13.01.2022
607

Как я настроил автозаполнение отчета, связав Trello и Google Sheets

Сергей Островский
Время прочтения: ~6 мин

Я работаю копирайтером и являюсь частью команды, создающей этот блог. Многие представители моей профессии трудятся удаленно. И я принадлежу именно к такому числу сотрудников. Учитывая отсутствие “офисного” взаимодействия с редакторами и другими коллегами, важным моментом становится определение четких узлов коммуникации и отчетности.

Содержание:
1. Задача: настроить экспорт задач из Trello в Google Sheets
2. Реализация: создаем интеграцию с помощью коннектора
3. Подключаем Trello
4. Подключаем Google-таблицу
5. Заключение

***

Задача: настроить экспорт задач из Trello в Google Sheets

Для месячного отчета существует Гугл-таблица со списком всех добавленных материалов. К этому документу имеет доступ главный редактор. После добавления статьи на сайт я делаю соответствующую запись в таблице.

Кроме того, для организации своей работы я использую доску Trello. Там устроено все предельно просто — колонка с идеями для материалов, колонка “в работе” и колонка “добавлено на сайт”. 

Почему бы не настроить автоматическое заполнение таблицы-отчета? Чтобы решить такую задачу, нужно обеспечить добавление строки в документ Google Sheets после перемещения карточки в колонку “добавлено на сайт”. Для этого используем онлайн-коннектор ApiX-Drive, с помощью которого можно без навыков программирования объединять различные сервисы. В нашем случае — Trello и Google Sheets.

Реализация: настраиваем автоматизацию с помощью коннектора

Чтобы воспользоваться интегратором ApiX-Drive, необходимо пройти короткую регистрацию или авторизоваться с помощью аккаунта Google или Facebook. Рабочее пространство онлайн-коннектора предельно простое и информативное. Создать и настроить связь можно без наличия специальных знаний и технической подготовки.

Подключаем Trello

Начнем процесс настройки интеграции — нажимаем кнопку “Создать связь”.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Создаем связь


Нам предстоит подключить к системе источник данных — доску Trello. Весь процесс состоит из семи шагов, которые графически представлены в главном окне. Большинство из этих этапов мы пройдем буквально за несколько секунд.

Шаг 1. Определяем систему-источник. Воспользуемся строкой поиска и найдем в перечне сервисов Trello. Выбираем нужный пункт и нажимаем кнопку “Продолжить”.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Выбираем источник данных


Шаг 2. Выбираем действие, которое будет отслеживать робот. Нам подходит пункт “Загрузить карточки (измененные)”.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Определяем действие


Шаг 3. Подключаем аккаунт Trello. Необходимо предоставить доступ системе ApiX-Drive к учетной записи Trello. Выбираем добавленный аккаунт и продолжаем настройку источника.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Подключаем аккаунт Trello


Шаг 4. Выбираем доску и список. Нас интересует колонка “добавлено на сайт”.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Выбираем доску и список


Шаг 5. Этап фильтрации данных мы пропускаем. Для нашей задачи этот функционал не нужен. На этапе тестирования необходимо удостовериться, что данные из Trello отправляются в систему. Информация появляется в виде таблички. Если этого не произошло, то нужно нажать на кнопку “Загрузить тестовые данные из Trello”.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Тест связи


На этом настройка источника данных закончена. Одна составная часть нашей интеграции успешно подключена.

Подключаем Google-таблицу

Процесс настройки приемника не слишком отличается от работы с источником.

Свяжите сервисы между собой без программистов за 5 минут!
Как настроить выгрузку заказов по статусу из Horoshop в виде лидов в Битрикс24?
Как настроить выгрузку заказов по статусу из Horoshop в виде лидов в Битрикс24?
Как настроить выгрузку данных из BotHelp в виде уведомлений в Телеграм?
Как настроить выгрузку данных из BotHelp в виде уведомлений в Телеграм?
Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Выбираем приемную систему


Шаг 2. Определяем действие — “Добавить новую строку”

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Определяем действие


Шаг 3. Подключаем аккаунт Google Sheets к системе или выбираем сохраненный ранее логин.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Подключаем аккаунт Google Sheets


Шаг 4. Выбираем таблицу с месячным отчетом и лист. Теперь нам надо определить, какая информация будет записываться в новую строку таблицы. В моем случае достаточно названия статьи и даты публикации. Для колонки A выбираем переменную с названием карточки, а для колонки B — переменную с датой. Переменные я взял из выпадающего списка, можно добавлять еще и свой текст.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Определяем содержимое ячеек


Шаг 5. Дальше нас ждет уже знакомый этап тестирования связи. И на этом настройка приемника окончена. Чтобы связь заработала, необходимо запустить автообновление.

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Включаем автообновление


Заключение

Менее чем за 10 минут я связал два сервиса — Trello и Google Sheets. Что получилось на выходе? Таблица с готовыми материалами будет заполняться автоматически. Когда я перемещу карточку с заданием в колонку “добавлено на сайт”, соответствующая запись появится в отчете. 

Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Действие в Trello
Настраиваем интеграцию Trello-Google Sheets для автоматического заполнения отчета | Результат в таблице


Важно помнить, что связь будет срабатывать на все изменения в списке “добавлено на сайт”. Если карточку переместить в другую колонку, а потом вернуть, появится еще одна строчка в таблице. Если добавить описание в задачу, которая уже находится в колонке “добавлено на сайт” и отмечена в таблице, связь также сработает. В моем случае это не критично. Я предельно редко изменяю статус или описание выполненной задачи. Но если все же возникают дубликаты, то проблему можно решить с помощью инструментов Google Sheets. Выделяем столбец с названиями статей и проходим по пути в меню: Данные —> Очистка данных —> Удалить повторы. 

Насколько полезной оказалась для меня настроенная интеграция? Конечно, автоматическое заполнение таблицы-отчета не привело к освобождению огромного временного ресурса. Однако экономия времени все же присутствует. Кроме того, исчезла одна из рутинных процедур, на которую уже нет необходимости переключать внимание. Также нивелируется человеческий фактор — теперь невозможно забыть вписать материал в отчет.

***

Поставленную задачу я решил с помощью нашего сервиса ApiX-Drive. При этом интеграция эффективно реализуется на бесплатном тарифе “Тест ДРАЙВ”. Представленный кейс — это лишь верхушка айсберга возможностей автоматизации. Сервис предлагает сотни готовых интеграций для решения самых различных задач.