25.12.2020
59

Автоматизируем обработку данных — в таблицах, CRM и других сервисах

Где бы вы ни работали или учились, вам наверняка приходится иметь дело с вычислениями: определять CTR, находить прибыль, конвертировать валюты и так далее. И чем дальше, тем чаще приходится считать в бизнесе и других сферах жизни.

К счастью, развиваются и средства автоматизации, способные выполнять вычисления вместо нас. Специальные сервисы справляются с такой работой точнее и быстрее людей, чем здорово нам помогают. Как они работают и где могут пригодиться — рассказываем на примере нашей системы ApiX-Drive.

Как автоматизировать вычисления с помощью ApiX-Drive

ApiX-Drive известен прежде всего как онлайн-коннектор, который умеет передавать данные между разными сервисами. Но система также способна совершать с этими данными математические действия.

Работает это вот как. Сначала вы выбираете источник, откуда ApiX-Drive будет получать данные: Google Sheets, «ВКонтакте», amoCRM, Google Analytics или другой из двух с половиной сотен доступных сервисов.  Затем настраиваете вычисления, которые система будет с этими данными производить. Поддерживаются вычитание, сложение, деление и умножение. После этого остается выбрать приемник, куда будут попадать результаты вычислений. Это может быть как тот же сервис, из которого берутся данные, так и любой другой.

Таким образом, система может автоматически выполнять три вида работы: брать данные из разных систем, производить вычисления и передавать результаты в те же или другие системы. Только представьте, сколько однотипных рабочих задач она способна выполнять вместо вас.

Чтобы работать с ApiX-Drive, не нужно никаких специальных знаний. Разобраться в сервисе не составит труда. А на случай трудностей почти на каждом этапе настройки отображаются ссылки на разделы справки. Поэтому не будем объяснять весь процесс. Но для наглядности рассмотрим, как в ApiX-Drive настраиваются математические операции с данными.

Как работают математические операции в ApiX-Drive

Как мы написали выше, вычисления нужно настраивать в промежутке между настройкой приемника и подключением источника данных. Для этого служит меню «Математические операции».

Список справа позволяет выбрать, какие именно данные из источника ApiX-Drive будет использовать в расчетах. В примере на скриншоте сервисом-источником выступает менеджер таблиц Google Sheets. В этом случае нужно указать столбцы, которые хранят необходимые данные. Выбранные колонки сразу появляются в поле «Условия для расчета», которое показывает ход вычислений, в виде переменных. Но вы также можете добавлять константы — обычные числа, просто набирая их на клавиатуре.

После выбора данных нужно добавить математические операции, которые система будет выполнять в процессе вычислений. Для этого достаточно просто вставить между выбранными данными операторы: «+» (прибавить), «-» (отнять), «*» (умножить) или «/» (поделить).

В списке «Точность результата» можно указать настройки округления.

Примеры автоматизации вычислений

Приведем несколько кейсов автоматизации вычислений в Google Sheets. В этих примерах ApiX-Drive копирует данные из таблицы, выполняет с ними заданные операции и вставляет результаты в другую таблицу.

1. Считаем прибыль компании

Есть колонки с выручкой и затратами по каждому товару. Нам надо посчитать в другом столбце прибыль. Как известно, для этого нужно от выручки отнять затраты. Так и делаем: выбираем в списке колонки с выручкой и прибылью и добавляем между ними оператор «-».

Настройки вычислений в ApiX-Drive
Настройки вычислений в ApiX-Drive
Результат вычислений в таблице-приемнике
Результат вычислений в таблице-приемнике

2. Конвертируем одну валюту в другую

В колонке перечислены цены на товары в евро. Нужно заполнить другой столбец ценами в долларах. Так как по курсу 1 евро равен 1,22 доллара, для конвертации необходимо умножать цифры на 1,22. Выбираем столбец с евро-ценами в списке, а затем добавляем оператор «*», число «122», оператор «/» и «100». Поскольку в поле нельзя добавлять дробные числа, мы записали 1,22 как 122/100.

Настройки вычислений в ApiX-Drive
Настройки вычислений в ApiX-Drive
Результат вычислений в таблице-приемнике
Результат вычислений в таблице-приемнике

3. Добавляем торговую наценку

Есть колонка с закупочными ценами на товары. Надо посчитать в другом столбце финальную стоимость каждого товара с наценкой 30%. То есть к цене нужно добавлять число, равное 30% от нее самой. Выбираем в списке колонку с ценами и вводим оператор «+». Затем снова выбираем тот же столбец, после чего добавляем оператор «*», число «30», оператор «/» и число «100».

Настройки вычислений в ApiX-Drive
Настройки вычислений в ApiX-Drive
Результат вычислений в таблице-приемнике
Результат вычислений в таблице-приемнике

4. Считаем стоимость товаров со скидкой

В таблице присутствует колонка с обычными ценами. Нужно заполнить другой столбец ценами с учетом скидки в 10%. Иными словами, от каждой цены нужно отнимать число, которое составляет 10% от нее же. Выбираем в списке колонку с обычными ценами и вводим оператор «-». Затем опять выбираем тот же столбец, после чего добавляем оператор «*», число «10», оператор «/» и число «100».

Настройки вычислений в ApiX-Drive
Настройки вычислений в ApiX-Drive
Результат вычислений в таблице-приемнике
Результат вычислений в таблице-приемнике

5. Вычисляем суммарную выручку

В каждой колонке отображается ежедневная выручка за отдельную категорию товаров. Нам нужно подсчитать в другом столбце суммарную выручку за товары всех категорий. По очереди выбираем в списке все колонки с категориями, после чего добавляем между ними оператор «+». 

Настройки вычислений в ApiX-Drive
Настройки вычислений в ApiX-Drive
Результат вычислений в таблице-приемнике
Результат вычислений в таблице-приемнике

Напомним, что это лишь примеры вычислений. Вместо Google Sheets вы можете автоматизировать обработку данных в 250 других сервисах, которые поддерживает ApiX-Drive.

Еще не настроили автоматизацию? Зарегистрируйтесь на сайте коннектора и попробуйте его в действии. И не не тратьте больше время на ручную работу.

Читайте также о других кейсах автоматизации в ApiX-Drive

1. Как сделать импорт расходов из Facebook в Google Analytics.

2. Получайте только нужные вам письма из Gmail — в мессенджере, CRM или другом сервисе.

3. Как быстро отвечать соискателям на Work.ua.

4. Подключаем Gmail к Slack: в чем польза и как настроить.

5. Как эффективно собирать заявки от клиентов: передаем лиды из Marquiz в Google Sheets.