Hojas de cálculo: del pasado al presente
El desarrollo de cualquier negocio es imposible sin una planificación clara, para lo cual es necesario contar con información operativa, precisa y de fácil percepción. Las hojas de cálculo ayudan a organizarlo todo. En nuestro artículo, descubrirá cuándo y cómo aparecieron, así como quién los necesita y por qué.
Contenido:
1. ¿Qué es una hoja de cálculo?
2. Uso de hojas de cálculo
3. Historia de la aparición
4. Hojas de cálculo hoy
5. Alternativas
6. Ventajas de las hojas de cálculo
7. Desventajas de las hojas de cálculo
8. Resumiendo
¿Que es una hoja de calculo?
Una hoja de cálculo es un programa informático que ayuda a organizar, analizar y almacenar datos en un formato tabular y automatizar los cálculos. Esta herramienta fue desarrollada para reemplazar las hojas de cálculo en papel ampliamente utilizadas por los contadores y llevarlas a un nivel digital más moderno.
La mayoría de los cálculos (especialmente en el campo de la contabilidad) se realizan en formato de hoja de cálculo. Recuerde cómo se ve el costo estimado, la nómina, el saldo financiero, el pago del proveedor de servicios públicos. Con la llegada de las hojas de cálculo, se ha vuelto fácil y sencillo resolver aquellas tareas computacionales que antes requerían del usuario al menos conocimientos básicos de programación.
El programa de computadora procesa los datos en las celdas de la tabla. Cada uno de ellos puede contener no solo números, sino también texto, así como los resultados obtenidos como resultado de la aplicación de fórmulas. Estos últimos calculan y muestran valores automáticamente al interactuar con el contenido de las celdas. Con su ayuda, puede sumar, restar, multiplicar una gran cantidad de números a la vez, compararlos, determinar la media aritmética, encontrar el indicador más grande y más pequeño y más.
Cada usuario de la hoja de cálculo tiene la capacidad de personalizar los valores que guarda y ver cómo los cambios que realiza afectan el resultado. Esta opción es especialmente útil para realizar análisis “si”, ya que la velocidad del estudio en este caso aumenta significativamente en comparación con los cálculos manuales. Además del conjunto estándar de operaciones aritméticas (suma, resta, multiplicación y división), los programas de hojas de cálculo modernos ofrecen funciones que le permiten realizar operaciones estadísticas y financieras. Por ejemplo, puede calcular la desviación estándar o el valor actual neto si programa previamente la función deseada en la fórmula. También pueden manejar tareas más específicas, como convertir texto en números.
Algunos todavía creen que una hoja de cálculo es una hoja simple marcada en columnas y filas, que se puede "dibujar" fácilmente en el mismo documento de MS Word. Esta opinión es errónea, porque de hecho es una herramienta realmente poderosa que le permite realizar cálculos complejos y, por lo tanto, simplificar la solución de problemas en varios campos.
Uso de hojas de cálculo
Las hojas de cálculo han reemplazado a las tablas de papel en todas las áreas de nuestras vidas. Inicialmente, se desarrollaron para resolver problemas solo en contabilidad, pero hoy en día se usan ampliamente donde sea necesario para crear, clasificar y usar listas en formato tabular: desde un jardín de infantes hasta una gran corporación.
En las empresas de fabricación se utiliza activamente un procesador de hojas de cálculo como parte de un sistema de información automatizado: allí se ingresan datos sobre el cumplimiento de pedidos, la cantidad de materias primas, el estado del equipo, etc.
En el mundo de los negocios, donde la información sobre productos, empresas, datos bancarios se actualiza cada minuto, es simplemente imposible prescindir de hojas de cálculo y programas especiales para ellos. La constante modernización del software ya creado y la aparición de otros nuevos simplifica enormemente el trabajo con él y aumenta su accesibilidad para los usuarios, incluso con un nivel básico de alfabetización informática.
Las hojas de cálculo son una herramienta indispensable no solo para contadores, sino también para empresarios, comerciantes, economistas y representantes de otras profesiones. Hacen posible de forma fácil y sencilla, sin necesidad de una formación especial, realizar incluso los cálculos más complejos, simular situaciones y mucho más. En esencia, es una calculadora poderosa con una gran cantidad de características y capacidades valiosas que aumentan en gran medida la eficiencia del trabajo de sus usuarios.
Historia de la aparición
La idea de la hoja de cálculo pertenece al científico estadounidense Richard Mattesich, quien en 1961 publicó su estudio "Budgeting Models and System Simulation". En 1970, el concepto que propuso fue complementado por los canadienses René Pardo y Remy Landau. Presentaron una solicitud ante la organización de patentes para documentar oficialmente la autoría del algoritmo que desarrollaron para calcular automáticamente el orden natural de las hojas de cálculo. La institución lo rechazó, pero los autores no se dieron por vencidos y demandaron a la oficina. Como resultado, lograron una decisión a su favor: se obtuvo una patente.
René Pardo y Remy Landau crearon el programa LANPAR (Lenguaje para Programar Matrices al Azar) en el verano de 1969 después de graduarse de la Universidad de Harvard. Permitió la programación arbitraria de conjuntos completos de datos. LANPAR fue utilizado por la compañía estadounidense de telecomunicaciones AT&T, la compañía canadiense de telecomunicaciones Bell Canada y otras 18 compañías telefónicas en Canadá, así como la empresa automotriz General Motors. Con su ayuda, se elaboraron presupuestos locales y nacionales.
VisiCalc
Si consideramos la hoja de cálculo como una categoría separada de software, se considera que su "padre" es el programador estadounidense Daniel Bricklin, quien, junto con su colega y amigo Bob Frankston, creó el programa VisiCalc en 1979. La hoja de cálculo fue diseñada para la computadora personal Apple II. Por cierto, fue gracias a ella que esta PC se volvió extremadamente popular, pasando de ser un pasatiempo para los aficionados a la tecnología a una herramienta de negocios común y buscada.
Después del éxito de la versión "apple" en 1981, VisiCalc se introdujo en las computadoras de 8 bits IBM PC, Atari, Commodore PET, TRS-80. Así, a principios de la década de 1980, el concepto de hojas de cálculo se hizo ampliamente conocido y VisiCalc se convirtió en el primero de ellos. Combina la funcionalidad principal del software de hoja de cálculo con una interfaz interactiva WYSIWYG, recálculo automatizado, barras de estado y fórmulas, copia de rango con referencias absolutas y relativas, y creación de fórmulas mediante la selección de celdas de referencia específicas. La revista PC World luego escribió sobre VisiCalc como la primera hoja de cálculo, pasando por alto que tenía un predecesor: LANPAR.
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En una entrevista, Daniel Bricklin contó cómo se le ocurrió la idea de crear VisiCalc. En el salón de clases de la universidad, vio como el profesor dibujaba una tabla en la pizarra, donde ingresaba los resultados de los cálculos. Cuando se descubrió un error en los cálculos, el maestro tuvo que borrar y volver a ingresar el contenido de varias líneas durante mucho tiempo. Esto le dio al joven Bricklin la idea de que este proceso podría replicarse en una computadora. El tablero en este caso sirvió como modelo que demostraba los resultados de las fórmulas básicas. Así nació la primera hoja de cálculo VisiCalc.
SuperCalc
SuperCalc es una hoja de cálculo desarrollada e introducida por Sorcim en 1980. Incluido por primera vez en el paquete de software del sistema operativo CP/M para la microcomputadora portátil Osborne 1.
SuperCalc apareció como un competidor de VisiCalc. A fines de 1980, el creador de la primera computadora portátil comercialmente exitosa, Adam Osborne, estaba buscando a alguien que vendiera hojas de cálculo para su creación, Osborne 1. Al principio, quería adquirir los derechos de VisiCalc, pero se negó. Luego le pidió a Sorcim que le hiciera una tabla que pudiera competir con VisiCalc. Esta solicitud fue concedida y Gary Baleisen se hizo cargo del desarrollo. La novedad le costó a Osborne 20.000 dólares. La presentación del producto fue todo un éxito. Como resultado, SuperCalc se incluyó con la computadora Osborne 1 como parte de su software y también se vendió por separado por $ 295. En 1982, esta hoja de cálculo se transfirió a MS-DOS.
Lotus 1-2-3
La popularidad de la PC de IBM creció lentamente después de su lanzamiento en agosto de 1981. La razón principal: la mayoría de los programas utilizados para ello eran "no nativos". Creado en noviembre de 1982, el programa Lotus 1-2-3 ayudó a cambiar radicalmente esta situación. Fue escrito específicamente para la PC de IBM, por lo que tuvo un rendimiento excelente. El éxito de Lotus 1-2-3 provocó un auge en las ventas de IBM PC. Los usuarios se sintieron atraídos por la alta tolerancia a fallas, así como por las mejoras significativas en la velocidad y los gráficos. Según estos parámetros, VisiCalc en Apple II ahora se quedó atrás.
Lotus 1-2-3 pronto expulsó a VisiCalc del mercado de hojas de cálculo. Durante varios años ocupó el estatus de la hoja de cálculo más solicitada para MS-DOS.
A muchos les interesa saber por qué aparecen los números “1-2-3” en el nombre del programa. La respuesta es simple. El desarrollador designó así la cantidad de elementos que la componen: tablas, gráficos y la funcionalidad principal de la base de datos.
Microsoft Excel
Microsoft desarrolló la primera versión de Excel para computadoras personales Macintosh y la lanzó a fines de septiembre de 1985. Para el sistema operativo Windows, apareció más tarde, en noviembre de 1987. Por alguna razón, Lotus no tenía prisa por lanzar hojas de cálculo para Windows, y esto hizo posible que Excel superara a la competencia en términos de ventas desde 1988. Así, Microsoft se convirtió en el principal desarrollador de software. Cuando Lotus finalmente presentó su producto para Windows, Microsoft ya estaba trabajando arduamente para crear todo el paquete de Office. En 1995, las hojas de cálculo de Excel tomaron la delantera en el mercado de software en esta categoría, desplazando finalmente a Lotus 1-2-3 de allí. En 2013, IBM descontinuó oficialmente Lotus 1-2-3.
Excel es el primer procesador de hojas de cálculo que le dio al usuario la oportunidad de ajustar la "apariencia" de la tabla justo en el proceso de trabajar con ella: cambie la apariencia de las celdas, los símbolos y la fuente. También implementó por primera vez el llamado recálculo de celda inteligente. La esencia del método era actualizar solo aquellos que dependen de los modificados. Anteriormente, todas las celdas de las hojas de cálculo se recalculaban automáticamente. Este procedimiento se realizaba después de cada nuevo cambio (si la tabla era grande, tomaba tiempo) o después de un comando del usuario (los valores restantes que no se recalculaban podían ser confusos).
Hojas de cálculo hoy
Uno de los procesadores de hojas de cálculo más populares y solicitados en el mundo actual es MS Excel. El programa está incluido en la suite de Microsoft Office. Microsoft Excel es un programa que gestiona de manera eficiente las hojas de cálculo. Las principales tareas para las que se suele utilizar son: computar, organizar y analizar datos. Ayuda a elaborar cuentas elementales, planificar un presupuesto familiar, así como hacer diagramas 3D complejos y mantener una contabilidad completa para una empresa.
El espacio de trabajo de Excel está representado por hojas. Un conjunto de tales hojas se llama libro. Cuando se inicia el programa, el usuario ve la primera hoja del libro que se abre por defecto en la pantalla. Su nombre estándar es "Libro1", pero puede cambiarlo si es necesario. La hoja consta de columnas y filas (puede contener un máximo de 256 columnas y 65.536 filas). Cada columna está designada por una letra del alfabeto inglés, mientras que las filas están simplemente numeradas. Una celda está formada por la intersección de una fila y una columna y recibe automáticamente su propia dirección (por ejemplo, una celda ubicada en el “cruce” de la fila 1 y la columna A tiene la dirección A1). El archivo que contiene los libros de Excel tiene la extensión .xls.
Los desarrolladores de Excel han encontrado el término medio: una funcionalidad bastante amplia combinada con la máxima accesibilidad para el usuario promedio. Esto permitió que el programa ganara gran popularidad en poco tiempo. En la actualidad, Excel mantiene constantemente una posición de liderazgo en el mercado de las hojas de cálculo.
Alternativas
El éxito del programa Microsoft Excel incita constantemente a otros desarrolladores a idear algo que, si no supera su popularidad, al menos compita con él. A lo largo de la historia de Microsoft Excel, varias empresas han realizado varios intentos de ingresar al mercado de las hojas de cálculo con software basado en paradigmas completamente diferentes. Lotus lo hizo mejor. El programa Lotus Improv tenía demanda en el sector financiero. Su poderoso potencial en la minería de datos inspira respeto incluso hoy en día.
Microsoft Excel es, con mucho, uno de los mejores programas de hojas de cálculo que existen, pero no está exento de defectos. El principal de ellos es el costo. Afortunadamente, hoy en día hay muchas alternativas gratuitas y más asequibles que funcionan igual de bien.
Ventajas de las hojas de calculo
Entre las principales ventajas se encuentran:
- Disponibilidad. La gran mayoría de quienes trabajan con hojas de cálculo en Excel hoy en día no han completado cursos especiales de capacitación. Máximo: una breve sesión informativa sobre el menú del programa de un colega o amigo. Esta es una gran ventaja en comparación con, por ejemplo, el lenguaje de programación C++, que es poco probable que un usuario promedio que está lejos de TI lo domine, incluso en un mes.
- Apertura y estática. Estas cualidades simplifican enormemente la corrección de errores. La principal dificultad para encontrar errores es encontrar el momento en que comenzó la falla. En otros programas, tendría que "dar un paso atrás" todo el tiempo, deshaciendo todo hasta donde ocurrió el error. No es necesario hacer esto en hojas de cálculo. Lo más importante aquí es encontrar la primera celda con datos incorrectos y corregirlos. Todo lo demás se levantará automáticamente.
- Independencia. El usuario solo establece la fórmula y el sistema realiza los cálculos automáticamente. Este concepto está en el corazón de todas las hojas de cálculo.
Desventajas de las hojas de cálculo
Los contras son:
- Modelo de datos estructurados débil. En las tablas, se representa mediante una matriz de celdas tridimensional. Por supuesto, esto es mejor que el texto completamente desprovisto de cualquier estructura en el editor de texto del Bloc de notas, pero también significativamente peor, por ejemplo, escribir en serio en Java o normalizar la estructura de una base de datos relacional. En pocas palabras, cualquier celda puede contener datos de cualquier tipo. No hay forma de saber de antemano qué sucederá en la celda condicional E5. La relación entre diferentes tablas se almacena implícitamente en los criterios de una función llamada VLOOKUP y se rompe inevitablemente si se agrega una columna accidentalmente. Esto es lo que causa la mayoría de los errores.
- Alto nivel de redundancia. Los desarrolladores de TI intentan seguir el principio DRY (una abreviatura de "No te repitas", que significa "no te repitas"). Como regla general, escriben la lógica una vez, le dan un nombre específico (puede ser cualquier función) y luego se refieren a ella cuando es necesario. Pero en tablas como Excel, el usuario simplemente copia fórmulas preparadas. Al principio parece que es muy conveniente, pero como resultado, es difícil saber exactamente dónde se usan. Hacer incluso cambios mínimos en los datos ya ingresados lleva a la necesidad de copiar fórmulas nuevamente. Esto hace que el soporte técnico y el desarrollo del software de hoja de cálculo sean extremadamente difíciles.
- Interfaz no interactiva. No puede cambiar la forma en que se muestran los datos en la dinámica, así como las operaciones de programación que luego se realizarían con un solo botón.
Resumiendo
Hoy en día, casi todas las empresas u organizaciones se enfrentan a la necesidad de procesar, almacenar, estructurar y analizar grandes cantidades de datos. Las hojas de cálculo ayudan a resolver todas estas tareas de forma rápida y sencilla. La relativa facilidad de trabajar con ellos convierte procesos complejos y engorrosos en actividades rutinarias. Una amplia gama de programas en esta categoría presentados en el mercado de software le permite satisfacer las necesidades y deseos de casi cualquier usuario.
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