Macros en Google Sheets. Quién lo necesita y por qué es útil
En este texto, le diremos en palabras simples: qué son las macros en Google Sheets, cómo aplicar y crear macros.
Los editores de hojas de cálculo se han convertido en una herramienta indispensable en muchas áreas de la actividad humana. Google Sheets Editor ha continuado la evolución de este software. Agregó más oportunidades para que el usuario trabaje de forma remota y colabore con documentos.
Pero no importa cómo se mejoren los programas, el trabajo rutinario y monótono, la aparición de errores debido a la fatiga, no desaparecen por ningún lado. Además, la probabilidad de errores aumenta si varias personas trabajan con un documento. Pero la conveniencia de la colaboración es una de las ventajas de los editores en línea de Google. Sin embargo, Google Sheets tiene una herramienta en su arsenal para ayudar a deshacerse de la rutina excesiva. Y al mismo tiempo, reduzca la cantidad de errores y ahorre tiempo al usuario. Después de todo, cuantas menos tareas se realicen manualmente, menos errores en el procesamiento de datos. Esta varita mágica se llama macros.
¿Qué son las macros en Hojas de cálculo de Google de la manera más general?
Con el trabajo constante con hojas de cálculo, como en cualquier otra actividad, se hace necesario realizar repetidamente operaciones repetitivas. El primer ejemplo que me viene a la mente es el formato, haciendo que las tablas se vean uniformes. Otra operación frecuentemente repetida es la búsqueda de repeticiones en los datos. Por un lado, este trabajo, aunque muy importante y requiere atención, es aburrido. Y por eso es tedioso. Especialmente si necesita verificar la tabla en busca de decenas y cientos de filas. En tal situación, el usuario en alguna parte, pero comete un error.
Para deshacerse de tales problemas, se inventaron las macros. Es cierto que el término simplificado "macro" se ha arraigado más. Ganó popularidad después de que las macros se usaran ampliamente en los productos de software de Microsoft.
¿Qué es una macro? Esta es una secuencia de acciones del usuario cuando trabaja con un programa que está almacenado en la memoria de la computadora con algún nombre. Por tanto, el usuario puede obligar al programa a ejecutar dicha secuencia simplemente incluyendo la macro correspondiente. Para hacer esto, simplemente habilite la macro presionando un botón en el menú o presionando un atajo de teclado. Lo cual, como ves, es más fácil y rápido que repetir las mismas acciones muchas veces.
Una característica importante de las macros es que no necesita saber lenguajes de programación para crearlas y usarlas. El propio editor recuerda la secuencia de acciones y la guarda en un archivo especial. Por lo tanto, un usuario de Hojas de cálculo de Google puede grabar una macro por su cuenta después de notar un conjunto de acciones que se repiten con frecuencia en su trabajo.
Beneficios de usar macros
Es muy posible que un uso único u ocasional pueda dar la impresión de que son un truco espectacular. Y no mas. Sin embargo, el uso cuidadoso y consistente de macros tiene muchos beneficios. Intentaré enumerarlos:
Automatización del trabajo rutinario. Al tratar con bases de datos pequeñas, las macros de Hojas de cálculo de Google reducirán la cantidad de tareas repetitivas que realizan los usuarios.
Reducir el número de errores causados por el "factor humano". Las acciones incorrectas de los usuarios en el trabajo son inevitables. Si varias personas trabajan en la misma mesa, la probabilidad de error aumenta muchas veces. Las macros reducirán el número de operaciones manuales. Por ejemplo, entrada de datos y formateo. La minimización de las operaciones manuales significa automáticamente la reducción del "factor humano".
Implemente fácilmente reglas de conformidad y validación de datos. Si su negocio requiere estrictos requisitos de cumplimiento, las macros también pueden ayudar. Se puede "enseñar" a una macro a aplicar varias reglas al mismo tiempo. Después de eso, ya no tendrá que asignar reglas manualmente para cada hoja.
Facilidad de resolución de problemas. Si el usuario está usando macros y nota algo sospechoso (por ejemplo, formato incorrecto o datos que no han sido calculados), entonces el rango en el que buscar un error se reduce considerablemente. Bastará con comprobar las acciones registradas en la macro.
Integración conveniente. Las macros de Hojas de cálculo de Google se crean con la herramienta Google Apps Script. También se utiliza para crear productos de software para otros servicios de Google Workspace (Docs, Drive, Forms, etc.). Por lo tanto, se simplifica la integración de hojas de cálculo con otros servicios de Google. Por ejemplo, puede aplicar macros para mover, copiar o eliminar archivos en Google Drive directamente desde Hojas de cálculo de Google.
Cómo crear macros en Google Sheets - guía paso a paso
¿Cómo escribir macros en las hojas de Google? No requiere conocimientos de lenguajes de programación. Incluso un poco de experiencia en editores de hojas de cálculo y observación es suficiente. Será necesario para detectar conjuntos de acciones frecuentemente repetidas en el trabajo.
Paso 1 Abra la tabla en la que vamos a crear una macro. En el menú superior, abra Extensiones > Macros > Grabar macro .
Paso 2 En la ventana que se abre en la parte inferior de la página, establezca el tipo de referencia de celda que debe usar la macro:
- Referencias absolutas . La macro ejecutará el comando en la celda donde está escrito. La opción es útil si necesita aplicar comandos a un nuevo paquete de datos cada vez y cada vez que se encuentra en el mismo lugar en la tabla. Ejemplo: si la celda A1 está coloreada, la macro siempre coloreará la celda A1 sin importar en qué celda haga clic el usuario.
- Referencias relativas. La macro ejecutará tareas tanto en la celda seleccionada por el usuario como en las celdas a su lado. Esto es útil si desea aplicar pasos a un nuevo lote de datos cada vez y está en la misma ubicación de rango cada vez. Ejemplo: si los caracteres en las celdas A1 y B1 están escritos en cursiva, entonces la macro se puede usar más tarde para las celdas en cursiva C1 y D1 .
Paso 3 Realice las acciones que la macro necesita recordar. Tenga en cuenta que la grabadora de macros en el panel en la parte inferior de la pantalla captura cada acción.
Nombra la macro. Luego haga clic en el botón Guardar .
¿Cómo habilitar macros en Hojas de cálculo de Google? Para ello, haga clic sucesivamente en Extensiones > Macros . Luego seleccione la macro deseada en la lista de las existentes.
Notas importantes
- Las macros creadas para documentos de MS Excel (e incluso convertidas al formato de Hojas de cálculo de Google) no funcionarán en documentos de Hojas de cálculo de Google.
- No infles la macro, no grabes muchas acciones a la vez. Por ejemplo, hay muchos requisitos de formato en una sola hoja de cálculo. No intente meter todo en un guión. Las macros funcionan mejor si el conjunto de instrucciones es corto. Es mejor crear varias macros e incluirlas una a una.
- El número máximo de macros para una tabla es 10.
- Al comenzar a trabajar con una nueva tabla, aproveche al máximo las macros ya creadas. Para ello, copia la hoja con los nuevos datos a la tabla original (la que contiene las macros necesarias).
- El editor de Google Sheets puede ser más lento que MS Excel. Es muy posible que la macro no complete la tarea al instante, sino en unos segundos. Además, llevará más tiempo si la macro contiene muchas acciones.
Conclusión
Anteriormente, ya he hablado sobre los beneficios de usar macros al trabajar con hojas de cálculo. Sin embargo, hay otro efecto positivo del uso bien organizado de las macros.
El trabajo manual con datos también requiere mucha atención. En consecuencia, los usuarios se cansan más rápido. Además, las operaciones rutinarias, especialmente las repetitivas, provocan aburrimiento. Y también pierden el foco. Ambos factores tarde o temprano provocan estrés entre los trabajadores. La automatización basada en macros elimina los factores negativos mencionados. Por lo tanto, tanto la gerencia como el personal tienen la oportunidad de concentrarse en las tareas realmente importantes.
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