24.11.2021
229

Система Kanban — контроль рабочего процесса в режиме реального времени

Сергей Островский
Время прочтения: ~6 мин

Kanban методология имеет японские корни. Этот подход был впервые применен машиностроительным гигантом Тойота, а позже стал одним из самых популярных способов организации рабочего процесса. В основе философии Канбан заложена идея оптимизации производства и минимизации накоплений ресурсов на складах. Эти главные принципы органично перекочевали в другие сферы. 

Содержание:
1. Канбан — кратко о главных принципах
2. Kanban-доска и жизненный цикл задачи
3. Главные преимущества метода
4. Сравнительный анализ Kanban и Scrum
5. Универсальный и простой подход для повышения эффективности

***

Особенно быстро метод Kanban прижился в IT-отрасли. Оптимизация производства трансформировалась в обеспечение прозрачности и контроля процессов разработки IT-продукта. А в роли складов, которые не должны переполняться, выступают списки задач на разных стадиях выполнения.

Канбан — кратко о главных принципах

Методология Kanban применима практически в любой сфере, где рабочий процесс можно разбить на список задач с разной приоритетностью. Несмотря на универсальность метода, в большей степени он используется в IT-сфере и смежных отраслях. Kanban стал одной из самых популярных реализаций философии Agile (гибкая методология разработки).

Особенности Kanban-системы:

  • визуализация рабочего процесса;
  • сведение к минимуму многозадачности;
  • контроль выполнения задач в режиме реального времени;
  • концентрация на ограниченном количестве заданий;
  • оценка задач по итогам накопившегося опыта;
  • устранение “перебора” задач на разных стадиях.

У agile-команды есть специальный документ Product backlog, в котором прописаны задачи для проекта. Канбан помогает обеспечить эффективный и непрерывный поток выполнения заданий из бэклога и предоставляет инструменты, которые позволяют корректировать рабочий процесс и избегать накопления незавершенных задач.

Kanban-доска и жизненный цикл задачи

Метод Канбан строится на двух основных сущностях — доска и карточки задач. Эти два простых элемента помогают обеспечить сложный процесс координации и контроля команды разработчиков.

Канбан-доска — физическое или виртуальное пространство, на котором могут располагаться карточки с задачами. Фактически это может быть любая поверхность, где можно наглядно разместить название задания и его описание. Часто в роли Канбан-пространства выступает обычная доска (как в школе) или стена. Если используется физический носитель для списка задач, то он должен быть доступен и удобен в изучении для каждого участника команды.

Канбан-доска — физическое или виртуальное пространство, на котором могут располагаться карточки с задачами

Естественно, не всегда есть возможность выделять под реализацию Kanban-метода стену или устанавливать для этого специальную доску. Гораздо проще реализовать подход Канбан в онлайн режиме. Существует достаточное количество сервисов (Jira, Trello, Asana), которые помогают создавать виртуальные доски с карточками задач и проводить необходимые манипуляции для организации рабочего процесса. Если скачать дополнительно в смартфон приложение для Канбан, то сотрудник может отслеживать состояние своих и чужих задач практически в любое время.


Главными “действующими лицами” методики являются карточки с задачами. Задание помещается на доску, а по мере изменения статуса перемещается в соответствующий столбец. Самый простой жизненный цикл задачи в Канбан проекте выглядит примерно таким образом:

  • Запланировано;
  • Взято в работу;
  • Выполнено.

Под каждый из этих статусов отведена отдельная колонка. Когда задача переходит на следующий этап, то карточка продвигается по доске. На практике жизненный цикл задания практически никогда не ограничивается тремя стадиями. Если речь идет об IT-сфере, то часто добавляются такие этапы, как “Ревью” или “Тестирование”.

Главные преимущества метода

Среди основных преимуществ подхода Kanban можно выделить следующие:

  • Наглядный рабочий процесс (контроль, анализ, коррекция);
  • Гибкое управление командой;
  • Повышение эффективности;
  • Быстрое отслеживание проблем и реакция на них;
  • Минимизация многозадачности;
  • Обеспечение постоянного рабочего потока.

Канбан-доска и карточки — это максимально простая и понятная визуализация рабочего процесса. Каждый из сотрудников в любой момент может оценить уровень прогресса по своим заданиям и по текущему списку актуальных задач в целом. 

Для руководителя команды визуальное представление в стиле Kanban также существенно упрощает работу. Он может максимально быстро выявить блокеры и проблемные места, определить эффективность сотрудников, скорректировать рабочие усилия, а также качественно оценить длительность той или иной задачи за счет анализа жизненных циклов уже завершенных заданий.

Канбан это возможность организовать непрерывную и эффективную работу без накоплений заданий на критических этапах. Решается это простым способом — ограничением количества задач для определенного статуса. Например, для этапа “В работе” определяется критическое число в три карточки. Это значит, что когда в этом списке четыре и более задач, то основные ресурсы команды бросаются на их решение. Таким образом обеспечивается необходимый баланс, который можно “настраивать” под конкретные условия.

Когда вся команда решает проблему “перебора” на одной из стадий, то это помогает выстроить продуктивную коммуникацию и способствует обмену опытом и знаниями. Кроме сокращения жизненного цикла задачи такой процесс позволяет также развить скиллы сотрудников и повысить их универсальность.

У Канбан-подхода также есть и несколько минусов


У Канбан-подхода также есть и несколько минусов. Метод сосредоточен на выполнении ограниченного числа задач. Для достижения целей на короткой дистанции это отличный выбор. Однако для долгосрочного планирования Kanban не является самым выгодным подходом. Кроме того, существует определенное ограничение по количеству человек в команде (в идеале это 5-8 сотрудников). Для больших рабочих групп метод Канбан сложно применить, так как с увеличением количества вовлеченных людей усложняется процесс их контроля и налаживания эффективной коммуникации.

Сравнительный анализ Kanban и Scrum

Канбан и Скрам являются самыми распространенными реализациями методологии управления проектами Agile. Оба подхода нацелены на гибкость рабочего процесса и его наглядность, выявление проблемных мест на ранних этапах, поставку рабочего продукта в короткие сроки.

Тем не менее у Kanban и Scrum есть принципиальные отличия.

Канбан:

  1. Непрерывный рабочий поток;
  2. Возможность изменений в любой момент;
  3. Отсутствие специальных ролей;
  4. Ориентация на продолжительность цикла.

Скрам:

  1. Дискретный рабочий процесс, разбитый на спринты;
  2. Рассмотрение изменений между спринтами;
  3. Наличие ролей (Скрам-мастер, команда, Product Owner);
  4. Нацеленность на эффективность и результат в рамках спринта.

Универсальный и простой подход для повышения эффективности

Метод Kanban, пришедший из промышленности, уверенно распространился в других сферах. Многозадачность часто становится причиной падения эффективности работы. Канбан-подход позволяет систематизировать задания и сделать их обработку более прозрачной и понятной.

Метод Kanban представляет ценность не только для организации работы команды или отдела. Он также подойдет для использования в индивидуальных целях. Методика Канбан — хорошее подспорье для самоорганизации и повышения эффективности практически в любой сфере деятельности.

***

Стремитесь вывести бизнес на новый уровень, достигать целей быстрее и эффективнее? Apix-Drive — ваш надежный помощник для этих задач. Онлайн-коннектор сервисов и приложений поможет вам автоматизировать ключевые бизнес-процессы и избавиться от рутины. Вы и ваши сотрудники освободите время для выполнения важных профильных задач. Попробуйте Apix-Drive в действии бесплатно, чтобы убедиться в эффективности онлайн-коннектора лично.