16.06.2021
1327

Правильное внедрение Битрик24. Возможные ошибки и способы их избежать

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~8 мин

Переход на CRM — важный процесс, от результатов которого во многом зависит эффективность компании. Как организовать его таким образом, чтобы улучшить показатели, не довести сотрудников до инфаркта и не потратить при этом слишком много? Читайте в нашем материале.

Содержание:
1. Поставьте четкие цели по внедрению Битрикс24
2. Спланируйте основные этапы внедрения Битрикс24
3. Выберите оптимальную версию Битрикс24
4. Настройте Битрикс24 в соответствии с бизнес-процессами
5. Интегрируйте Битрикс24 с внешними сервисами
6. Обучите сотрудников работе с Битрикс24
7. Тестируйте переход в Битрикс24
8. Сопровождайте команду на старте
9. Заключение: как правильно настроить Битрикс24

***

Поставьте четкие цели по внедрению Битрикс24

Возможная ошибка. Некоторые предприниматели внедряют CRM без понимания того, зачем это нужно компании. Такой путь ведет в никуда. В результате у начальника возникают неправильные ожидания, ресурсы тратятся впустую, и результат не несет пользы для бизнеса или даже вредит.

Что нужно делать. Определитесь, какие задачи должна решить CRM. К примеру, Битрикс24 может упростить коммуникацию внутри компании, избавить менеджеров по продажам от рутинных действий, наладить процесс управления проектами, повысить контроль над работой сотрудников, а то и все перечисленное сразу — смотря какие инструменты и как вы настроите в процессе внедрения.

Понимание этих целей поможет не только сформировать правильные ожидания от результата, но также направить ресурсы на внедрение тех функций, которые действительно необходимы. Очень важно помнить об этом в течение всего процесса.

Спланируйте основные этапы внедрения Битрикс24

Возможная ошибка. Внедрение CRM без понимания ключевых этапов и связанных с ними затрат обречено на провал. Например, вы можете слишком поздно понять, что у компании не хватает финансовых, кадровых или временных ресурсов для системы, которая целиком отвечает всем потребностям бизнеса. В итоге потратите силы и время на не до конца настроенную и оттого неэффективную CRM.

Что нужно делать. Соберитесь вместе с руководителями направлений и обдумайте все этапы внедрения Битрикс24 — они перечислены ниже. Постарайтесь оценить, сколько рабочего времени может занять каждый из них. Рассчитайте, сколько сотрудников будут работать над их реализацией, и понадобятся ли вам дополнительные затраты: например, на оплату услуг интеграторов.

Если ваш бизнес уже работает без Битрикс24, убедитесь, что у вас хватит ресурсов для того, чтобы проводить внедрение параллельно с основными рабочими процессами.

Выберите оптимальную версию Битрикс24

Возможная ошибка. Как вы наверняка знаете, Битрикс24 доступна в двух версиях: облачной и коробочной. Хотя они во многом одинаковы, между ними существуют принципиальные различия. Если не учитывать их, вы можете ограничить возможности своей компании.

Что нужно делать. Разберитесь в отличиях между версиями Битрикс24. Облачный вариант проще внедрить, но он менее открыт для кастомизации и хранит данные на серверах Битрикса. Коробочную версию внедрять сложнее. Зато ее можно заточить под нужды практически любой компании и она разрешает хранить данные на любом сервере.

Правильное внедрение Битрик24 | Страница загрузки коробочной версии


Таким образом, выбирайте облачный вариант, если хотите максимально быстро начать работу с CRM, не нуждаетесь в глубокой кастомизации и можете доверить данные сторонней компании. В противном случае рассмотрите коробочную версию. Но помните: скорее всего, для работы с ней понадобятся услуги профессиональных интеграторов.

Стоит отметить, что вы можете начать с облачной версии, а затем в любой момент перейти на коробочную. Но обратный переход невозможен.

Настройте Битрикс24 в соответствии с бизнес-процессами

Возможная ошибка. Одно из самых глупых решений — приступить к внедрению CRM без предварительной отладки бизнес-процессов. Если ваша компания работает не по четко упорядоченной схеме, вы не будете понимать, какие процессы и как именно надо реализовать в Битрикс24. На эффективное внедрение CRM в таком случае можно не рассчитывать.

Что нужно делать. Сначала систематизируйте рабочие процессы и только потом приступайте к их переносу в Битрикс24. Например, продумайте полный цикл сделки: от поступления лида из рекламного канала до отправки товара клиенту. Для удобства изобразите эти процессы в виде схемы. После этого можете перенести их в Битрикс24: создайте подходящие стадии в воронке продаж, подключите источники лидов, настройте параметры автоматизации и так далее.

Как выполняется настройка Битрикс от регистрации в системе и создания воронки продаж до редактирования структуры компании, можно узнать из нашей инструкции для новичков.

Интегрируйте Битрикс24 с внешними сервисами

Возможная ошибка. Поддержка интеграций с другими системами — одна из ключевых особенностей Битрикс24. С ее помощью вы можете расширить функциональность CRM и автоматизировать многие задачи. Игнорируя интеграции, вы усложняете работу компании и снижаете ее эффективность.

Что нужно делать. Подключайте к CRM внешние сервисы, чтобы получить новые возможности. Для этого можно использовать приложения из Маркета — каталога, встроенного в Битрикс24. Например, здесь можно найти программы для интеграции с телефонией и чат-ботами. В результате вы сможете общаться с клиентами прямо в интерфейсе CRM.

Правильное внедрение Битрик24 | Маркет Битрикс24


Если в каталоге не будет приложений для интеграции с нужными вам сервисами, можете воспользоваться коннектором ApiX-Drive. Эта платформа позволяет быстро подключать к Битрикс24 большое количество дополнительных сервисов. Приведем несколько примеров.

  • Электронные таблицы. Вы можете подключить к Битрикс24 сервис Google Sheets и настроить автоматическую передачу финансовых и прочих данных в таблицу. Это позволит производить расчеты с помощью математических формул или визуализировать доход и прочие показатели в виде графиков.
  • Социальные сети. В результате интеграции с ВКонтакте и Facebook коннектор сможет автоматически передавать в Битрикс лиды из рекламных кабинетов этих соцсетей. Менеджеры по продажам смогут оперативно обрабатывать заявки в CRM, и клиентам не придется долго ждать ответа.
  • Мессенджеры. Хотите получать уведомления о важных событиях в CRM? Тогда используйте коннектор для интеграции Битрикс24 с Telegram, Viber или Slack. Бот ApiX-Drive начнет присылать вам личные сообщения о поступлении крупных заказов или других событиях, которые вы выберите.
  • CMS. Если вы продаете товары через магазин на Tilda, Wix или другой популярной CMS, то можете настроить копирование заказов в Bitrix24. Интеграция между выбранной платформой и вашей CRM автоматизирует этот процесс.
  • Сервисы SMS-рассылок. При продаже товаров через интернет приходится уведомлять покупателей о ходе обслуживания по SMS. Чтобы не отправлять сообщения вручную, понадобится интеграция Битрикс с одним из сервисов рассылок. В таком случае коннектор будет автоматически рассылать клиентам сообщения об отправке товаров или других событиях — в зависимости от выбранных вами настроек.

Чтобы создать интеграцию с помощью коннектора, не нужно программировать. Достаточно установить приложение ApiX-Drive из Маркета, затем зайти на сайт коннектора и привязать Bitrix24 API к нужным сервисам. Благодаря простому интерфейсу с множеством подсказок процесс довольно простой.

Обучите сотрудников работе с Битрикс24

Возможная ошибка. Наверняка вы захотите, чтобы подчиненные как можно быстрее приступили к работе в CRM. Но если не выделить время для их предварительного обучения, это повлечет за собой массу проблем. Сотрудникам придется учиться на ходу, что вызовет у них стресс и отобьет всякое желание работать с Битрикс24. Кроме того, они долго не смогут использовать систему эффективно, что чревато рисками для бизнеса.

Что нужно делать. Выделите ответственного, который организует обучение для сотрудников и будет тестировать их знания. Допускайте к CRM только тех подчиненных, которые разобрались в системе.

На сайте Битрикс24 есть обширный справочный раздел, который можно использовать в учебных целях. Кроме того, разработчики проводят вебинары и курсы, на которые вы можете записать сотрудников.

Тестируйте переход в Битрикс24

Возможная ошибка. Подготовив систему к работе, возможно, вы захотите резко перевести на нее всех специалистов сразу. Это рискованный шаг. Если всплывут ранее незамеченные ошибки, которые замедляют сотрудников или вовсе не дают им выполнять обязанности, это может нарушить работу всей компании

Что нужно делать. Переключайте сотрудников на работу в CRM постепенно. Начните с нескольких человек, от которых не зависят остальные. Пусть они протестируют основные функции Битрикс24 на практике. Через небольшой промежуток времени расспросите их о проблемах, проанализируйте результат. Если все будет отлично, добавляйте новых людей. Если возникнут трудности, сначала исправляйте их и только потом расширяйте список пользователей.

Правильное внедрение Битрикс | Личный кабинет Bitrix24


Сопровождайте команду на старте

Возможная ошибка. Когда CRM протестирована и, вроде бы, полностью готова, а сотрудники уже демонстрируют первые успехи, возникает соблазн пустить все на самотек. Но на этом этапе также встречаются непредвиденные трудности, которые мгновенно дадут понять, что вы рано расслабились.

Что нужно делать. Внимательно анализируйте работу компании как минимум несколько месяцев с момента запуска CRM. Координируйте работу сотрудников, консультируйте их, анализируйте результаты. Следите за стабильностью и скоростью работы системы. Организуйте отлов багов.

Заключение: как правильно настроить Битрикс24

  • Определитесь, какие задачи должна решить CRM. Это поможет не только сформировать правильные ожидания от результата, но также направить ресурсы только на те действия, которые действительно необходимы.
  • Соберитесь вместе с руководителями направлений и обдумайте все этапы внедрения Битрикс24. Постарайтесь оценить, сколько рабочего времени и денег может уйти на каждый из них.
  • Разберитесь в отличиях между версиями Битрикс24. Выбирайте облачный вариант, если хотите максимально быстро начать работу с CRM, не нуждаетесь в глубокой кастомизации и можете доверить данные сторонней компании. В противном случае рассмотрите коробочную версию.
  • Продумайте, через какие стадии проходят в Битрикс сделки: от поступления лида из рекламного канала до отправки товара клиенту. Составьте схему этого и других процессов и только потом приступайте к их внедрению в Битрикс24.
  • Подключайте к CRM внешние сервисы, чтобы получить новые возможности. Для этого можно использовать приложения из Маркета. Если среди них не будет приложений для интеграции с нужной вам системой, воспользуйтесь коннектором ApiX-Drive.
  • Выделите ответственного, который организует обучение для сотрудников и будет тестировать их знания. Допускайте к CRM только тех подчиненных, которые разобрались в системе.
  • Переводите работу сотрудников в CRM постепенно. Начните с нескольких человек, от успехов которых не зависят остальные.
  • Внимательно анализируйте работу компании как минимум несколько месяцев с момента запуска CRM.