Integración de Smartsheet y Google Calendar: creación automática de eventos

Los servicios Smartsheet y Google Calendar ayudan a optimizar la gestión del tiempo y el trabajo en equipo. Sin embargo, incluso la optimización más eficaz puede verse seriamente afectada si se transfieren datos manualmente de un sistema a otro. Esto puede provocar retrasos en el trabajo e incluso la pérdida de eventos importantes. Afortunadamente, existe una solución que elimina este punto débil. Solo necesita conectar ambos servicios y configurar la transferencia automática de datos del origen al destinatario. En este artículo, explicaremos cómo configurar de forma rápida y sencilla la integración de Smartsheet y Google Calendar mediante el conector ApiX-Drive.

La integración de Google Calendar y Smartsheet lleva la gestión de tareas y la optimización de la planificación a un nuevo nivel. Cuando estos servicios trabajan juntos, los datos de las nuevas filas de la hoja de cálculo se transfieren automáticamente a Google Calendar y se formatean allí como nuevos eventos. Por ejemplo, si aparece una nueva fila en Smartsheet con información sobre una próxima reunión, se transfiere automáticamente a la aplicación de calendario. Esto permite a los equipos planificar y supervisar diversos eventos corporativos, reuniones con socios, colegas o clientes, así como controlar el cumplimiento de los plazos de forma más eficaz.

La integración de programas es especialmente útil para equipos que trabajan en proyectos complejos. La sincronización de datos les ayudará a gestionar mucho mejor el tiempo asignado para su finalización y las tareas que los componen.

Para configurar la integración de Google Calendar y Smartsheet, no necesitas saber programación. Tampoco se requieren conocimientos de API. El conector en línea ApiX-Drive realizará todo el trabajo técnico más complejo de forma ordenada y precisa. Su interfaz intuitiva te permite conectar integraciones de forma rápida y sencilla. Incluso con una mínima experiencia con programas informáticos, 10-15 minutos serán suficientes.

Le sugerimos empezar ahora mismo. No necesita buscar instrucciones; para su comodidad, las encontrará aquí. Primero, cree una cuenta personal en apix-drive.com. Una vez hecho esto, podrá empezar a integrar servicios. 

Para configurar la integración de Smartsheet con Google Calendar, primero debe crear una nueva conexión.

Comience seleccionando Smartsheet como su sistema de fuente de datos.

Luego, elija “Get ROWS (new)” como su acción deseada.

Conecte su cuenta de Smartsheet a ApiX-Drive.

En la ventana de autenticación, ingrese su nombre de usuario y contraseña de Smartsheet.

Otorgue acceso a ApiX-Drive para usar su cuenta de Smartsheet.

Cuando su cuenta conectada aparezca en la lista de inicios de sesión activos, selecciónela y haga clic en "Continue".

Seleccione la hoja específica desde la que desea recibir nuevas filas.

En esta etapa, tienes la opción de configurar un filtro de datos.

Ahora verá una muestra de datos de una de sus filas de Smartsheet. Si todo parece correcto, haga clic en "Continue".

La configuración de la fuente de datos de Smartsheet se ha completado correctamente.

Para continuar con la integración de Google Calendar con Smartsheet, proceda a configurar el destino de los datos.

Seleccione Google Calendar como su sistema de destino.

Para la acción, elija “Create EVENT”.

Conecte su cuenta de Google Calendar a ApiX-Drive.

Luego tendrás que proporcionar el nombre de usuario y la contraseña de tu cuenta de Google.

Asegúrese de marcar todas las casillas de permiso de acceso necesarias.

Cuando su cuenta de Google conectada aparezca en la lista de inicios de sesión activos, selecciónela y haga clic en "Continue".

Ahora verás los campos de Google Calendar disponibles para crear nuevos eventos. Primero, selecciona tu calendario preferido.

A continuación, asigne variables de Smartsheet a los campos correspondientes de Google Calendar haciendo clic en cada campo y seleccionando la variable correspondiente en la lista desplegable.

Tenga en cuenta que puede combinar variables de la lista desplegable con información ingresada manualmente.

Para crear una nueva línea, presione "Enter".

Una vez completados todos los campos obligatorios, haga clic en "Edit and continue".

Ahora verá una vista previa de los datos que se enviarán a Google Calendar como nuevos eventos para cada nueva fila de Smartsheet. Si necesita realizar ajustes, haga clic en "Edit" para volver al paso anterior y comprobar que la configuración es correcta. Tras confirmar que todo es correcto, haga clic en "Send test data to Google Calendar".

Vaya a Google Calendar para verificar los resultados de la prueba.

Regrese a ApiX-Drive para completar el proceso de configuración.

Para habilitar la transferencia automática de datos, configure las actualizaciones programadas para sincronizar Smartsheet y Google Calendar. Haga clic en "Enable update".

Haga clic en el botón de engranaje.

Seleccione el intervalo que prefiera para actualizar los datos, por ejemplo, cada 5 minutos. Además, puede modificar el nombre de la conexión y asignarla al grupo correspondiente. Haga clic en "Continue" al terminar.

La integración de Google Calendar y Smartsheet se ha completado correctamente. ¡Felicitaciones!

Esperamos que nuestras instrucciones le hayan ayudado a conectar Google Calendar con Smartsheet y a configurar la integración correctamente. Implementar la automatización le permitirá liberarse del anticuado método de transferencia manual de datos. El conector en línea de ApiX-Drive se encargará de esta tarea rutinaria. El tiempo que se ahorre podrá dedicarse a preparar eventos y reuniones, desarrollar nuevos proyectos y otras tareas importantes.