06.10.2021
502

Календарь в Битрикс24: основные возможности, создание событий, права доступа и синхронизация

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~8 мин

Календарь помогает отслеживать важные события и быстро определять степень загруженности — свою или других сотрудников. Достаточно открыть необходимый период, и вы сразу поймете, какие дела нужно сделать и есть ли свободное время. Как работать с календарем в Битрикс24, читайте в этом материале.

Содержание:
1. Как устроен календарь в Битрикс24
2. Как добавить событие или задачу в календарь Битрикс24
3. Как создать новый календарь в Битрикс24
4. Права доступа и прочие настройки календаря Битрикс24
5. Синхронизация календаря Битрикс24
6. Синхронизация календаря Битрикс24 через ApiX-Drive
7. Заключение: кратко про календарь в Битрикс24

***

Как устроен календарь в Битрикс24

Календарем в Битрикс24 называют раздел, который позволяет управлять тремя типами календарей. Рассмотрим каждый из них по отдельности.

Личный календарь. Отображается на вкладке «Мой календарь». Здесь пользователь может добавлять и отслеживать свои персональные задачи и события, которые касаются только его работы. Этот календарь также позволяет сотруднику видеть закрепленные за ним встречи, звонки и прочие активности, запланированные через CRM.

Календарь в Битрикс24 | Личный календарь


Календарь компании. Доступен на одноименной вкладке. В этом календаре пользователь может следить за глобальными событиями компании, которые могут касаться как его, так и других сотрудников. Каждый пользователь видит здесь только те общие события, к которым у него есть доступ.

Календарь в Битрикс24 | Календарь компании


Календарь рабочей группы. Он отображает запланированные события только для участников конкретной рабочей группы. По умолчанию этот календарь отключен. Как его можно включить, читайте ниже — в разделе «Как создать новый календарь в Битрикс24».

Календарь в Битрикс24 | Календарь рабочей группы


Стоит добавить, что любой сотрудник может включить у себя в профиле отображение глобальных событий в личном календаре или персональных событий в общем календаре компании. Для этого достаточно нажать на кнопку «Календари» в верхнем правом углу на любой из вкладок и отметить информацию, которая должна отображаться. Это не повлияет на календари других сотрудников.

Календарь в Битрикс24 | Настройки отображения событий


И у личного календаря, и у календаря компании есть по четыре режима отображения: «День», «Неделя», «Месяц» и «Расписание». Первые три показывают соответствующий промежуток времени и при наличии — запланированные на него события. А режим «Расписание» отображает список событий из разных промежутков, упорядоченный в хронологическом порядке.

Календарь в Битрикс24 | Режимы календаря


Кроме того, на вкладке «Мой календарь» доступен фильтр, который позволяет настроить видимость событий.  Например, он может показать только те из них, в которых вы указаны в качестве организатора или участника.

Календарь в Битрикс24 | Фильтр календаря


Как добавить событие или задачу в календарь Битрикс24

Для добавления событий в календари служит кнопка «Добавить» в левой части экрана. В личном календаре эта кнопка также позволяет сотруднику ставить себе персональные задачи, которые, кроме того, можно добавлять через раздел «Задачи и проекты».

Календарь в Битрикс24 | Кнопка добавления событий


При создании нового события можно выбрать название, дату начала и завершения, режим повторяемости, место проведения и участников. Система позволяет задавать и дополнительные параметры, включая описание, цвет и напоминание. А еще для удобства вы можете прикреплять к событию связанные с ним сделки, контакты, лиды и прочие элементы CRM.

Календарь в Битрикс24 | Форма создания события


Есть и другой, более быстрый способ добавить событие. Нужно кликнуть по необходимому числу на календаре. В результате появится упрощенная форма, в которой можно сразу настроить базовые параметры события или нажать «Полная форма» и настроить дополнительные. А в качестве даты начала и окончания события система автоматически установит выбранное число.

Календарь в Битрикс24 | Упрощенный метод добавления событий


Как создать новый календарь в Битрикс24

Если календарь компании всегда один для всех, то личных календарей у каждого сотрудника может быть множество. Так, если вы работаете с большим количеством событий, будет разумно распределить их между несколькими личными календарями. Например, вы можете создать отдельный календарь для всех мероприятий, связанных с определенным рабочим проектом.

Чтобы создать новый личный календарь, нужно зайти в аккаунт Bitrix24 (личный кабинет), открыть раздел «Календарь», кликнуть в верхнем правом углу «Календари» и воспользоваться кнопкой «Добавить». После этого остается ввести название календаря и выбрать цвет событий.

Календарь в Битрикс24 | Кнопка добавления календарей


Вы также можете создать общий календарь для участников определенной рабочей группы. Или несколько календарей для разных групп. Чтобы добавить такой календарь, надо нажать сначала на стрелку рядом с кнопкой «Добавить», а затем на пункт «Календари групп» и выбрать нужную рабочую группу. Все входящие в нее сотрудники смогут отслеживать события этого календаря.

Права доступа и прочие настройки календаря Битрикс24

С помощью прав доступа вы можете указывать, какие именно действия сотрудники могут совершать с каждый календарем. Например, редактировать или только просматривать. Это поможет защитить корпоративные планы от утечек, уничтожения данных и других негативных последствий.

Настроить права доступа можно при создании календаря. Для этого нужно нажать «права доступа» и выбрать необходимые параметры.

Календарь в Битрикс24 | Кнопка для перехода в меню управления правами доступа


Вы также можете в любой момент настроить права доступа для уже созданного календаря. Для этого необходимо нажать на шестеренку, чтобы попасть в настройки календаря.

Календарь в Битрикс24 | Кнопка для перехода в меню с настройками календаря


Задать параметры прав доступа можно в самом низу текущего меню.

Календарь в Битрикс24 | Интерфейс настройки прав доступа к календарю


И в новом, и в уже созданном календаре права доступа настраиваются по одной схеме. Выберите в левой колонке одного или несколько сотрудников. А в правой укажите, какие действия они могут выполнять с событиями текущего календаря.

К слову, в настройках можно изменить многие другие параметры календаря. Например, система позволяет настраивать выходные и праздничные дни, рабочие часы, часовые пояса, видимость выполненных задач и прочее.

Синхронизация календаря Битрикс24

Для удобства вы можете синхронизировать календари Битрикс24 с внешними календарями. Поддерживаются календари Google (Android), Apple (iOS, macOS), «Яндекса», Outlook, а также другие календари, совместимые с протоколом CalDav.

После синхронизации события из календаря Битрикс24 можно будет отслеживать в календаре подключенной системы. Многие сервисы поддерживают двусторонний процесс: события из внешних календарей также будут отображаться в Битрикс24.

Для синхронизации откройте необходимый календарь в Битрикс24, нажмите «Синхронизировать календарь», выберите внешний сервис и действуйте согласно подсказкам системы.

Календарь в Битрикс24 | Системы, с которыми возможна синхронизация


К мобильным календарям многие сервисы подключаются в полуавтоматическом режиме: достаточно навести камеру смартфона на QR-код и выполнить несколько нажатий.

Календарь в Битрикс24 | Подсказки для синхронизации через QR-код


Синхронизация календаря Битрикс24 через ApiX-Drive

Если вы хотите синхронизировать не события, а задачи, лиды, контакты, Битрикс-сделки или другие сущности с внешним календарем, помогут сторонние инструменты.

К примеру, можете воспользоваться коннектором ApiX-Drive. Этот сервис позволит с легкостью настроить синхронизацию между Битрикс24 и Google Календарем. Всего за несколько минут и без помощи программистов.

Календарь в Битрикс24 | Интеграция Битрикс и Google Календарь на сайте ApiX-Drive


В результате как только в Битрикс24 будет появляться новая задача, лид, сделка или другая выбранная вами сущность, ApiX-Drive будет автоматически создавать новое событие в Google Календаре и копировать в него соответствующую информацию из этой сущности.

Какие данные передавать — вы решаете сами во время настройки синхронизации. К примеру, если вы решите синхронизировать задачи, коннектор сможет копировать из них название, дату и имя участника в соответствующее событие.

Чтобы настроить синхронизацию с помощью коннектора, сначала нужно установить приложение ApiX-Drive из Маркета Битрикс24. Затем остается зарегистрироваться на сайте ApiX-Drive и связать Bitrix24 API с Google с помощью подсказок интерфейса. Никакие специальные знания вам для этого не понадобятся.

Заключение: кратко про календарь в Битрикс24

  • Календарем в Битрикс24 называют раздел, который позволяет управлять тремя типами календарей: личными, календарем компании и календарем рабочей группы.
  • Личных календарей у каждого пользователя может быть много. Система позволяет сотруднику добавлять в них свои персональные задачи и события.
  • Календарь компании для всех один. В нем пользователи могут следить за глобальными корпоративными событиями.
  • Календарь третьего типа можно создать для каждой рабочей группы. Ее участники смогут отслеживать в этом календаре события, связанные со своей группой.
  • Чтобы добавить событие в календарь, достаточно нажать на кнопку «Добавить» рядом с названием календаря. Альтернативный вариант: кликнуть по необходимой дате.  
  • Создавать календари можно с помощью кнопки «Добавить» в разделе «Календарь».
  • Система позволяет администратору настраивать доступ сотрудников к календарям. Это можно сделать при создании нового календаря или в настройках уже созданного.
  • Для удобства вы можете синхронизировать события календаря Битрикс24 с внешними календарями. Поддерживаются календари Google (Android), Apple (iOS, macOS), «Яндекса», Outlook, а также другие календари, совместимые с протоколом CalDav.
  • Если вы хотите синхронизировать не события, а задачи, сделки, лиды, контакты или другие сущности Битрикс24 с Google Календарем, поможет коннектор ApiX-Drive. Благодаря ему вы все настроите за несколько минут и без помощи программиста.