же или отдельной таблицы — смотря какие настройки вы указали.

Для примера мы синхронизировали два листа одной таблицы. Данные передаются из листа «Все товары» в лист «Смартфоны». Причем в настройках мы включили фильтрацию: передаются только заказы по смартфонам.

Лист «Все товары» (источник)
Лист «Смартфоны» (приемник)

Кстати, настраивать фильтры можно не только при создании связей, но и в уже готовых интеграциях. Для этого нужно кликнуть на связь в личном кабинете и нажать «настроить фильтр» в блоке «Источник данных». В следующем окне вы сможете добавить новые условия фильтрации или отредактировать уже добавленные.

5. При необходимости добавьте другие приемники данных

Если нужно, чтобы ApiX-Drive передавал данные сразу в несколько листов одной или множества таблиц, можете добавить новые приемники. Для каждого из них необходимо настроить новую связь, то есть повторить пункты 1–4.

Еще не настроили синхронизацию? Регистрируйтесь на сайте ApiX-Drive и добавьте новую связь для своей таблицы. Это просто. Наш коннектор готов поработать на благо вашего бизнеса.

Читайте также о других интеграциях ApiX-Drive

1. Автоматизируем передачу лидов из «ВКонтакте» в любой сервис.

2. Подключаем Trello к Google Calendar и видим все дела в календаре.

3. Как сделать импорт расходов из Facebook в Google Analytics.

4. Получайте только нужные вам письма из Gmail — в мессенджере, CRM или другом сервисе.

5. Как автоматически передавать лиды из Facebook в AmoCRM.