Los 5 mejores software de gestión de documentos
La documentación es una parte importante de las actividades de cualquier empresa y de todos sus departamentos. Hoy en día, las empresas ya no necesitan perder tiempo y recursos en papeleo. Los DMS afrontan esta tarea de forma mucho más eficaz. Expliquemos de inmediato qué es esta abreviatura. DMS (document management system) significa sistema de gestión de documentos.
¿Qué son los programas de gestión documental?
DMS incluye una serie de servicios que ayudan a los usuarios a optimizar y automatizar la creación, procesamiento, almacenamiento, intercambio y otras operaciones con documentos. Anteriormente, su función la desempeñaban las redes corporativas, pero los volúmenes de datos en constante crecimiento y otros matices requerían una solución más relevante.
Los sistemas Cloud DMS liberan a las empresas de la necesidad de aumentar constantemente el espacio y la capacidad dedicada al trabajo con documentos electrónicos. Además, aportan grandes beneficios a la hora de estandarizar y coordinar toda la gama de documentos de las empresas clientes. Dicho software le permite crear una estructura unificada para todo el flujo de documentos para poder encontrar y procesar rápidamente cualquier archivo. Tienen muchas otras funciones igualmente valiosas, que discutiremos en nuestra revisión de las 5 principales plataformas de gestión de documentos.
Dropbox Business
Dropbox es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más famosos con más de 16 millones de usuarios. Además del conjunto de herramientas estándar, existe una versión corporativa de Dropbox Business con capacidades avanzadas para empresas y grupos de trabajo. Se considera un software de gestión de documentos popular: lo utilizan más de 500.000 clientes comerciales.
Características clave:
- Dropbox Paper te permite colaborar en la creación, edición y publicación de documentos. A medida que trabaja en ellos y los comparte, los datos se sincronizan automáticamente en tiempo real en todos los dispositivos conectados.
- El acceso a los documentos se puede conceder incluso a terceros.
- La función de administración de carpetas del equipo le permite administrar y sincronizar contenido de manera flexible.
- Con la automatización, los usuarios pueden organizar fácil y rápidamente su trabajo, ordenando carpetas compartidas, estandarizando nombres y etiquetas.
- La función de copia de seguridad ayuda a restaurar eficazmente los documentos eliminados y sus versiones antiguas.
- Dropbox Transfer admite la transferencia de archivos de hasta 100 GB tanto dentro como fuera del grupo.
- El almacenamiento en la nube integrado brinda acceso rápido a documentos y otros archivos directamente desde su escritorio.
- El panel de administración proporciona estadísticas detalladas sobre las acciones de todos los miembros del grupo y terceros con acceso a los datos. A través de él puedes ver los dispositivos conectados y más.
Dropbox Business DMS ofrece una prueba gratuita de 30 días. El plan Estándar ($15 por mes por usuario) proporciona 5 TB de espacio en la nube, mientras que el plan Avanzado ($24 por mes por usuario) proporciona 15 TB. Ambos planes te permiten agregar 3 o más participantes a un grupo. Para las grandes empresas, el sistema ofrece un plan Enterprise con condiciones individuales.
Confluence
El siguiente en nuestra selección de los mejores sistemas de gestión de documentos es Confluence de Atlassian. Se le conoce como un sistema wiki empresarial para desarrollar bases de conocimientos, sitios web y documentación. La plataforma tiene una gran demanda como almacenamiento de documentos en la nube y ofrece una serie de funciones útiles en este ámbito.
Características clave:
- Edición colaborativa de documentos en tiempo real, resaltado automático de actualizaciones en documentación, control de versiones de páginas y archivos adjuntos.
- Admite archivos de cualquier tipo, estructura conveniente y el sistema muestra páginas de carpetas y archivos adjuntos, así como archivos.
- Posibilidad de crear documentos desde cero o basados en 75 plantillas temáticas.
- Descripción general de documentos proporciona una descripción general de todos los documentos existentes en un solo espacio. Las funciones de búsqueda y filtrado, así como los metadatos, facilitan el trabajo con el contenido.
- La base de datos de Confluence proporciona información resumida sobre cada documento, sus autores, estado y últimos cambios. También hay un menú de accesos directos para colaborar, copiar y exportar documentación.
- Document Viewer organiza el contenido de manera flexible, dividiéndolo en un árbol de páginas y resaltando los encabezados para una visualización y navegación rápidas.
- Las funciones estándar de la plataforma se amplían fácilmente mediante integraciones con aplicaciones de terceros. Estos incluyen Gliffy (gráficos), filtros de tablas y gráficos (tablas y gráficos), documentos de desplazamiento (control de versiones y exportación a DOC/PDF), SharePoint Connector (integración con SharePoint y OneDrive), Google Drive y muchos otros.
El plan gratuito de software de gestión de documentos (hasta 10 usuarios) le permite crear una cantidad ilimitada de espacios y páginas, admite aplicaciones e integraciones y también ofrece hasta 2 GB de espacio en la nube. El paquete Estándar ($5,75 por mes por usuario) admite hasta 50.000 usuarios y proporciona hasta 250 GB de almacenamiento. El plan Premium ($11 por mes por usuario) ofrece además nube ilimitada, análisis, calendarios de equipo, control de acceso IP y soporte premium. Para las grandes empresas (a partir de 800 empleados) existe una tarifa Enterprise con condiciones individuales.
Notion
Notion es una plataforma multifuncional todo en uno para almacenar proyectos y documentos, organizarlos y colaborar en ellos. Una de sus principales áreas es la gestión documental, por lo que es ideal para una gestión eficaz de la documentación corporativa o de equipo.
Características clave:
- El sistema de gestión de documentos electrónicos de Notion le permite ver, editar y gestionar documentos (y otros tipos de archivos) en un único espacio de trabajo que proporciona búsqueda de datos y capacidades de control de versiones.
- Se admiten más de 50 tipos de contenido, incluidos fragmentos de código, secciones plegables, imágenes y videos (puede cargarlos a través de la interfaz o incrustarlos desde YouTube/Loom), tablas de contenido, fórmulas matemáticas, etc.
- La capacidad de configurar y personalizar de manera flexible el DMS, organizar documentos y archivos, integrándolo con paneles, hojas de ruta de proyectos, documentación de procesos y más.
- Para crear un sistema de documentación, debe registrarse en Notion, invitar a miembros del equipo, crear una base de datos y cargar documentos y archivos con sus propiedades. Luego se deben asignar niveles de acceso a colegas y socios conectados.
- El asistente virtual de Notion AI automatiza de forma flexible tareas repetitivas. Es capaz de analizar notas y sacar conclusiones basadas en ellas, crear un resumen en 30 segundos, realizar una lluvia de ideas, resaltar contenido importante de diferentes tipos de contenido (textos, grabaciones de llamadas, etc.).
- La función de colaboración hace que sea fácil y rápido invitar a otros miembros del equipo a redactar, editar y comentar documentos. Simplemente, menciónelos usando el símbolo @ para incluirlos en el trabajo o discusión grupal.
Puede conectar el servicio Notion con programas y sistemas de terceros gracias a las integraciones. Puede configurar la transferencia de datos automatizada utilizando nuestro servicio. La creación de integraciones para Notion se realiza sin codificación, no se requieren conocimientos especiales.
La plataforma Notion, uno de los 5 mejores programas de gestión de documentos, ofrece una versión gratuita (hasta 10 participantes, un número ilimitado de bloques para usuarios individuales y un número limitado para equipos). El plan Standard Plus (desde $8 por mes por usuario) te ofrece bloques ilimitados para equipos y carga de archivos, lo que te permite conectar hasta 100 participantes. El plan Business (a partir de $15 por mes por usuario) admite hasta 250 participantes, espacios privados para equipos, análisis avanzados y más.
DocuWare Cloud
A la hora de decir cuál es el mejor software de gestión documental, no podemos dejar de lado el servicio DocuWare Cloud. Al igual que otros sistemas de nuestra selección, combina funcionalidad para la gestión de documentos electrónicos y la automatización del flujo de trabajo. Adecuado tanto para pequeñas y medianas empresas o equipos, como para grandes corporaciones.
Características clave:
- Recopilación, centralización y procesamiento automático de información.
- Automatización de procesos comerciales estándar, que incluye procesamiento de facturas, gestión de contratos e incorporación de nuevos empleados.
- Colabore fácilmente en proyectos con soporte para equipos móviles o distribuidos geográficamente.
- Integración perfecta con sistemas CRM/ERP u otro software de terceros.
- Procesamiento optimizado de perfiles de empleados, documentación comercial y otros datos en un único sistema de gestión de documentos en la nube.
- Todos los documentos y archivos almacenados en su base de datos están protegidos por un sistema de seguridad integral, proporcionado por una red de centros de datos (EE. UU., UE, Japón, Australia), cifradas AES y separación de datos.
- La funcionalidad del sistema es fácilmente escalable según las tareas y el tamaño del equipo.
- Distribución de carga estable, ajuste de rendimiento, registro continuo, monitoreo de seguridad en tiempo real, soporte 24 horas al día, 7 días a la semana.
El software del sistema de gestión de documentos DocuWare Cloud ofrece una prueba gratuita de 30 días. Además, existen 4 planes tarifarios con diferentes precios y capacidades: Cloud 4 (hasta 4 usuarios y 20 GB en la nube), Cloud 15 (hasta 15 usuarios y 50 GB), Cloud 40 (hasta 40 usuarios y 500 GB) y Cloud 100 (hasta 100 usuarios y 1 TB). Sus precios oscilan entre 25 y 100 dólares al mes por usuario.
M-Files
Nuestra selección del mejor software de gestión documental se completa con el servicio M-Files, completamente enfocado a la gestión documental electrónica. Además de la creación y edición de documentos, proporciona automatización del flujo de trabajo, colaboración, integraciones de software externo, búsqueda empresarial, auditoría y otras funciones útiles.
Características clave:
- La tecnología M-Files Aino AI organiza automáticamente los datos, analiza el contexto de los documentos y procesa las consultas de texto de los usuarios. Le ayuda a buscar información rápidamente, resumir documentos y traducir textos a diferentes idiomas.
- Un cómodo panel de control proporciona acceso completo a todas las funciones de la plataforma con un par de clics.
- Carga rápida de documentos mediante una interfaz de arrastrar y soltar, búsqueda de texto y metaetiquetas, acceso sin conexión, firma electrónica, escaneo de documentos en papel y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
- M-Files está disponible en versiones locales y en la nube. La versión en la nube se puede utilizar en todos los navegadores populares (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox y Safari). El programa local solo es compatible con el sistema operativo Windows.
- Al crear documentos, puede agregarles metadatos para una búsqueda más precisa.
- La función de control de versiones guarda el historial de cambios en los documentos y archiva sus versiones anteriores.
- Los administradores pueden otorgar diferentes niveles de acceso a los usuarios y sus grupos, como leer, firmar o editar documentos.
Los precios de los servicios de M-Files están disponibles previa solicitud. Los nuevos usuarios tienen un período de prueba gratuito de 30 días. La plataforma cuenta con tres paquetes de servicios con diferentes capacidades: M-Files Base, M-Files Team y M-Files Business.
Conclusión
La herramienta de gestión de documentos en la nube facilita y acelera significativamente el flujo de documentos electrónicos, independientemente de la escala y las características específicas del negocio de la empresa. Los servicios descritos en este artículo ofrecen a sus usuarios una amplia gama de herramientas para almacenar, crear, editar y distribuir documentación.
Algunas de las cinco plataformas principales son puramente DMS, mientras que otras tienen funcionalidades más amplias, incluida la gestión de proyectos y otras funciones comerciales útiles. Casi todos los servicios le brindan la oportunidad de probar sus capacidades durante un período de prueba de 30 días, y algunos incluso ofrecen un plan gratuito completo (Notion, Confluence). Los planes más económicos están disponibles en Confluence (desde $5,75 por mes por usuario) y Notion (desde $8 por mes por usuario).
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