Procesamiento automatizado de solicitudes de clientes sin intervención del gerente
Cada día, las empresas pierden clientes debido a la lentitud de la comunicación. El usuario completa un formulario y espera horas a que un gestor responda. Durante las horas punta, las solicitudes se pierden por completo. ApiX-Drive automatiza todo el proceso: el propio sistema envía una respuesta personalizada en cuestión de minutos, sin intervención de los gestores.
Problema
La empresa recibe decenas de respuestas a través de un formulario web, desde solicitudes de consulta hasta quejas sobre el servicio. Cada caso requiere una respuesta rápida. Sin embargo, un escenario típico de procesamiento es el siguiente: un gerente recibe una nueva solicitud, copia manualmente los datos en CRM, formula una respuesta según el tipo de solicitud y envía una carta. Esto tarda entre 10 y 30 minutos por cada formulario web completado. Cuando el flujo aumenta, algunos clientes reciben una respuesta al cabo de unas horas o se quedan sin respuesta.
El problema no radica en la correspondencia en sí, sino en las transiciones rutinarias entre sistemas: formulario → servicio de correo electrónico → CRM (u hoja de cálculo). También es necesario tener en cuenta la necesidad de analizar los datos de los formularios completados. Además, el factor humano: en horas punta es fácil pasar por alto una solicitud importante o enviar una respuesta modelo al cliente equivocado.
Soluciones que utilizan la plataforma ApiX-Drive
Implementar la automatización ha sido desde hace tiempo un componente necesario para unos flujos de trabajo eficientes. En nuestro caso, necesitamos optimizar varias tareas a la vez:
- Procesamiento de solicitudes (incluido el análisis de la naturaleza del mensaje).
- Envío de una carta al cliente en respuesta.
- Agregar información a un servicio que proporciona un almacenamiento de datos conveniente.
Para nuestro proceso automatizado, utilizaremos los siguientes servicios: Jotform (recepción de datos mediante un formulario web), ChatGPT (análisis de la naturaleza de la solicitud y generación de una respuesta), Gmail (envío de una carta) y Google Sheets (almacenamiento de datos). El esquema funciona así:
- El cliente completa el formulario: deja su pregunta, comentario o solicitud de consulta.
- Los datos se introducen automáticamente en el módulo AI TOOLS (aquí debe crear una solicitud para ChatGPT). La inteligencia artificial analiza el contenido de la solicitud, determina el tono (neutral, insatisfecha, urgente, etc.) y genera una respuesta personalizada.
- Se envía un correo electrónico a través de Gmail: se envía automáticamente al cliente una carta preparada con texto adaptado e información relevante.
- Todos los datos de consulta necesarios se agregan a la tabla de Google Sheets. También recomendamos agregar las respuestas generadas por la IA a la tabla para que puedas monitorear su trabajo (qué respuesta recibió el cliente).
Este enfoque mantiene la velocidad de la automatización y proporciona el nivel adecuado de personalización gracias a la IA. El cliente no recibe una respuesta mecánica como «Gracias por su consulta, nos pondremos en contacto con usted», sino una respuesta específica que tiene en cuenta el contexto de su pregunta.
Ejemplo de trabajo de automatización
Un cliente deja una reseña: «Pedí una consulta hace una semana y nadie me ha respondido todavía. ¿Es normal?»
La IA analiza el tono (insatisfacción + urgencia) y genera una respuesta:
En lugar del estándar «Gracias por contactarnos», el cliente recibe una respuesta específica que reconoce el problema y ofrece una solución.
Tenga en cuenta que para trabajar eficazmente con IA, primero debe probar diferentes opciones de indicaciones para que el resultado cumpla con sus tareas y expectativas. Recomendamos darle al bot de IA instrucciones claras para minimizar la probabilidad de formular correos electrónicos incorrectos. Revise periódicamente las respuestas generadas y, si es necesario, refine la indicación.
Además, consulta los precios actuales de las solicitudes de API para el modelo de IA que hayas elegido. Para ello, utiliza los sitios web oficiales de los proveedores.
Resultado
El tiempo de procesamiento de una solicitud se reduce a varios minutos. Ningún cliente se queda sin respuesta. Los gerentes dejan de perder tiempo copiando información entre sistemas y pueden centrarse en casos complejos que requieren intervención humana.
Materiales de referencia que ayudarán a automatizar los flujos de trabajo:
- Proceso de configuración de Jotform
- Ejemplo de trabajo con el bloque AI TOOLS
- Cómo configurar el envío de correos electrónicos a través de Gmail
Videotutorial (Cómo agregar filas automáticamente en Google Sheets)
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