Cómo usar Trello para la gestión de proyectos

La productividad de un equipo, departamento o autónomo se basa en flujos de trabajo transparentes y una comunicación eficaz. Cuanto menos caos, más fácil es lograr tus objetivos. Trello es una herramienta popular que tiene como objetivo reunir a los empleados en un espacio de trabajo conveniente y funcional. El servicio es utilizado activamente por empresas y equipos de diversas especializaciones. En este artículo, usaremos el ejemplo de nuestro departamento de contenido para mostrar cómo se pueden administrar los proyectos con las herramientas de Trello.

Trello es la aplicación web de Atlassian para visualización, optimización y control de flujo de tareas. Este servicio a menudo se usa individualmente para realizar un seguimiento de la productividad y programar el empleo. Sin embargo, la principal fortaleza de la aplicación se revela cuando se trata de trabajar en equipo con muchas interacciones y procesos paralelos.

Veamos qué ventajas nos esperan al implementar Trello:

Cabe señalar que Trello es una herramienta flexible con una amplia gama de funcionalidades. El proceso de encontrar la fórmula óptima para el espacio de trabajo es interminable. Sin embargo, incluso en las etapas iniciales de uso de la aplicación, los esfuerzos del equipo pueden optimizarse significativamente.

¿Qué es Trello? Es un administrador de tareas versátil y flexible. Los desarrolladores han tratado de hacer una aplicación útil con una interfaz intuitiva y una amplia funcionalidad. Cuando se trata de tales servicios, inmediatamente pensamos en tableros kanban, tarjetas de tareas, listas. De hecho, el núcleo del sistema son las tareas y sus representaciones. Ya en este marco, la funcionalidad y el diseño adicionales están superpuestos. Trello ofrece herramientas para filtrar y buscar tareas, intercambiar mensajes y archivos y automatizar procesos de rutina. Además, el administrador de tareas se puede integrar con otros servicios (por ejemplo, Google Drive o Slack).

Considere los puntos principales del uso de Trello usando el ejemplo de nuestro departamento de contenido. Uno de los principales flujos de trabajo es el contenido del blog. Es para esta tarea que se creó un tablero especial. No analizaremos todos los matices, sino que nos detendremos en los puntos principales.

Primero debe determinar los empleados que participarán en el trabajo en equipo. Contamos con un editor jefe, un equipo de autores, un diseñador, un especialista en SEO y un editor de video. Crea un tablero y agrega empleados. Si lo desea, puede cambiar el fondo, cargar uno propio o elegir de la biblioteca. Trello ofrece una variedad de vistas de tareas, pero trabajaremos con un tablero kanban.

Definir el ciclo de vida de la tarea. Tenemos varios tipos principales de materiales: artículos y tutoriales sobre cómo configurar integraciones (sección "How to"). Los enfoques para crear estos textos son ligeramente diferentes, pero aún podemos desarrollar un ciclo de vida común. Así, la ruta de nuestro artículo pasará por las siguientes etapas-columnas:

Todo es bastante estándar. Veamos qué habrá en cada una de las columnas.

En la columna IDEAS, el personal agrega temas para futuras publicaciones. Esta es una especie de lista constantemente actualizada de resultados de lluvia de ideas para la formación de un plan de contenido. Puede configurar notificaciones en Slack cuando haya una cierta cantidad de tarjetas en la columna. Esta será una señal para el editor de que ya hay suficientes temas para revisar y seleccionar. Nos saltamos este truco por ahora, pero recuerda que el proceso de configuración de Trello es casi interminable y siempre puedes encontrar soluciones para la optimización.

Lista de CONTENT — Los temas de la lista de IDEAS que son aprobados por el editor van aquí. Además, las tareas para crear materiales se agregan a la sección "Cómo hacer" en esta columna. Cuando el departamento de TI complete el trabajo en la próxima integración, es necesario hacer un video tutorial y luego un artículo. Los desarrolladores tienen sus propias herramientas de comunicación y gestión de proyectos. Por lo tanto, usamos nuestro conector en línea ApiX-Drive para vincular espacios de trabajo. Cuando una nueva integración está lista, automáticamente aparece una tarea en nuestro tablero en la columna CONTENIDO.

La lista VIDEO, SEO, DESIGN contiene tareas para las cuales ya se está desarrollando un diseño, se están seleccionando claves o se está filmando un video. Cada uno de estos procesos tiene su propia etiqueta.

En la columna TEXT, FORMATTING: materiales para los que queda agregar texto y hacer diseño.

La lista DONE es una lista de materiales listos para usar que se pueden revisar y publicar.

Sigamos los pasos para crear un artículo y un tutorial para la sección "How to". Entonces, uno de los empleados sugirió un tema para la publicación "Cómo usar Trello para la gestión de proyectos". Los especialistas en TI han terminado la próxima integración, se ha creado automáticamente una tarea en la columna CONTENT.

El editor aprueba el tema, agrega artistas. Para este artículo, no se requieren materiales adicionales del diseñador. Por lo tanto, se agrega a la tarjeta un especialista en SEO y un redactor. El artículo recibe una etiqueta de alta prioridad. También puede crear listas de verificación, establecer una fecha límite, adjuntar archivos adjuntos, agregar una descripción.

El material de la sección "How-to" no requiere aprobación. El editor designa al autor que escribirá el texto. El editor de video ya se agregó a la tarea (esto lo configuramos en el sistema ApiX-Drive, que crea la tarjeta automáticamente). Ambas tareas esperan la siguiente etapa. El especialista en SEO comienza a trabajar en las palabras clave y el editor comienza a trabajar en el video. Las tarjetas se transfieren a la columna VIDEO, SEO, DESIGN. Vale la pena señalar que un redactor puede comenzar a trabajar ya en esta etapa. Por ejemplo, junto con el diseñador, generar contenido visual.

Cuando el video se filma y se carga en el sitio y en YouTube, el editor instala una etiqueta morada e inserta un enlace en la descripción. Esta es una señal para el autor de que puede comenzar a escribir el artículo.

Cuando un especialista en SEO ha seleccionado palabras clave, pone una etiqueta verde. Hay una etiqueta amarilla para el diseñador. Todos los matices se describen en una tarjeta de información especial, que se analizará en la siguiente sección. El autor toma una tarea de alta prioridad y mueve la tarjeta hacia adelante.

Cuando se escribe el material, se agrega al panel de administración y se diseña, la tarjeta de tareas se mueve a la columna DONE. El editor puede revisar el artículo y publicarlo. Como resultado, obtenemos algo como este flujo de trabajo visualizado.

En este ejemplo, mostramos los conceptos básicos del uso de las herramientas de Trello para administrar el trabajo en equipo. Cada empleado puede filtrar rápidamente las tareas por los parámetros requeridos y encontrar la tarea actual. También puede evaluar rápidamente la productividad y la carga de trabajo del departamento. Naturalmente, la opción que se muestra no es ideal. Puede aplicar una estructura de ciclo diferente para tareas, usar automatización y adiciones. Evalúa constantemente la usabilidad de tu tablero kanban y mejóralo.

¿Cómo podemos mejorar nuestro tablero Kanban? Todos los miembros del equipo deben entender cómo usar el espacio de trabajo. Crearemos una tarjeta de reglas de tablero personalizada y la colocaremos en un lugar destacado en la parte superior de la lista de IDEAS. Si alguien no sabe cómo usar atajos, procesar tareas u otros matices, todo se puede consultar rápidamente en la tarjeta de información. También tenemos requisitos e instrucciones especiales para el diseño de artículos en el sitio. Agreguemos una tarjeta separada con estos datos. Ahora la información importante está a solo un clic de distancia. Esto es conveniente tanto para los empleados experimentados como para los recién llegados que recién se unen al equipo.

Usa la automatización. Puede crear varios botones y reglas para configurar procesos automatizados. También puede vincular comandos a un horario específico. Por ejemplo, con cierta periodicidad, archivar automáticamente las tarjetas en la lista de DONE. Agregaremos tal condición: cuando se establece una etiqueta verde en la tarjeta (se agregan palabras clave), se eleva a la parte superior de la lista. El autor ve inmediatamente los materiales para los que ya es posible escribir el texto. Combine varias herramientas de automatización, elimine las tareas rutinarias y aumente la funcionalidad de su tablero.

Usa extensiones (Power-Ups) e integraciones. Por ejemplo, puede combinar Trello y Jira para crear un ecosistema eficiente para que los empleados de todos los departamentos colaboren. El catálogo contiene una gran cantidad de complementos e integraciones para una variedad de tareas.

Utilice plantillas preparadas. No tienes que crear un espacio de trabajo desde cero. Los tableros de Trello son adecuados para abogados, equipos de ventas, equipos de TI, autónomos, agencias de diseño y más. Naturalmente, cada industria tiene sus propios matices y peculiaridades. Por lo tanto, Trello ofrece un conjunto completo de plantillas listas para usar, divididas en diferentes categorías. Aprovecha la experiencia de tus compañeros y adopta lo mejor de sus prácticas.

Esperamos que este artículo sea útil para aquellos que planean migrar sus flujos de trabajo a Trello. No se desanime si no puede crear el tablero "perfecto" de inmediato. Configurar un espacio de trabajo óptimo es un proceso continuo. Trello proporciona una amplia gama de herramientas para administrar de manera efectiva su proyecto personal o trabajo en equipo. Estandarice el ciclo de vida de las tareas, simplifique el intercambio de datos y la comunicación e implemente la automatización. En nuestro departamento, discutimos regularmente formas de mejorar el tablero kanban y las interacciones. Trello es una herramienta flexible, por lo que siempre puede probar y evaluar una idea prometedora.

El tiempo es el recurso más valioso en la realidad empresarial actual. Al eliminar la rutina de los procesos de trabajo, obtendrá más oportunidades para implementar los planes e ideas más atrevidos. Elija: puede seguir perdiendo tiempo, dinero y nervios en soluciones ineficientes, o puede utilizar ApiX-Drive, automatizando los procesos de trabajo y logrando resultados con una inversión mínima de dinero, esfuerzo y recursos humanos.