Integración con Hojas de cálculo de Google y Asana: creación automática de tareas

El conector en línea ApiX-Drive es un servicio que le permite configurar la integración sin programadores ni conocimientos especiales. Vincule varios servicios para automatizar y simplificar los flujos de trabajo. En este artículo, te mostraremos cómo crear tareas automáticamente en Asana cuando agregas nuevas entradas en un archivo de Hojas de cálculo de Google.

Contenido:
1. Cómo crear una integración de Hojas de cálculo de Google y Asana
2. Conectar Hojas de cálculo de Google
3. Conecta Asana
4. Habilitar la actualización automática
5. El resultado de la integración de Google Sheets y Asana

Asana es una popular aplicación de gestión de proyectos. Este servicio se utiliza para coordinar tareas, cumplir plazos y realizar un seguimiento del rendimiento. Asana ayuda a organizar una comunicación eficaz en equipo. Además, el servicio es apto para uso individual. Hay una versión web, así como una aplicación móvil.

Las tareas son uno de los elementos clave en los servicios de gestión de proyectos. Asana tiene un conjunto completo de herramientas para trabajar con dichos objetos. Los usuarios pueden crear tareas, priorizar, discutir, vincular, mostrar en varios formatos (lista, tablero kanban, línea de tiempo, calendario), definir/cambiar fechas de vencimiento, realizar un seguimiento del progreso, etc.

Los miembros del equipo o el cliente y el ejecutor no siempre usan las mismas herramientas para controlar el flujo de trabajo. No es raro que un cliente o jefe de departamento agregue tareas a un archivo de Hojas de cálculo de Google. O un especialista en marketing agrega nuevos clientes potenciales a una hoja de cálculo. Google Sheets a menudo se elige para almacenar varios datos debido al bajo umbral de entrada, la interfaz familiar y la funcionalidad suficiente.

A su vez, el ejecutor o gerente responsable podrá dar preferencia al servicio de Asana. En este caso, necesita revisar regularmente la hoja de cálculo para ver si hay nuevas tareas y transferirlas a su espacio de trabajo habitual de Asana. Al integrar Hojas de cálculo de Google y Asana, puede automatizar el proceso de transferencia de tareas de un sistema a otro. Como resultado, se librará de las operaciones rutinarias, ahorrará tiempo y aumentará la eficiencia.

Nuestro objetivo es configurar la creación automática de tareas en Asana en función de las nuevas entradas en Hojas de cálculo de Google. Para hacer esto, debe conectar estos dos servicios y proporcionar intercambio de datos entre ellos. Con la ayuda del conector en línea ApiX-Drive , nuestra tarea se resuelve en solo unos minutos. Al mismo tiempo, no se requieren conocimientos en el campo de la programación o el estudio de los matices de la API.

ApiX-Drive es un servicio en la nube con una interfaz intuitiva. El conector en línea busca cambios en la fuente de datos e inicia ciertas acciones en el receptor. En nuestro caso, el sistema ApiX-Drive carga filas nuevas del archivo de Hojas de cálculo de Google y las tareas se crean en el lado de Asana en función de los datos recibidos. Todo este proceso ocurre automáticamente. Por lo tanto, el ejecutor no necesita verificar la tabla y transferir manualmente las tareas a Asana. Configurar la integración de Google Sheets y Asana es extremadamente simple. Necesitaremos acceso a las cuentas y un poco de tiempo.

Regístrese en el sitio web del servicio ApiX-Drive. Crea una nueva conexión en tu cuenta personal.

Seleccione el sistema que se configurará como fuente de datos. Para nuestra tarea, esto es Hojas de cálculo de Google.

Ahora definamos una acción: obtener filas (nuevo).

Conecte la cuenta de Hojas de cálculo de Google al sistema ApiX-Drive.

Especifique un inicio de sesión.

Introduce la contraseña.

Proporcione el acceso necesario al servicio ApiX-Drive y haga clic en "Continuar".

La cuenta que conectamos apareció en la lista. Selecciónelo y continúe con la configuración.

Seleccione el archivo, la hoja y la fila desde la que comenzaremos a cargar datos.

En la siguiente etapa, el sistema nos pide que agreguemos condiciones para filtrar datos. Para nuestra tarea, esta funcionalidad no es relevante. Haga clic en "Continuar".

En la etapa de "Prueba", el sistema ofrece un ejemplo de datos que se cargarán desde Hojas de cálculo de Google. Si no hay información en este paso, verifique la presencia de una entrada en la tabla de Hojas de cálculo de Google y el número de línea que se indica como inicial para cargar datos.

Cuando los datos de prueba se hayan recibido y verificado con éxito, haga clic en "Siguiente".

La fuente de datos se ha configurado correctamente.

Seleccione el sistema de recepción de datos: Asana.

Defina una acción: Crear tarea.

Conecta la cuenta de Asana al sistema ApiX-Drive.

Especifique un inicio de sesión.

Introduce la contraseña.

Hemos conectado la cuenta de Asana. Ahora selecciónalo de la lista de disponibles y continúa con la configuración.

Seleccione el espacio de trabajo, el proyecto y la sección donde se crearán las tareas en función de los nuevos registros en la tabla de Hojas de cálculo de Google.

Ahora definamos el contenido de los campos para crear una tarea. Para ello, utilice las variables de la lista desplegable. También puede agregar su propio texto manualmente. Cuando el contenido de los campos esté definido, haga clic en "Continuar".

Vemos un ejemplo de los datos que se pasarán a Asana para crear una nueva tarea. Haz clic en "Enviar datos de prueba a Asana".

Ve a la cuenta personal de Asana y busca una nueva tarea.

Regrese al sistema ApiX-Drive y haga clic en "Siguiente".

Hemos configurado con éxito la fuente de datos y el sistema de recepción. Para que la integración comience a funcionar, debe habilitar la actualización automática. Esto se hace en un clic.

Ahora nuestra integración está activada. Podemos cambiar el intervalo de comunicación. Esto se hace a través del menú de configuración.

En solo unos minutos, se creó la integración de Google Sheets y Asana. El resultado es un proceso automatizado para crear una tarea en una aplicación de gestión de proyectos basada en nuevas entradas en un archivo de Hojas de cálculo de Google. Ahora no hay problema si el ejecutor, freelancer o gerente responsable usa Asana, y el jefe, cliente o marketer agrega tareas o conduce al archivo de Hojas de cálculo de Google. Con el conector en línea de ApiX-Drive , creamos una integración que sincroniza los datos para que el usuario de Asana ya no necesite consultar las Hojas de cálculo de Google en busca de nuevas tareas.

Para usar el servicio ApiX-Drive, no se requiere capacitación especial ni conocimientos de programación. Una interfaz simple y un procedimiento de configuración claro permiten que cualquier usuario de PC experimentado trabaje de manera efectiva en el sistema ApiX-Drive. Cualquiera que se enfrente a las tareas rutinarias de transferir datos de un sistema a otro puede crear un proceso automatizado, simplificar su trabajo y aumentar la eficiencia.