15.11.2022
3209

10 советов по использованию Notion

Юлия Заблоцька
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~10 мин

Notion – универсальный сервис с большим количеством функций. Их так много, что новички часто теряются среди разнообразия. Предлагаем вам десятку полезных советов для Notion, которые упростят использование платформы и позволят получать от нее больше. 

Содержание:
1. Что такое Notion
2. Пароль на вход
3. Добавление даты
4. Использование блоков для кода
5. Интеграция с Google Drive
6. Напоминания с уведомлениями
7. Раскраска блоков
8. Коллективная работа над страницами
9. Планирование путешествий
10. Блокирование и экспорт страниц
11. Получение тарифа Pro бесплатно
12. Выводы
***

Что такое Notion

Notion – это модульная платформа для управления отдельными задачами и целыми проектами, сосредоточившая на едином пространстве все необходимое для работы (документация, файлы, ссылки). Сервис располагает как бесплатной версией, так и платными. Тарифные планы «Personal Pro» и «Team» стоят 4 и 8 долларов в месяц соответственно. Выбрав один из них, пользователь получает расширенный комплект функций и увеличенный объем облачного хранилища. Работать с платформой можно на персональном компьютере, мобильном устройстве и прямо в браузере.

10 Notion Tips | Эффективное совместное рабочее пространство<br>


Notion располагает удобным блокнотом для создания заметок, органайзером, менеджером задач и креативной мастерской. Этот сервис особенно полезен, когда приходится оперировать файлами различных форматов, ведь здесь их можно успешно объединять в рамках одного проекта, не сталкиваясь с уведомлениями вроде «формат этого файла не поддерживается программой». Интерфейс представлен пространством, где происходит работа над страницами, сайдбаром (боковой панелью), где располагается так называемое дерево страниц, и полем, где создаются и редактируются отдельные блоки.

Преимущество платформы Notion заключается в том, что каждый пользователь может самостоятельно определять, как она должна выглядеть и что делать с ее помощью. Она одинаково хорошо годится для ведения рабочих проектов и личных дневников, учебы, хранения рецептов и коллекции ссылок на важные ресурсы. Разработчики снабдили ее внушительным количеством разнообразных инструментов: базами данных, текстовым редактором, списками, математическими формулами и даже канбан-досками (наподобие Trello). Одним словом, из Notion каждый может соорудить себе идеальную программу. 

Основным недостатком платформы называют ее сложность из-за обилия функций. Невозможность интуитивно понять, как и что работает, часто заводит новичков в тупик. К счастью, это легко исправить. Чуть ниже вы получите полезные советы для Notion, которые помогут облегчить работу с сервисом.

Основные возможности

Notion – универсальная платформа. Здесь пользователю доступны:

  • Работа с текстом (наборы стикеров, типов заголовков и видов шрифтов, маркеров списков и цветовых маркеров, варианты выделения цитат).
  • Работа с данными (календари, формулы, разные типы списков, построение таблиц).
  • Работа с файлами медиа (изображения, аудиофайлы и видеофайлы любых форматов, галереи, веб-закладки).
  • Постановка задач и целей, ведение чек-листов.
  • Планирование путешествий (сбор на одном пространстве фото- и видеоматериалов, вариантов маршрутов, отзывов туристов, предложений от гидов и так далее).
  • Планирование бюджета (мониторинг доходов и расходов, отслеживание уровня доходности собственных активов и ситуации на фондовом рынке).
  • Интеграция с другими платформами: веб-сервисом для совместной разработки ПО GitHub, хранилищем данных Google Drive, векторным онлайн-сервисом Figma, визуальной интерактивной платформой Miro, облачным сервисом для создания прототипов дизайна приложений Invision.

Многим Notion нравится за то, что он представляет собой сочетание отдельных модулей, которые собираются, как конструктор, и гибко настраиваются под конкретные потребности и предпочтения. Конечно, это занимает определенное время, зато в итоге пользователь получает один универсальный мощный инструмент, которым с успехом заменяет CRM или целый ряд онлайн-сервисов и офлайн-программ.

Для кого подходит

Notion – отличный помощник. С ним намного удобнее заниматься бытовыми делами, работой, вести бизнес: составлять списки задач на каждый день, планировать важные встречи, устанавливать цели.

Особенно он будет полезен:

  • Редактору – для подбора контента, распределения заданий между копирайтерами, контент-менеджерами и фотографами, мониторинга статуса выполнения и сроков сдачи готовых материалов.
  • Программисту и веб-дизайнеру – для сбора брифов, референсов и важных файлов, мониторинга всех этапов работы над проектом, постановки задач и контроля сроков их выполнения.
  • Специалисту HR или кадровику – для сбора присылаемых резюме с портфолио и готовых тестовых заданий от кандидатов на должность, их поэтапной сортировки, составления графика проведения собеседований, мониторинга объявлений о вакансиях, размещенных на разных ресурсах.
  • Специалисту SMM – для составления контент-планов и графиков публикации постов, постановки задач исполнителям и анализа охватов каждой публикации.
  • Преподавателю и учащемуся – для выкладывания лекций и обучающих материалов, отслеживания расписания занятий, назначения офлайн-встреч и онлайн-вебинаров, отправки готовых работ на проверку.

Для Notion характерен минималистический подход. Широкий функционал программы эргономично спрятан внутри интерфейса, поэтому он не давит чересчур масштабным меню. Вместе с тем UX дизайн платформы достаточно сложен, из-за чего некоторые предпочитают совсем отказаться от этого сервиса. И совершенно зря. Приложив совсем немного усилий для изучения простых рекомендаций, можно обрести ценные навыки работы с этой программой, и тогда она станет для вас действительно мощным инструментом практически на все случаи жизни. Предлагаем вам лучшие советы и рекомендации 2022 года по Notion для более эффективного ее использования.

Пароль на вход

Первый среди советов для новичков в Notion касается входа в личный профиль. При попытке совершить вход в личную учетную запись пользователь получает по электронной почте временный код. Попасть в персональный аккаунт можно только после его введения. Эта функция многих раздражает необходимостью делать лишние действия и тратить дополнительное время. Она включена системой по умолчанию, но это вовсе не значит, что ничего нельзя изменить.

Notion дает возможность заходить в систему по-другому – через e-mail ID и пароль. Чтобы пользоваться альтернативным, более удобным, вариантом входа, нужно открыть приложение Notion, зайти в «Settings and members», оттуда перейти в «My account» и поставить пароль.


10 Notion Tips | Пароль на вход<br>

Добавление даты

Этот совет пригодится, если вы пишете много текстов или отчетов в одном документе. Заканчивая ограниченный тематикой или временным отрезком блок в Notion, под последней строкой можно поставить дату. Это позволит упорядочить записи и легче искать потом нужные.

Для датирования длинных записей поставьте курсор на свободное место и введите команду «/date». Затем нажмите клавишу Enter и пропишите дату в удобном формате. Такой прием позволит отслеживать внесение последних изменений быстрее, чем в процессе проверки их истории в Google Docs.

10 Notion Tips | Использование /date

Использование блоков для кода

Разработчики предпочитают Notion за удобную возможность мониторить процесс и прогресс создания программы. Среди продвинутых советов по Notion, которые пригодятся программистам, можно выделить использование особых блоков для программного кода.  

Свяжите сервисы между собой без программистов за 5 минут!
Используейте ApiX-Drive для самостоятельной интеграции разных сервисов между собой. Доступно 350+ готовых интеграций.
  • Автоматизируйте работу интернет магазина или лендинга
  • Расширяйте возможности за счет интеграций
  • Не тратьте деньги на программистов и интеграторов
  • Экономьте время за счет автоматизации рутинных задач
Бесплатно протестируйте работу сервиса прямо сейчас и начните экономить до 30% времени! Перейти

Для вызова специального «кодового» блока поставьте курсор на свободное место, введите команду «/code» и нажмите Enter. На рабочем пространстве появится блок светло-серого цвета с собственным меню и возможностью выбрать язык программирования. Таким образом вы сможете создать страницу, содержащую информацию о коде, и добавить к нему важные примечания.

10 Notion Tips | Использование /code

Интеграция с Google Drive

Комплект приложений Google Drive активно используется в сферах бизнеса и образования для повышения эффективности работы и улучшения производительности. Пользуясь Notion, отказываться от него не придется.

Если нужно заглянуть в облако, поставьте курсор на свободное место, введите команду «/Google» и не забудьте нажать Enter. Система откроет для вас Google Drive. Не выходя из Notion, вы сможете найти в своем облаке нужный файл и экспортировать его оттуда прямо в рабочее пространство Notion. Сохранение в процессе такого переноса структуры и деталей файла приятно удивит.

10 Notion Tips | Использование /Google

Напоминания с уведомлениями

Среди советов студентам для Notion наиболее актуальна установка напоминаний. Эту платформу они могут использовать не только для создания заметок, но и в качестве диспетчера задач.

Добавив «напоминалку» в нужный блок, пользователь гарантированно получит уведомление в обозначенное в ней время. Для этого нужно всего лишь поставить курсор на свободное место, ввести команду «/remind», нажать «Date or reminder», затем кликнуть по «Remind tomorrow 9am». После этого появится строка со временем по умолчанию. Его надо изменить, кликнув по этой строке. Откроется окошко с календарем, где можно выбрать правильные дату и время.

10 Notion Tips | Использование команды /remind


Напоминания пригодятся не только учащимся, но и тем, кто составляет списки задач и планирует свои дела на неделю или месяц вперед. Если их очень много, не всегда удается вовремя вспомнить, например, о назначенной фотосессии, на которую девушке нужно прийти подготовленной (продуманный образ, макияж, прическа и так далее). Получив уведомление о событии хотя бы за несколько дней до него, можно успеть все сделать.

Раскраска блоков

Советы в плоскости эстетики для Notion включают в себя, в частности, маркировку цветом для выделения отдельных фрагментов текста или фона целого блока. Делать это можно в строке всплывающего меню, но быстрее воспользоваться специальными командами.

Для изменения цвета текста или фона нужно поставить курсор после текстового блока и ввести команду «/color». После этого откроется выпадающее меню, из списка которого можно выбрать вариант цвета. Если сразу прописать конкретное название цвета (например, «/red»), не нужно будет скроллить выпадающее меню – появится только он один.

10 Notion Tips | Использование команды /color

Коллективная работа над страницами

Notion вполне можно считать конкурентом Google Docs, ведь эта платформа предоставляет возможности коллективной работы над страницами и файлами ничуть не хуже. Некоторым этот сервис нравится даже больше. Созданной страницей здесь можно легко делиться с другими пользователями платформы. В бесплатной версии разрешено приглашать к совместной работе до 5 человек. 

Для открытия доступа к странице нужно кликнуть по кнопке «Share» (находится в верхней части окна справа), затем нажать «Add emails or people» и вписать адрес электронной почты человека, с которым хотите вместе поработать, или выбрать его из выпадающего списка, если он также пользуется Notion. Права можно настроить по своему усмотрению: разрешить коллеге только просмотр или допустить его и к редактированию.

10 Notion Tips | Совместная работа над документами<br>

Планирование путешествий

Одна из полезных функций Notion – планировщик путешествий. Наверное, каждый знает, насколько сложно бывает организовать поездку. Нужно продумать мельчайшие детали и постараться предусмотреть максимум вариантов решения проблем, которые могут возникнуть в процессе. Эта платформа предоставляет пользователю подробный шаблон, который не даст ускользнуть из поля зрения ни одному нюансу.

В формате таблицы в Notion можно собирать немаловажные для планируемого путешествия данные: достопримечательности, которые хотелось бы увидеть, названия и адреса гостиниц со стоимостью номеров, полезные ссылки и не только. Возможность добавления маршрутов и точек из Google Maps еще больше повышает удобство использования сервиса для организации поездок. Чтобы воспользоваться планировщиком, нужно зайти в «Personal Home» и выбрать «Travel Plans».

10 Notion Tips | Travel Plans

Блокирование и экспорт страниц

Notion дает каждому пользователю возможность заблокировать свою страницу. В данном случае речь идет не о пароле, а об отключении функции стороннего редактирования. Сделать это можно так:

  • Кликнуть по троеточию (находится в верхней части окна справа).
  • Выбрать «Lock Page».
10 Notion Tips | Lock Page


Хотите сохранить страницу на свое устройство? Платформой предусмотрен экспорт ее в файл формата PDF, HTML или Markdown. При необходимости можно экспортировать ее вместе со всеми подстраницами сразу. Для этого нужно:

  • Кликнуть по троеточию.
  • Выбрать «Export» и желаемый формат.

Получение тарифа Pro бесплатно

Десятый совет будет посвящен «заработку» в Notion. Не каждый знает, что платформа платит пользователям за определенные действия. Разработчики готовы финансово поощрить тех, кто сделал импорт записи из Evernote или залогинился в учетную запись через веб-браузер. Полученными таким образом деньгами можно оплатить здесь себе аккаунт Pro.

Полный перечень оплачиваемых действий вы увидите, зайдя в «Settings and members» и выбрав «Earn credit». Там же можно и приступить к их выполнению.

10 Notion Tips | Earn credit

Выводы

Notion – универсальная программа-помощник. Здесь можно хранить информацию о проектах, над которыми вы работаете, и о ваших заказчиках, а также создавать списки «to-do», мониторить личный или семейный бюджет, планировать путешествия, вести дневник, работать с программным кодом. 

Платформа подходит прежде всего тем, кому нравится изучать программы с масштабным функционалом и собирать виртуальный модульный конструктор для удобства работы с данными. Одно из ее основных преимуществ заключается в том, что пользователь здесь все настраивает самостоятельно так, как ему удобно. Некоторые даже превращают Notion в настоящую персональную википедию. Правда, есть тут и достаточно сложные функции, касающиеся баз данных (например, Relation, Rollup, Formulas), но они нужны далеко не всем. Большинству вполне хватит возможностей мощного органайзера или электронного журнала/блокнота. Чтобы работа с этой программой приносила вам удовольствие и была максимально эффективной, пользуйтесь нашими советами по использованию платформы Notion. Они помогут сделать ее легче, проще, быстрее и приятнее.

***

Стремитесь вывести бизнес на новый уровень, достигать целей быстрее и эффективнее? Apix-Drive — ваш надежный помощник для этих задач. Онлайн-коннектор сервисов и приложений поможет вам автоматизировать ключевые бизнес-процессы и избавиться от рутины. Вы и ваши сотрудники освободите время для выполнения важных профильных задач. Попробуйте возможности Apix-Drive бесплатно, чтобы убедиться в эффективности онлайн-коннектора лично.