Incorporación automatizada de nuevos empleados

La llegada de nuevos empleados a una empresa supone una carga adicional para los procesos de RR. HH. El especialista debe formalizar su incorporación, organizar una presentación a la dirección y proporcionarles material de formación. Si la adaptación de los nuevos empleados se realiza manualmente, con demoras, necesitarán más tiempo para integrarse completamente en el flujo de trabajo. En este caso práctico, le mostraremos cómo automatizar la incorporación mediante la integración de Tally, Google Calendar y Gmail.

Los primeros días tras la contratación son cruciales para que los nuevos empleados comprendan la estructura de los procesos internos y se integren en ellos. Si existen problemas de comunicación dentro de la empresa, se posponen las reuniones con el gerente y deben buscar por su cuenta los materiales de capacitación, a los empleados les resultará difícil entender cómo se organiza su trabajo y por dónde empezar.

La razón del caos es la falta de una incorporación sistemática, que está asociada con la multitarea de los especialistas de RR. HH. Durante la adaptación de un nuevo empleado, tienen que realizar manualmente una serie de tareas:

Cuando estas tareas las realizan manualmente diferentes profesionales de recursos humanos, pueden producirse retrasos entre las distintas fases de interacción, lo que conlleva una demora en el proceso de incorporación de un nuevo empleado.

Puedes solucionar estos problemas creando un proceso en el que cada etapa posterior se inicie a tiempo y, sobre todo, de forma automática. Se trata de automatizar al máximo la incorporación de nuevos usuarios. Esto se puede implementar integrando Tally, Google Calendar y Gmail.

Es importante que los datos se transfieran de un servicio a otro dentro de un único script, que se ejecuta cada vez que se recibe un nuevo perfil de empleado.

En el escenario de incorporación automatizada, Tally es el punto de partida. Los especialistas que acaban de recibir una oferta completan un formulario con los datos requeridos. El envío del cuestionario activa el conector ApiX-Drive, que detecta este evento y transmite automáticamente la información recibida a lo largo de la ruta definida.

Con base en los datos del cuestionario, el conector crea un evento en Google Calendar. Se registra una reunión con el gerente o jefe de departamento responsable. El especialista en recursos humanos ya no necesita crear el evento manualmente.

Posteriormente, se inicia la fase final. Los nuevos empleados reciben automáticamente correos electrónicos a través de Gmail, que incluyen enlaces a un paquete de materiales necesarios para su formación y rápida adaptación. De esta forma, tras enviar el cuestionario, los empleados reciben automáticamente los materiales que necesitan para empezar, y el responsable de RR. HH. puede ahorrar tiempo preparando cada mensaje.

La incorporación automatizada ayuda a agilizar las distintas etapas de adaptación de los nuevos empleados al equipo. Reciben materiales de formación con mayor rapidez, obtienen información importante para el trabajo y comprenden sus primeros pasos. Ya no tienen que enfrentarse a demoras entre las distintas etapas. Además, una secuencia clara y una interacción ágil generan una primera impresión positiva de la empresa.

La automatización libera a los especialistas de RR. HH. de tareas repetitivas y reduce la pérdida de tiempo. Si para un empleado se requieren unos 15 minutos para realizar manualmente las operaciones descritas en este escenario, para 10 nuevos empleados al mes el tiempo empleado será de aproximadamente 2,5 horas; y para 20, de 5 horas. Este cálculo es aproximado y depende de las particularidades de la incorporación al puesto.

La rapidez de adaptación de los nuevos empleados a la empresa depende directamente de la organización de sus primeros días de trabajo. Si todas las etapas se llevan a cabo de forma secuencial y sin demoras, les resulta más fácil comprender los procesos laborales. Entienden su lugar y rol en el equipo con mayor rapidez y pueden comenzar a desempeñar sus funciones antes. La integración de Tally, Google Calendar y Gmail ayuda a crear un proceso de incorporación automatizado e integral.

Otros casos de implementación de la automatización: