Las 5 mejores aplicaciones de seguimiento de la productividad

En nuestro artículo, aprenderá cuáles son las mejores aplicaciones de productividad y seguimiento y cómo elegir el programa más adecuado.

El éxito de cualquier empresa depende de la competencia, responsabilidad y productividad de sus empleados. El control ayuda a mantener estas cualidades a un alto nivel. Hoy en día, no es necesario pararse sobre el alma de un empleado, porque existe un software especial de monitoreo de productividad. 

En 2016, Ryan Hancock, especialista en TI de la Universidad de Arkansas (EE. UU.), publicó los resultados de su estudio "Misuse of Company Time: How the Internet and Social Media are Creating a New Time Theft". Los números eran asombrosos. Una encuesta sociológica realizada por él mostró que el 98% de los encuestados usaban sus teléfonos en el trabajo para fines personales. El 82% de los encuestados admitió que visitaba las redes sociales durante el horario laboral. De ese 18% que dijo que no utiliza para nada las redes sociales en el lugar de trabajo, el 12% simplemente no está registrado en ninguna de las existentes. Así, entre quienes tienen cuentas en redes sociales, solo el 6% no las utiliza en el trabajo. Finalmente, el 42 % de los encuestados realizaba compras en línea en lugar de realizar sus tareas laborales.

Según un estudio de la Unidad de Inteligencia de The Economist, los trabajadores de cuello blanco de EE. UU., en promedio, dedican más de 2 horas de su tiempo de trabajo a asuntos personales en línea. A menudo, la duración total de la distracción a varias cosas extrañas en la red durante la jornada laboral para ellos excede el período de tiempo en el que están directamente involucrados en sus funciones.

Lo que se hace con mayor frecuencia en la oficina hasta que el gerente ve:

¿Por qué es importante el seguimiento de la productividad de los empleados? Si el gerente o jefe de equipo no controla el trabajo del equipo, aumenta el riesgo de daño a la empresa. Debido a una disminución en la productividad de los empleados, la eficiencia de sus tareas actuales disminuye: aumenta el número de errores y se rompen los plazos. En tal situación, la contabilidad estricta del tiempo de trabajo y el control de los compañeros no es una tiranía ni un retorno a la servidumbre, sino una medida que se necesita con urgencia. Hoy en día, cada vez más los empleadores están interesados en rastrear las acciones de los trabajadores contratados, ya que no quieren pagar su entretenimiento en Internet de su bolsillo. Para ello, existen sistemas especiales de seguimiento del desempeño de los empleados. Dichos programas ayudan a resolver una amplia gama de problemas. Se instalan para:

¿Qué es el seguimiento de la productividad? Monitorear a los empleados no se trata solo de registrar su tiempo de trabajo, administrar su horario y verificar la calidad del desempeño de las tareas actuales. Los programas especiales para monitorear la productividad también rastrean qué teclas presiona un empleado en el teclado, corrigen su geolocalización y toman capturas de pantalla periódicamente. Se instalan con mayor frecuencia en grandes empresas y en empresas donde los empleados han sido transferidos a un formato remoto. Es especialmente importante usarlos para los trabajadores "domésticos" que realizan sus funciones de forma remota, ya que están sujetos a la máxima cantidad de distracciones. Y la tentación de hacer algo extraño, ya que el gerente no mirará repentinamente a la oficina y verá lo que está abierto en la computadora, es demasiado grande para ellos.

Todo el software de seguimiento de la productividad funciona de la misma manera. El llamado programa de agente se instala en la computadora de escritorio o portátil del empleado. Sus funciones principales son: monitorear y recolectar información sobre acciones específicas, almacenar los datos recibidos y transferirlos al administrador. Dichos sistemas difieren en el diseño de la interfaz, un conjunto de opciones y un formato de informe.

Costo: versión gratuita, versiones pagas (Premium - $5 por mes por usuario, Enterprise - $10 por mes por usuario)

Compatibilidad: aplicación web

Checkiant: software de control de la productividad de los empleados. Se trata de un programa universal que se adapta igualmente a cualquier empresa, independientemente del tipo y formato de actividad (offline u online). Se utiliza para realizar un seguimiento de las horas de trabajo y los salarios. El software se instala tanto en una computadora de escritorio como en un dispositivo móvil.

Lo que puede hacer el rastreador de tiempo Checkiant:

El programa permite ver claramente los resultados del trabajo, en el que es imposible navegar estando dentro del propio proceso. Por ejemplo, un gerente de una tienda en línea que trabaja de forma remota resuelve una gran cantidad de tareas todos los días (llenar la base de datos con nuevos clientes, rastrear el estado de los pedidos, recibir llamadas, generar hojas de ruta para enviar a los clientes, actualizar el catálogo de productos, analizar la actividad del usuario y el número de compras). El modo multitarea no le permite llevar la cuenta del tiempo. Si no lleva un registro de las horas trabajadas, es fácil entrar en horas extras o horas extras. Checkiant señalará ambos extremos al gerente de manera oportuna para que pueda tomar las medidas adecuadas.

Costo: versión gratuita, versiones pagas (Advanced - $9 por mes por usuario, Premium - $15 por mes por usuario, Enterprise - el precio se discute individualmente)

Compatibilidad: aplicación web, Android, iOS, Windows, MacOS, Linux

ActivTrak: software de control remoto de la productividad de los empleados. Este programa se usa con mayor frecuencia para realizar un seguimiento de lo que hace exactamente un empleado en el lugar de trabajo. Le permite analizar la productividad de los empleados, eliminar rápidamente las amenazas emergentes, rastrear todas las pulsaciones en el teclado gracias a la presencia de un registrador de teclas y bloquear el acceso a ciertas URL. Su funcionalidad es suficiente para administrar con éxito al personal de forma remota.

Entre las ventajas del programa:

ActivTrak es un software universal para monitorear las actividades de los miembros del equipo en el lugar de trabajo tanto en un departamento como en toda la empresa, independientemente del campo, nicho o industria. Es más adecuado para empresas medianas, en particular, empresas que desarrollan SaaS.

Costo: versión gratuita, versiones de pago (Pro: $7 al mes por usuario, Premium: $10 al mes por usuario, Enterprise: $20 al mes por usuario)

Compatibilidad: aplicación web, Android, iOS, Windows, MacOS, Linux

DeskTime es un software de seguimiento de la productividad. Este programa identifica a los empleados más capacitados y eficientes, así como a aquellos a los que les vendría bien vigilar. Es adecuado no solo para pequeñas empresas con hasta 10 personas, sino también para grandes empresas, ya que no tiene restricciones en la cantidad de empleados a rastrear.

Qué puede hacer DeskTime:

Una de las ventajas de este programa es la presencia de una función especial de “tiempo personal”, que permite a los empleados ejercer su derecho a la privacidad. Cuando se activa, el seguimiento de la actividad se detiene. Esta opción puede ser necesaria durante los descansos cortos. Por cierto, los desarrolladores de DeskTime descubrieron que la mayor productividad en el trabajo la muestran aquellos que hacen un descanso cada hora para un breve descanso. Por eso, implementaron un temporizador en su programa, que cada 60 minutos recuerda al usuario la necesidad de una pequeña distracción para poner en orden sus pensamientos.

Coste: prueba gratuita, versiones de pago (Starter - 50 euros al mes para un equipo de 5 personas, UAM - 105 euros al mes para un equipo de 5 personas, DLP - 125 euros al mes para un equipo de 5 personas, Enterprise - el el precio se discute individualmente)

Compatibilidad: Windows 8 y superior, Windows Server 2012 y superior, MacOS 10.14 (Mojave) y superior; Android e iOS (la supervisión de dispositivos móviles no es compatible)

Teramind: software de seguimiento de productividad para empresas. El programa está incluido en la lista de rastreadores de tiempo populares con funcionalidad analítica. Además de determinar el nivel de productividad, también es capaz de prevenir la fuga de datos confidenciales y prevenir las acciones delictivas del empleado.

Lo que Teramind puede hacer:

Costo: versión gratuita, versiones pagas (Desk Starter - $5.83 por mes por usuario, Desk Pro - $8.33 por mes por usuario, Enterprise - el precio se discute individualmente)

Compatibilidad: aplicación web, Android, iOS, Windows, MacOS, Linux

Toggl solo tiene una "nube". No hay una versión "en caja" del programa. Su finalidad es el autocontrol y la contabilidad de la productividad personal. Toggl integra el conocido servicio Pomodoro (un rastreador de tiempo con el que puedes administrar tu tiempo). El principio de funcionamiento de este programa es el mismo que el del "pomodoro": la alternancia de periodos de trabajo activo concentrado con pausas para el descanso.

El seguimiento del tiempo de trabajo se puede realizar en una computadora de escritorio, una computadora portátil y un dispositivo móvil. A los datos obtenidos por el programa se les puede dar una forma visual transformándolos en gráficos e informes. Puede exportar información sobre la eficiencia del uso del tiempo de trabajo en un archivo de Microsoft Excel.

Toggl se considera uno de los servicios de monitoreo de productividad más asequibles y asequibles. Es más adecuado para uso individual por parte de gerentes de grandes organizaciones y empresas como parte de su trabajo en proyectos individuales, así como también para equipos creativos compactos y nuevas empresas.

Antes de comenzar a elegir una herramienta de seguimiento de la productividad, debe decidir los objetivos de instalar dicho programa. Si el gerente planea lidiar con las interminables correrías en busca de descansos para fumar, tomar café y colgar los empleados en las redes sociales de esta manera, las capacidades de un simple rastreador de tiempo serán suficientes para él. Cuando se trata de proteger la reputación de una empresa y evitar filtraciones de información confidencial, vale la pena considerar un software con más funciones.

El segundo punto que debe tenerse en cuenta es la disponibilidad de especialistas en TI en el personal y sus capacidades técnicas. Si tiene una pequeña empresa y no tiene un empleado independiente a tiempo completo o incluso autónomo que pueda instalar y mantener la versión "en caja" del programa, es mejor elegir la opción en la nube.

Entre otros criterios para la elección de software para el seguimiento de la productividad, se encuentran:

Los desarrolladores de casi todos los programas de monitoreo ofrecen usarlo gratis durante el período de prueba. Por lo general, basta con comprender si el servicio cumple con los requisitos para ello y decidirse por una suscripción mensual.

La comunicación durante las horas de trabajo con amigos en un mensajero, navegar por Internet en busca de zapatillas de deporte de moda o un sofá nuevo, y la correspondencia interminable en las redes sociales en una computadora de oficina: todo esto afecta negativamente la calidad de las tareas y su cantidad. Para garantizar el nivel requerido de eficiencia en el trabajo y evitar la fuga de información valiosa y secreta fuera de la empresa, el gerente debe recurrir a la ayuda de programas especiales para controlar la productividad del equipo. Si bien algunos los encuentran humillantes, pueden volver a encarrilar a los empleados que se distraen con frecuencia, dar a los procrastinadores un "impulso mágico" y restaurar un ritmo de trabajo adecuado.

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