Cómo crear los formularios de Asana

Asana es una de las aplicaciones de gestión de proyectos y trabajo en equipo más populares. El servicio ofrece una amplia gama de herramientas para el control de tareas, el intercambio de datos, el seguimiento de la productividad, la automatización de procesos de rutina, etc. En este artículo, explicaremos por qué se necesitan formularios en Asana, cómo crearlos y configurarlos.

Organizar un trabajo en equipo eficaz es una tarea importante y compleja. Es para solucionar este problema que se desarrollan aplicaciones como Asana. Este servicio se puede utilizar individualmente como un simple administrador de tareas. Pero las principales ventajas de Asana se revelan cuando se trata de trabajo en equipo y proyectos de múltiples componentes.

Trabajar en equipo le permite resolver problemas complejos y lograr altos resultados. Sin embargo, las perspectivas de tal formato de cooperación a menudo se ven suprimidas por problemas en el plano de la coordinación y la comunicación. Cuanto más complejo es el proyecto y más personas involucradas en él, más problemático es combinar los esfuerzos de todos los empleados en un flujo controlado y crear sinergia.

El trabajo en equipo productivo involucra las siguientes condiciones:

Todo esto se puede lograr con la aplicación Asana. El servicio ayuda a crear un espacio de trabajo cómodo, lo que simplifica enormemente los procesos de intercambio de información, planificación y control de tareas. Diversas encuestas y estudios muestran que los trabajadores de oficina y autónomos dedican más de la mitad de su tiempo de trabajo a cuestiones organizativas: discutir tareas, compartir archivos, priorizar tareas, recopilar datos, etc. La aplicación Asana ayuda a minimizar la cantidad de tiempo que lleva prepararse para trabajo para que el equipo pueda concentrarse en completar las tareas.

Asana es toda una gama de herramientas para mejorar la calidad del trabajo. Los usuarios tienen la oportunidad de visualizar los flujos de trabajo en un formato conveniente: a alguien le gusta trabajar con listas de tareas y alguien prefiere el tablero kanban de Asana. Cabe señalar que la funcionalidad básica del administrador de tareas es solo la punta del iceberg de las capacidades de la aplicación Asana. De hecho, a los usuarios de este servicio se les ofrece una amplia gama de herramientas para llevar los procesos dentro del equipo a un nuevo nivel cualitativo. Consideraremos una de estas herramientas con más detalle: se trata de los formularios de Asana.

Como mencionamos anteriormente, uno de los principios del trabajo en equipo efectivo es la estandarización de los procesos. Esta condición también se cumple para la forma en que se recopilan los datos en el proyecto. Los formularios de Asana están diseñados para resolver el problema de crear un canal transparente y eficiente para obtener información importante. Esta herramienta ayuda a gestionar proyectos, distribuir tareas y coordinar el trabajo en equipo. Mediante formularios, puede enviar fácilmente los datos necesarios y las solicitudes de tareas, incluso sin una cuenta de Asana.

El formulario es un conjunto de campos que se pueden configurar y seleccionar de manera flexible para propósitos específicos. Cada formulario enviado se convierte en una tarea de proyecto. Esta herramienta de recopilación de datos se puede utilizar de varias maneras. Por ejemplo, este podría ser el proceso de obtener comentarios de los clientes, informes de errores, solicitudes de tareas, etc.

Veamos un ejemplo real de cómo se pueden aplicar los formularios en Asana. Disponemos de un departamento de contenidos, una de cuyas tareas es la de llenar la web corporativa. Veremos el proceso de recopilación de ideas para un plan de publicación. Cómo recopilar y procesar temas cuando muchas personas están involucradas en el proceso de formación de un plan de contenido. Los empleados pueden utilizar varios canales (mensajería, correo, teléfono) para ofrecer sus opciones. Pero es mucho más eficiente y conveniente si hay una sola herramienta para este proceso y los datos se recopilan en un solo lugar y en un formato conveniente.

La solución a este problema puede ser el proyecto “Content plan ideas” y un formulario para recopilar posibles temas para publicaciones. Cualquier persona con acceso al formulario puede enviar rápidamente una idea, que aparecerá como una tarea del proyecto. Solo queda evaluar las opciones, nombrar a los artistas y los plazos. Echemos un vistazo más de cerca a cómo crear un formulario en asana.

Nuestra tarea es crear un formulario para que los empleados puedan agregar rápida y fácilmente sus ideas para publicaciones. Primero, creemos un proyecto de "Content plan ideas". Vayamos a la pestaña "Workflow" y busquemos la sección "Forms".

En la barra lateral abierta, haga clic en "Add Form".

Especifique el nombre del formulario.

Los campos "Name" y "Email" se agregan al formulario por defecto. Si estos campos no son necesarios, se pueden eliminar. Dejaremos el campo “Name”. Tenga en cuenta que si elimina la pregunta por correo electrónico, el usuario no recibirá una confirmación por correo electrónico de que se ha enviado el formulario.

Para personalizar el formulario, use las opciones en la pestaña "Questions": Single line text, Paragraph text, Number, Single-select, Multi-select, Date, Attachment.

Agregue el campo "Article title" y hágalo obligatorio.

Ahora ve a la pestaña "Settings". Seleccione el contenido del campo "Article title" como fuente para los títulos de las tareas.

Agregue un campo de "Blog section" con una selección múltiple. Como posibles opciones, indicamos las secciones actuales de nuestro blog.

El formulario de Asana es una herramienta flexible que se puede personalizar para diferentes escenarios. Por ejemplo, puede usar formularios de ramificación para que aparezcan campos adicionales cuando se da una determinada respuesta. Supongamos que para las ideas en la sección “Marketing”, es obligatorio indicar ejemplos de artículos similares. Haga clic en el icono de la bifurcación del formulario junto a la opción "Marketing".

Aparece un área para agregar campos que serán visibles si el usuario selecciona la opción “Marketing”. Agregaremos el campo "Sources" y lo haremos obligatorio.

Revisemos nuestro formulario. Haga clic en "Preview", complete los campos y envíe.

Según los datos del formulario completado, ha aparecido una nueva tarea en el proyecto.

Si seleccionamos la opción "Marketing" para la pregunta "Blog section", entonces aparecerá el campo "Sources".

Para compartir el formulario, copie el enlace y envíelo a todos los empleados que participan en la formación del plan de contenido. Mediante el formulario, aquellos miembros del equipo que no tengan una cuenta de Asana también podrán agregar sus ideas. Como resultado, todas las propuestas se recopilan en un formato conveniente en el proyecto. Revisamos los temas, elegimos las mejores opciones y asignamos intérpretes.

Asana Forms es una poderosa herramienta que te ayuda a organizar tu trabajo en equipo y recopilar información útil de manera eficiente. El ejemplo anterior es solo una de las muchas aplicaciones de esta funcionalidad. Los formularios son una solución simple pero muy flexible. Combine campos, ramifique, agregue marcas, use plantillas listas para usar: cree la mejor herramienta para recopilar información para su tarea específica. Recuerda que el tablero kanban de Asana o las listas de tareas son solo la fachada. Oculto dentro del servicio hay una gran cantidad de herramientas para optimizar y simplificar sus flujos de trabajo.

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