5 лучших программ для управления документами в 2023 году
Документация – важная часть деятельности любой компании и всех ее подразделений, от отделов продаж и маркетинга до HR и IT. В наши дни бизнесу уже не нужно тратить время и ресурсы на ведение бумажного документооборота. Гораздо эффективнее с такой задачей справляются DMS. Сразу объясним, что это за аббревиатура. DMS (document management system) расшифровывается как «системы управления документами».
Что такое программы для управления документами?
К DMS относится целый ряд сервисов, помогающих пользователям оптимизировать и автоматизировать создание, обработку, хранение, обмен и другие операции с документами. Раньше их функцию выполняли корпоративные сети, однако постоянно растущие объемы данных и прочие нюансы потребовали более релевантного решения.
Облачные DMS-системы освобождают бизнес от необходимости постоянно увеличивать пространство и мощности, предназначенные для работы с электронными документами. Кроме того, они приносят огромную пользу для стандартизации и координации всего массива документов компаний-клиентов. Такое ПО позволяет создать единую структуру для всего документооборота, чтобы быстро находить и обрабатывать любой файл. У них есть немало и других, не менее ценных функций, о которых мы расскажем в нашем обзоре топ-5 платформ для управления документацией.
Dropbox Business
Dropbox – один из самых известных сервисов для облачного хранения данных, насчитывающий более 16 миллионов пользователей. Помимо стандартного набора инструментов, здесь есть корпоративная версия Dropbox Business с расширенными возможностями для компаний и рабочих групп. Она считается популярной программой для управления документами – ее используют свыше 500 000 бизнес-клиентов.
Ключевые особенности:
- Dropbox Paper позволяет коллективно создавать, редактировать и публиковать документы. В процессе работы над ними и шеринга данные автоматически синхронизируются в режиме реального времени на всех подключенных устройствах.
- Доступ к документам можно предоставлять даже сторонним участникам.
- Функция управления папками рабочей группы позволяет гибко управлять контентом и синхронизировать его.
- Благодаря автоматизации пользователи могут легко и быстро упорядочить свою работу путем сортировки общих папок, стандартизации имен и тегов.
- Функция бэкапа помогает эффективно восстанавливать удаленные документы и их старые версии.
- Dropbox Transfer поддерживает передачу файлов объемом до 100 Гб как внутри группы, так и за ее пределы.
- Встроенное облачное хранилище обеспечивает быстрый доступ к документам и другим файлам напрямую с рабочего стола.
- Панель администратора предоставляет подробную статистику о действиях всех участников группы и сторонних лиц с доступом к данным. Через нее можно просматривать подключенные устройства и не только.
DMS Dropbox Business предлагает бесплатный пробный период сроком на 30 дней. Тариф Standart ($15 в месяц за пользователя) дает 5 ТБ места в облаке, а план Advanced ($24 в месяц за пользователя) – 15 ТБ. Оба тарифа позволяют добавить в группу от 3 участников и более. Для крупных компаний система предоставляет план Enterprise с индивидуальными условиями.
Confluence
Следующая в нашей подборке лучших систем для управления документами – Confluence от Atlassian. Она известна как корпоративная вики-система для разработки баз знаний, веб-сайтов и документации. Платформа востребована в качестве облачного хранилища документов и предоставляет ряд полезных функций в этой сфере.
Ключевые особенности:
- Совместное редактирование документов в режиме реального времени, автоматическое выделение обновлений в документации, контроль версий страниц и вложений.
- Поддержка файлов любых типов, удобная структура с отображением в системе страниц как папок и вложений, так и файлов.
- Возможность создавать документы с нуля или на основе 75 тематических шаблонов.
- Documents Overview предоставляет обзор всех имеющихся документов в едином пространстве. Функции поиска и фильтрации, а также метаданные упрощают работу с контентом.
- В базе Confluence доступна сводная информация о каждом документе, его авторах, статусе и последних изменениях. Также здесь есть меню ярлыков для совместной работы, копирования и экспорта документации.
- Document Viewer гибко упорядочивает контент, разбивая его на дерево страниц и выделяя заголовки для быстрого просмотра и навигации.
- Стандартные функции платформы легко расширяются за счет интеграций со сторонними приложениями. К ним относятся Gliffy (диаграммы), Table Filters and Charts (таблицы и графики), Scroll Documents (контроль версий и экспорт в DOC/PDF), SharePoint Connector (интеграция с SharePoint и OneDrive), Google Drive и ряд других.
Бесплатный план этой программы для управления документами (до 10 пользователей) позволяет создавать неограниченное число пространств и страниц, поддерживает приложения и интеграции, а также дает до 2 ГБ места в облаке. Пакет Standart ($5.75 в месяц за пользователя) поддерживает до 50 000 пользователей и дает до 250 ГБ пространства. План Premium ($11 в месяц за пользователя) дополнительно предлагает безлимитное облако, аналитику, командные календари, контроль доступа по IP и премиум-поддержку. Для крупных компаний (от 800 сотрудников) есть тариф Enterprise с индивидуальными условиями.
Notion
Notion – многофункциональная all-in-one платформа для хранения проектов и документов, их организации и совместной работы над ними. Одно из главных ее направлений – управление документами, поэтому она оптимально подходит для эффективного управления корпоративной или командной документацией.
Ключевые особенности:
- Система электронного документооборота Notion позволяет просматривать документы (и другие типы файлов), редактировать их и управлять ими в едином рабочем пространстве, которое предоставляет возможности поиска данных и контроля версий.
- Поддерживаются свыше 50 типов контента, в том числе сниппеты кода, сворачиваемые разделы, изображения и видео (можно загружать их через интерфейс или встраивать с YouTube/Loom), оглавления, математические формулы и так далее.
- Возможность гибко настроить и кастомизировать DMS, упорядочивая документы и файлы, интегрируя ее с панелями мониторинга, дорожными картами проектов, документацией процессов и не только.
- Для создания системы документации необходимо зарегистрироваться в Notion, пригласить участников команды, создать базу данных и загрузить в нее документы и файлы с указанием их свойств. Затем следует выдать уровни доступа подключенным коллегам и партнерам.
- Виртуальный ассистент Notion AI гибко автоматизирует повторяющиеся задачи. Он способен анализировать заметки и создавать на их основе выводы, составлять резюме за 30 секунд, проводить мозговой штурм, выделять важное из контента разных типов (тексты, записи звонков и так далее).
- Функция совместной работы позволяет легко и быстро приглашать других участников команды для составления, редактирования и комментирования документов. Достаточно упомянуть их при помощи символа @, чтобы подключить к групповой работе или обсуждению.
Связать сервис Notion со сторонними приложениями и системами можно за счет интеграций. Настроить автоматизированный трансфер данных вы можете с помощью нашего сервиса. Создание интеграций для Notion осуществляется без кодинга, специальных знаний не требуется.
Входящая в топ-5 лучших программ для управления документами платформа Notion предлагает бесплатную версию Free (до 10 участников, неограниченное число блоков для индивидуальных пользователей и ограниченное – для команд). Стандартный тарифный план Plus (от $8 в месяц за пользователя) дает неограниченное количество блоков для команд и загрузок файлов, позволяя подключить до 100 участников. План Business (от $15 в месяц за пользователя) поддерживает до 250 участников, приватные пространства для команд, расширенную аналитику и другие функции.
DocuWare Cloud
Рассказывая, что представляют собой лучшие программы для управления документами, нельзя обойти вниманием сервис DocuWare Cloud. Как и другие системы из нашей подборки, он сочетает в себе функционал для электронного документооборота и автоматизации рабочих процессов. Подходит как для небольших и средних компаний или команд, так и для крупных корпораций.
Ключевые особенности:
- Автоматический сбор, централизация и обработка информации.
- Автоматизация типовых бизнес-процессов, которая включает обработку счетов, управление контрактами, оформление новых сотрудников.
- Удобная совместная работа над проектами с поддержкой географически распределенных или мобильных команд.
- Бесшовная интеграция с CRM/ERP системами или иным сторонним ПО.
- Оптимизированная обработка профилей сотрудников, бизнес-документации и других данных в единой облачной системе документооборота.
- Все хранящиеся в ее базе документы и файлы защищены комплексной системой безопасности, которую обеспечивают сеть дата-центров (США, ЕС, Япония, Австралия), AES-шифрование и разделение данных.
- Функционал системы легко масштабируется, исходя из задач и численности команды.
- Стабильное распределение нагрузки, регулировка производительности, непрерывное логирование, контроль безопасности в режиме реального времени, поддержка 24/7.
Программа для управления документами DocuWare Cloud предлагает 30-дневный бесплатный пробный период. Кроме того, есть 4 тарифных плана с разными стоимостью и набором мощностей: Cloud 4 (до 4 пользователей и 20 ГБ в облаке), Cloud 15 (до 15 пользователей и 50 ГБ), Cloud 40 (до 40 пользователей и 500 ГБ) и Cloud 100 (до 100 пользователей и 1 ТБ). Их цены составляют от $25 до $100 в месяц за 1 пользователя.
M-Files
Завершает нашу подборку лучших программ для управления документами сервис M-Files, полностью ориентированный на управление электронным документооборотом. Помимо создания и редактирования документов, он предоставляет автоматизацию рабочих процессов, совместную работу, интеграции со внешним ПО, корпоративный поиск, аудит и другие полезные функции.
Ключевые особенности:
- ИИ-технология M-Files Aino автоматически упорядочивает данные, анализирует контекст документов и обрабатывает текстовые запросы пользователей. Она помогает быстрее искать информацию, резюмировать документы и переводить тексты на разные языки.
- Удобная панель управления предоставляет полный доступ ко всем функциям платформы в пару кликов.
- Быстрая загрузка документов через drag-and-drop интерфейс, поиск по тексту и метатегам, автономный доступ, электронная подпись, сканирование бумажных документов и оптическое распознавание символов (OCR).
- M-Files доступна как в облачной, так и в on-premise версии. С облачной версией можно работать во всех популярных браузерах (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox и Safari). On-premise программа поддерживает только ОС Windows.
- При создании документов есть возможность добавлять в них метаданные для более точного поиска.
- Функция контроля версий сохраняет историю изменений документов и архивирует их предыдущие версии.
- Администраторы могут выдавать пользователям и их группам разные уровни доступа: например, чтение, подпись или редактирование документов.
Расценки на услуги M-Files предоставляются по запросу. Новым пользователям доступен бесплатный пробный период сроком на 30 дней. Платформа имеет три пакета услуг с разными возможностями: M-Files Base, M-Files Team и M-Files Business.
Подведем итоги
Облачный инструмент для управления документами существенно облегчает и ускоряет электронный документооборот вне зависимости от масштабов и специфики бизнеса компании. Описанные в этой статье сервисы предлагают своим пользователям широкий набор инструментов для хранения, создания, редактирования и распространения документации.
Некоторые из топ-5 платформ – исключительно DMS, другие же имеют более обширный функционал, включая проект-менеджмент и прочие полезные бизнес-функции. Почти все сервисы дают возможность протестировать их возможности в течение 30-дневного пробного периода, а некоторые даже предоставляют полноценный бесплатный тариф (Notion, Confluence). Наиболее бюджетные тарифные планы доступны у Confluence (от $5.75 в месяц за пользователя) и Notion (от $8 в месяц за пользователя).
Apix-Drive поможет оптимизировать бизнес-процессы, избавит от множества рутинных задач и лишних расходов на автоматизацию, привлечения дополнительных специалистов. Попробуйте настроить бесплатную тестовую интеграцию с помощью ApiX-Drive и убедитесь в этом самостоятельно. Теперь вам предстоит задуматься, куда инвестировать освободившееся время и средства!