Оптимизируем работу HR-специалиста. Секрет эффективного найма сотрудников

В этой статье мы расскажем, как за счет нескольких интеграций HR-специалист избавится от рутинных процессов, повысит свою эффективность и сможет сосредоточиться на ключевых задачах.

Содержание:
1. Сколько рутинной работы выполняет HR-специалист
2. Выгрузка откликов на вакансию в Google Sheets
3. Как настроить автоматическую обратную связь
4. Уведомления об откликах в мессенджер
5. Автоматизация — экономия времени и повышение эффективности

Одна из главных обязанностей HR-менеджера — это набор сотрудников в штат компании. В процессе поиска подходящих кандидатов специалист изучает резюме, обновляет базу соискателей, обрабатывает отклики на вакансии, проводит собеседования, согласовывает претендентов с руководством. В итоге для закрытия позиции приходится выполнять огромный объем работы, большая часть которой состоит из монотонных операций. 

HR-менеджер отвечает за комплектацию штата, органичное внедрение в команду новых сотрудников и их развитие. Такой специалист обеспечивает процесс обучения и помогает с адаптацией. HR делает много организационной работы и проводит большое количество встреч и бесед. Однако каждый представитель этой профессии также сталкивается с внушительным объемом рутинных операций:

HR-менеджер тратит много времени на обработку откликов кандидатов, перенос данных и реализацию шаблонной обратной связи. Все эти процессы вполне выполнимы без его участия. С помощью онлайн-коннектора ApiX-Drive HR-специалист может настроить несколько интеграций, которые будут реализовывать все вышеперечисленные действия в автоматическом режиме.

Специалисты по набору персонала регулярно проверяют кабинеты сайтов по трудоустройству на предмет новых откликов претендентов. Эти данные можно получать, не заходя на специализированные ресурсы. Если настроить интеграцию Work.ua или robota.ua c сервисом Google Sheets, то новые отклики будут автоматически попадать в электронную таблицу. Работает это предельно просто:

Весь этот процесс происходит автоматически. HR-менеджеру остается только изучать данные в электронной таблице, заходить в кабинет Work.ua или robota.ua не нужно. Таким образом, в автоматическом режиме происходит не только мониторинг новых откликов на ресурсах по трудоустройству, но и заполняется база претендентов.

Настраивается связь за несколько минут и без привлечения программистов. В такой интеграции в качестве источника выступает сайт по трудоустройству, а приемником является сервис Google Sheets. Выгружать данные по новым откликам также можно и в CRM-системы (Bitrix24, amoCRM).

HR-специалист по-хорошему должен отреагировать на каждый отклик от кандидатов. Как правило, это шаблонное письмо, созданное, например, в Gmail. Если обращений от претендентов всего несколько в день, то отправлять письма можно и вручную. Но зачастую HR-менеджеры обрабатывают десятки и сотни откликов ежедневно. В этом случае простая процедура отправки шаблонного письма кандидатам превращается в трудоемкую рутинную процедуру, от которой можно избавиться, настроив интеграцию Google Sheets и Gmail.

Выше мы рассмотрели решение для автоматического заполнения Гугл-таблицы откликами из ресурсов Work.ua или robota.ua. Таким образом, у нас уже есть регулярно обновляемая база кандидатов. Первая задача HR-менеджера — ответить на новый отклик письмом примерно с таким текстом "Добрый день. Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию". Шаблон создается при создании интеграции, можно добавлять переменную с именем претендента и любой текст на усмотрение HR-специалиста.

Оптимальное решение задачи — это интеграция сервисов Гугл Таблицы и Гмейл. В результате мы получаем следующий автоматизированный процесс:

Ответ на отклик реализуется в автоматическом режиме, участие в процессе HR-специалиста не требуется.

Интеграция Google Sheets и Gmail может решить для HR-менеджера и другие задачи. Кандидатам, которые прошли первый “визуальный” этап отсева, как правило, предлагается выполнить тестовое задание или высылается письмо с приглашением на собеседование. Все это также можно автоматизировать. Для этого необходимо завести Гугл-таблицу с “белым списком”. Когда HR-специалист перенесет в этот файл данные по перспективному соискателю, то ему автоматически будет отправляться письмо об успешном прохождении первого этапа отбора, предложение сделать тестовую работу и т.д. Для удобства можно не создавать отдельную таблицу, но сделать просто ещё один лист в уже имеющейся, в которую поступают все отклики.

Онлайн-коннектор ApiX-Drive позволяет создавать интеграции с несколькими приемниками. Поэтому к Гугл-таблице с “белым списком” также можно подключить почтовый ящик руководителя, чтобы тот оперативно получал данные по перспективным кандидатам.

С помощью сервиса ApiX-Drive можно также настроить интеграцию между ресурсами Work.ua или robota.ua и мессенджерами Telegram или Viber. Что дает такая связь? HR-специалист будет получать уведомление о новом отклике на сайте по трудоустройству в мессенджер. Это довольно удобная опция, которая поможет оперативно обрабатывать обращения. Особенно уведомления в мессенджер актуальны, когда HR-менеджер часто находится вне офиса и не имеет доступа к рабочему компьютеру.

Стоит отметить, что интеграция с участием мессенджеров в большей степени является дополнительным инструментом и подходит в тех случаях, когда ежедневных откликов умеренное количество. Если на вакансию реагируют сотни претендентов в день, то бесконечный поток уведомлений в Telegram или Viber вряд ли повысит эффективность обработки заявок. И напротив, если на вакансию откликаются единицы, то интеграция с мессенджером может стать самодостаточным решением.

Рутинные процессы не только отнимают много времени у HR-менеджера, но и влияют на конечный результат. Специалист обрабатывает меньше откликов на вакансию и может пропустить достойного кандидата. Если часть процессов автоматизировать, то HR имеет все шансы повысить эффективность своей работы. У него будет больше времени на собеседования и другие важные задачи. Кроме того, риск “пропуска” подходящего претендента значительно снизится. Все отклики будут автоматически заноситься в базу или дублироваться в мессенджере.

Оптимизация работы HR-менеджера обеспечивается всего несколькими интеграциями. Создать нужные связи можно с помощью нашей системы ApiX-Drive. Это no-code решение с простым интерфейсом и интуитивно понятным алгоритмом настройки. Чтобы автоматизировать рутинные процессы по переносу данных или обеспечению обратной связи понадобится всего несколько минут. С настройкой интеграции справится любой HR. Специальных знаний в области программирования не требуется.