30.08.2021
329

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~10 мин

Рассказываем об одном из базовых инструментов платформы, который упрощает управление командами.

Содержание:
1. Что такое задачи в Битрикс24
2. Как создавать задачи в Битрикс24
3. Как работать с задачами в Битрикс24
4. Как искать задачи в Битрикс24
5. Режимы отображения и счетчики задач в Битрикс24
6. Как автоматизировать работу с задачами в Битрикс24
7. Заключение: кратко о задачах в Битрикс24

***

Что такое задачи в Битрикс24

Задачи — это элементы Битрикс24, которые отражают рабочие активности внутри компании. Типичные примеры задач: позвонить клиенту, посетить встречу, организовать тренинг для новых сотрудников.

Задачи помогают руководителем управлять работой коллектива, а подчиненным — ориентироваться в своих делах и сроках выполнения.

Список задач, созданных в Битрикс24, отображается в разделе «Задачи и проекты». Здесь же с ними можно взаимодействовать: планировать, назначать исполнителей, фильтровать, отмечать выполненными, комментировать, удалять и прочее.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Список задач


В списке задач отображаются только их названия и другие базовые данные. Клик по задаче раскрывает ее карточку со всей связанной с ней информацией. Открыв карточку, можно просмотреть и настроить список исполнителей, статус задачи, описание, конечный срок, время напоминания и другие параметры.

Задачи, связанные общими исполнителями, отделом, целью или другими параметрами, для удобства можно объединять в специальные группы – проекты и работать с ними отдельно. Проекты отображаются на одноименной вкладке в разделе «Задачи и проекты».

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Вкладка "Проекты"


Руководитель может настраивать, какие действия с задачами должны быть доступны тем или иным сотрудникам. Для этого в Битрикс24 существует меню «Права доступа».

Как создавать задачи в Битрикс24

1. Войдите в свой аккаунт Bitrix24 (личный кабинет).

2. Перейдите в раздел «Задачи и проекты» и нажмите на кнопку «Добавить задачу».

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Кнопка добавления задачи


3. Введите название, а под ним, если необходимо, добавьте краткое описание задачи. В описании можно объяснить ответственному сотруднику, в чем именно заключается работа.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Настройки названия и описания задачи


4. Отметьте «Важная задача», если хотите показать сотрудникам, что текущая задача требует особого внимания. Рядом с ней появится привлекающая внимание иконка в виде огонька.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Кнопка для выделения задачи


5. Если задача состоит из множество мелких целей, можете нажать на кнопку «чек-лист» и перечислить их в виде интерактивного списка. Это позволит исполнителю отмечать каждую цель, чтобы зафиксировать ее выполнение в системе.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Настройки чек-листа


6. Добавьте сотрудников к задаче. Каждому из них можно присвоить одну или несколько из этих четырех ролей:

  • постановщик – человек, который выбирает исполнителей и подтверждает выполнение задачи;
  • ответственный – главный исполнитель задачи;
  • соисполнители – другие сотрудники, которые участвуют в выполнении задачи; 
  • наблюдатели – сотрудники, которые могут оставлять комментарии и получать уведомления о ходе выполнения задачи, но не участвуют в нем.
Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Настройки ролей


7. Укажите срок, до которого задача должна быть выполнена. Для этого нажмите «Крайний срок» и выберите дату и время дедлайна.

Если хотите запланировать время начала и окончания работы над задачей, кликните «Планирование сроков» и выберите подходящие рамки.

Кнопка «Еще» открывает расширенные опции планирования. С их помощью вы можете, к примеру, разрешить ответственному менять сроки или включить их автоматическое продление на время праздников и выходных.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Настройки срока выполнения


8. При необходимости нажмите на кнопку «Дополнительно» и внесите дополнительные настройки задачи. Вот некоторые из них.

  • «Проект» – используйте, чтобы добавить задачу в один из проектов.
  • «Учет времени» – эта настройка Битрикс добавляет возможность отслеживать время, потраченное исполнителем на выполнение задачи.
  • «Напомнить о задаче» – позволяет настроить напоминание о задаче постановщику, ответственному или себе. Напоминание приходит в виде внутреннего уведомления или электронного письма на email.
  • Повторять задачу – с помощью этой настройки вы можете сделать так, чтобы система автоматически создавала копию текущей задачи с заданным интервалом.
  • CRM – используйте, чтобы привязать задачу к конкретной сделке. В результате задача будет отображаться не только в разделе «Задачи и проекты», но и в карточке выбранной сделки.
  • «Сделать подзадачей» – позволяет сделать текущую задачу одним из этапов другой задачи. Подзадачи отображаются как в общем списке, так и в карточках родительских задач.
Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Дополнительные настройки задачи


9. Сохраните задачу. Когда закончите с настройками, сохраните задачу с помощью одной из этих кнопок:

  • «Поставить задачу» – если после сохранения вы не собираетесь создавать другие задачи.
  • «Поставить задачу и создать еще» – если намерены сразу добавить следующую задачу.

Если хотите быстро создавать задачи с такими же настройками в будущем, нажмите «Сохранить шаблон». Благодаря шаблону вам не придется вносить одни и те же параметры повторно.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Кнопки сохранения задачи


Как работать с задачами в Битрикс24

Рассмотрим, как выполнять несколько типичных действий с уже созданными задачами.

  • Чтобы отметить задачу выполненной, откройте ее карточку и нажмите «Завершить».
  • Чтобы изменить срок, добавить напоминание или настроить список добавленных сотрудников, кликните по задаче и воспользуйтесь настройками в правой части карточки.
  • Чтобы копировать, удалить или отложить текущую задачу либо добавить в нее подзадачу, откройте карточку этой задачи, нажмите «Еще» и выберите нужную операцию.
  • Чтобы изменить название, описание, связанные сделки и параметры учета времени, разверните карточку задачи, нажмите «Редактировать» и воспользуйтесь доступными инструментами.

Как искать задачи в Битрикс24

Строка поиска в разделе «Задачи и проекты» позволяет искать задачи по названию и содержимому, включая описание и комментарии. Каждый сотрудник может найти только те задачи, к которым у него есть доступ.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Строка поиска


В дополнение к поиску или вместо него можно использовать фильтрацию, меню которой отображается после клика по поисковой строке. Слева можно увидеть несколько уже настроенных фильтров: «В работе», «Завершены», «Отложены» и так далее.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Список фильтров по умолчанию


При нажатии на любой из них он активируется, а справа отобразятся соответствующие параметры фильтрации. Например, фильтр «Завершены» показывает только задачи, отмеченные как выполненные.

Кроме того, Битрикс24 позволяет создавать собственные фильтры. Достаточно изменить параметры любого из уже доступных фильтров и нажать «Сохранить фильтр». В результате в списке появится новый фильтр с заданным набором параметров.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Создание фильтра


Режимы отображения и счетчики задач в Битрикс24

Система поддерживает несколько режимов отображения задач: «Список», «Сроки», «Мой план», «Календарь» и «Гант». Вы можете быстро переключаться между ними с помощью соответствующих кнопок в верхней части раздела «Задачи и проекты».

«Список» – режим, который активен по умолчанию. В нем каждая задача отображается в отдельной строке таблицы. В колонках отображаются такие данные, как название, время последней активности, крайний срок, имя поставщика, имя ответственного и так далее. Вы можете сортировать задачи по каждому из этих типов данных.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Список


В режиме «Сроки» задачи отображаются в разных колонках, каждая из которых обозначает определенный временной этап: «На сегодня», «На этой неделе», «На следующей неделе» и так далее.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Сроки


В режиме «Мой план» каждый сотрудник может посмотреть свои задачи и спланировать для себя их выполнение – в рамках, поставленных начальством. Задачи отображаются почти так же, как в режиме «Сроки»: в колонках, соответствующих тому или иному промежутку времени.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Мой план


«Календарь» – в этом режиме, как несложно догадаться по названию, задачи отображаются на цифровом календаре в соответствии с назначенными им сроками.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Календарь


Режим «Гант» визуализирует задачи в формате диаграммы Ганта. Проще говоря, в виде отрезков на временной шкале.

Задачи Битрикс24: что это и как с ними работать | Гант


В каждом режиме в верхней части экрана система показывает для каждого сотрудника счетчики задач, требующих его внимания. Среди них:

  • просроченные задачи;
  • задачи с непрочитанными комментариями;
  • поставленные сотруднику задачи, которые тот еще не просмотрел;
  • задачи без крайнего срока;
  • и так далее.

Как автоматизировать работу с задачами в Битрикс24

Многие простые операции в Битрикс24 можно автоматизировать. Это избавит сотрудников от необходимости выполнять однотипные действия и сэкономит время для выполнения более важных дел.

Внутренние операции с задачами удобно автоматизировать с помощью роботов. Они действуют по простой схеме. Как только происходит заданное вами событие, робот выполняет нужную операцию вместо сотрудника. Например, если менеджер переводит лид в статус «Качественный», робот сразу же создает задачу «Позвонить клиенту».

Вы также можете автоматизировать передачу задач между Битрикс24 и внешними сервисами. Но для этого понадобятся дополнительные инструменты. Один из них – онлайн-коннектор ApiX-Drive.

С помощью коннектора вы можете настроить автоматический экспорт задач из Битрикс24 в такие системы:

  • мессенджеры – чтобы получать уведомления о каждой добавленной в Битрикс24 задаче в виде личных сообщений. Поддерживаются Viber, Telegram и Slack;
  • электронные таблицы – чтобы вести учет задач и всячески обрабатывать их в удобной онлайн-таблице. Поддерживается Google Sheets;
  • менеджеры проектов – чтобы видеть задачи отдела продаж вместе с задачами других отделов в одном универсальном сервисе. Поддерживаются Trello, MeisterTask, Todoist, Asana, Jira, Notion, Planfix, ClickUp, Pyrus, Wrike, Monday.com, Worksection.

Список систем, которые поддерживает ApiX-Drive, постоянно растет. Более того, система может передавать не только задачи, но также другие элементы Битрикс: лиды, сделки и контакты. Причем в обоих направлениях: из Битрикс24 в другие системы и наоборот.

Чтобы автоматизировать передачу задач или других данных через коннектор, не нужно быть программистом. Достаточно зайти на сайт ApiX-Drive и подключить к Bitrix24 API нужную систему с помощью подсказок интерфейса. Интеграция Битрикс с одним сервисом займет не больше 15 минут. При необходимости вы можете подключить к платформе несколько внешних систем.

Заключение: кратко о задачах в Битрикс24

  • Задачи — это элементы Битрикс24, которые отражают рабочие активности внутри компании.
  • Задачи помогают руководителем управлять работой коллектива, а подчиненным — ориентироваться в своих делах и сроках выполнения.
  • Для работы с задачами предназначен раздел «Задачи и проекты». Здесь можно просматривать список задач и управлять им: планировать, назначать исполнителей, фильтровать, отмечать выполненными, комментировать, удалять и прочее.
  • Чтобы создать и настроить задачу, достаточно перейти в раздел «Задачи и проекты», нажать на кнопку «Добавить задачу» и следовать подсказкам системы.
  • Вы можете искать нужные задачи по названиям и текстовому содержимому, а также фильтровать их по статусам и прочим параметрам. Для этих операций предназначена поисковая строка в разделе «Задачи и проекты».
  • Система поддерживает несколько режимов отображения задач: «Список», «Сроки», «Мой план», «Календарь» и «Гант». Вы можете быстро переключаться между ними с помощью соответствующих кнопок в верхней части раздела «Задачи и проекты».
  • Многие простые операции в Битрикс24 можно автоматизировать. Для автоматизации внутренних действий с задачами подходят встроенные роботы. А если вы захотите наладить экспорт задач во внешние системы, поможет сервис ApiX-Drive.