С чего начать работу в Битрикс24: инструкция для новичков

Как быстро подготовить систему Битрикс24 к использованию? Рассказываем простым языком: от регистрации учетной записи до распределения прав доступа.

Содержание:
1. Регистрируемся в Битрикс24
2. Знакомимся с интерфейсом Битрикс24
3. Настраиваем базовые параметры компании в Битрикс24
4. Заполняем профиль пользователя в Битрикс24
5. Настраиваем оформление Битрикс24
6. Настраиваем воронку продаж Битрикс24
7. Настраиваем интеграции Битрикс24
8. Приглашаем коллег в Битрикс24
9. Настраиваем структуру компании в Битрикс24
10. Настраиваем права доступа в Битрикс24
11. Заключение: как начать работу в Битрикс24

Чтобы приступить к работе с Битрикс24, необходимо создать учетную запись пользователя. Это бесплатно и занимает пару минут.

Итак, зайдите на официальный сайт Битрикс24. Обратите внимание, у сайта есть несколько локальных версий для разных стран: bitrix24.ua — для Украины, bitrix24.ru — для России, bitrix24.kz — для Казахстана и так далее. Выбирайте версию для той страны, в которой будет работать ваша компания. Открыв сайт, кликните «Получить бесплатно».

Система сразу перенаправит вас на страницу регистрации учетной записи пользователя. После этого создайте аккаунт с помощью соцсетей или электронной почты.

Вместе с учетной записью система автоматически создаст в Битрикс личный кабинет — виртуальный офис для управления компанией.

После создания личного кабинета система автоматически войдет в него. В этом пространстве вам и предстоит работать.

Когда на экране появится такое окно, выберите, для каких задач подготовить интерфейс. К примеру, если выбрать CRM, то система настроит меню таким образом, чтобы в самом вверху боковой панели отображались инструменты и разделы для управления продажами. При необходимости эти настройки можно будет изменить позже.

После этого Битрикс24 автоматически запустит серию подсказок, которые познакомят вас с основными разделами интерфейса. Такие подсказки будут появляться при первом входе в каждый раздел. Кстати, можете прочитать наш ознакомительный материал об основных разделах Битрикс24.

Список всех разделов отображается на боковой панели слева. По умолчанию система показывает только их иконки. Если вы хотите видеть названия разделов, нажмите на три полоски в левом верхнем углу. Панель предназначена для переходов между разделами.

Очевидно, что поначалу в системе не будет никакой информации о вашей компании. Поэтому желательно указать хотя бы основные данные об организации, чтобы их могли видеть сотрудники, а также внести некоторые важные настройки.

Кликните на боковой панели «Настройки» и настройте следующие параметры:

У каждого пользователя Битрикс24, будь то руководитель компании или обычный сотрудник, есть свой профиль с личными данными. Укажите здесь информацию, которую, по-вашему, должны видеть подчиненные. 

Для этого нажмите на иконку профиля в верхней части экрана и выберите «Моя страница». Здесь можно добавить фото профиля, а также указать имя, фамилию, отчество, контактный email, краткий рассказ о себе и другие данные. При необходимости можно добавлять и заполнять дополнительные текстовые поля.

В будущем призывайте каждого подчиненного заполнять личный профиль. О добавлении сотрудников мы поговорим ниже.

Если вы хотите, чтобы внешний вид интерфейса соответствовал корпоративным цветам или просто вашим предпочтениям, можете настроить тему оформления.

Кликните на иконку профиля и нажмите «Темы оформления». Здесь можно выбрать одну из предложенных тем или создать собственную. Каждая тема включает фоновый цвет или изображение, а также цвет текста.

Для эффективной работа со сделками крайне важно настроить воронку продаж. Это можно сделать в разделе CRM, который открывается через боковую панель.

Битрикс24 отображает воронку продаж в виде нескольких досок, между которыми можно перемещать карточки сделок. Каждая такая доска отражает определенную стадию сделки. По умолчанию доступны следующие доски: «Новая», «Подготовка документов», «Счет на оплату», «В работе» и «Финальный расчет». Но система позволяет редактировать текущие доски и создавать новые.

Обязательно настройте воронку продаж таким образом, чтобы стадии сделок соответствовала рабочим процессам в вашей компании.

При желании вы можете настроить отображение сделок с помощью кнопок в верхнем правом углу. Кнопка «Канбан» показывает стандартный вид с досками. «Список» отображает в Битрикс сделки в виде таблицы. А «Календарь», как несложно догадаться по названию, показывает сделки на встроенном календаре.

Одна из важнейших особенностей любой CRM — поддержка интеграций с внешними сервисами. Она позволяет автоматизировать многие процессы внутри системы и добавить в нее новые функции. К примеру, интеграция Битрикс с одним из сервисов онлайн-телефонии дает возможность общаться с клиентами прямо в интерфейсе CRM и автоматически добавляет в Битрикс лиды на основе входящих вызовов.

Создавать интеграции можно с помощью специальных приложений — мини-программ из встроенного в Битрикс24 магазина. Кликните на боковой панели «Маркет» и воспользуйтесь каталогом, чтобы найти приложение для подключения к нужному сервису. После установки программа создаст интеграцию автоматически или отобразит соответствующие инструкции, которые вы должны будете выполнить вручную.

Но что делать, если в каталоге отсутствует приложение для интеграции с нужной вам внешней системой? В таком случае поможет коннектор ApiX-Drive. Эта онлайн-платформа позволяет быстро подключать Битрикс24 к множеству дополнительных сервисов. Приведем несколько примеров.

Чтобы создавать подобные интеграции через коннектор, не нужно программировать. Сначала надо установить приложение ApiX-Drive из каталога Битрикс24. После этого остается только зарегистрироваться на сайте коннектора и подключить Bitrix24 API к необходимым сервисами с помощью подсказок системы.

Скорее всего, вы намерены работать в команде. Поэтому захотите добавить сотрудников в Битрикс24.

Для такой цели служит виджет «Пригласить» в верхнем правом углу. Кликнув по нему, нажмите на кнопку «+Пригласить». После этого вы увидите несколько способов добавить сотрудников в систему. Разберем некоторые из них:

После приглашения сотрудников нужно создать иерархическую структуру компании и распределить их по соответствующим отделам. Это позволит вам лучше организовать рабочие процессы.

Снова откройте виджет «Пригласить» и нажмите «Настроить» рядом с надписью «Структура».

Откроется окно, в котором система схематически отобразит структуру компании, созданную по умолчанию. Прямоугольники — это отделы, а линии — связи между ними. Главный отдел носит название компании. Остальные являются его дочерними отделами и, в свою очередь, могут иметь собственные дочерние отделы.

При наведении курсора на каждый отдел появляются кнопки, с помощью которых можно отредактировать или удалить его, а также добавить дочерний отдел.

Сначала отредактируйте отделы на свое усмотрение. Затем распределите между ними сотрудников: для этого достаточно перетаскивать иконки пользователей между прямоугольниками.

Итак, сотрудники приглашены и закреплены за соответствующими отделами. Теперь остается выдать пользователям права доступа — иначе говоря, полномочия — в соответствии с занимаемыми должностями. Это необходимо, чтобы каждый пользователь имел доступ только к тем данным и функциям, которые нужны ему для работы.

Чтобы распределить права доступа, сначала нужно настроить роли — наборы полномочий. А затем присвоить каждому сотруднику или отделу подходящую роль. Подробнее об этом читайте в нашем предыдущем материале.

Как только полномочия будут распределены, можете приступать к использованию Битрикс24.