15.01.2021
198

Дополнительные возможности электронных таблиц MS Excel и Google Таблицы

Андрей Андреев
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~5 мин

Содержание:
1. Google Таблицы
2. Microsoft Excel
3. Заключение

***

Современные электронные таблицы очень многофункциональны, и о некоторых из их возможностей не подозревают даже опытные пользователи. Их можно использовать для мгновенного автоматического подсчета самых разнообразных форматов и массивов данных, в том числе Big Data.

Электронные таблицы подходят для построения финансовой отчетности и аналитики (а также операций моделирования и прогнозирования), ведения рекламно-маркетинговой статистики, обработки данных по эффективности работы сотрудников (KPI), показателям продаж и другой важной информации.

Microsoft Excel и Google Таблицы не зря считаются самыми популярными сервисами электронных таблиц, так как они имеют очень обширный функционал с массой возможностей. Наивно было бы полагать, что их можно использовать только для создания примитивных отчетов или прайс-листов и ни для чего более. Конечно же, разработчики этих сервисов снабдили их весьма многочисленным набором опций, и о самых интересных из них мы расскажем в данной статье.

Google Таблицы

Google Таблицы (Google Sheets) – это приложение для работы с электронными таблицами, доступное в форме онлайн-сервиса. Также оно существует в виде мобильного приложения для Android, iOS и Blackberry, а еще в формате десктоп-приложения для Google Chrome OS. Программа может использоваться как для личных целей, так и для бизнеса.

Гугл Таблицы – очень популярный сервис

Предтечей Google Таблиц стало веб-приложение для создания электронных таблиц XL2Web, приобретенное Google в 2006 году. В 2010 году его функционал был расширен за счет DocVerse – приложения для совместной онлайн-работы с документами, которое также выкупила корпорация. В 2012 году Google купила приложение Quickoffice, его функционал позволил просматривать и редактировать таблицы на мобильных устройствах Apple и Android, создавать и редактировать документы Microsoft Office, а также просматривать и комментировать PDF-файлы. В октябре 2012 года итоговое приложение получило название Google Таблицы.

Среди дополнительных возможностей сервиса Google Таблицы стоит отметить такие функции:

  • Вкладка Explore помогает анализировать пользовательские данные при помощи алгоритмов машинного обучения и отображать их в виде монохромных или цветных графиков и диаграмм. Здесь есть готовые шаблоны популярных видов графиков: для подсчета суммы выручки по категориям товаров/услуг, суммы чистой прибыли и т.д. Еще пользователи могут создавать конкретные запросы с выводом их результатов в виде графиков/диаграмм.
  • Функция =IMAGE позволяет вставлять изображения в ячейки таблиц и форматировать их пропорционально размеру ячеек. С ее помощью удобно создавать иллюстрированные каталоги, прайс-листы или другие базы данных.
  • Функция =TRANSLATE дает возможность автоматически распознавать и переводить текст из одной ячейки и вставлять результаты перевода в другую ячейку при помощи Google Translate.
  • Функция =IMPORTRANGE позволяет переносить данные из разных таблиц или иных источников (книги и т.д.), сохраняя их оригинальный вид и последовательность. Для этого нужно ввести соответствующую команду, указать ссылку на источник и выбрать диапазон ячеек, из которых следует импортировать данные.
  • В Google Таблицы представлен инструмент для создания QR-кодов, помогающий извлекать данные из определенной ячейки или массива ячеек и зашифровывать их в QR-коде.

Помимо этого, функционал Google Sheets можно существенно расширить за счет интеграции с другими сервисами Google, в том числе Google Forms, Google Analytics и т.д. Еще большие возможности предоставляет каталог дополнений Google Workspace Marketplace, где доступно огромное количество разнообразных расширений, совместимых с Таблицами.

Microsoft Excel

Microsoft Excel – это программа для работы с электронными таблицами, предназначенная для разных систем и устройств: веб-версия (Office 365), Windows, MacOS, Android и iOS. Входит в состав пакета приложений Microsoft Office. Первая версия Microsoft Excel была выпущена для компьютеров Apple Macintosh в 1985 году, а в 1987 году она стала доступна и для компьютеров с ОС Windows.

Microsoft Excel был и остаётся исключительно востребованным продуктом

Расширенные и новые функции последней версии Microsoft Excel 2019:

  • Excel поддерживает большое количество формул, которые помогают заметно ускорить и упростить выполнение ряда операций: СУММ, ВПР, ПОИСКПОЗ, ИНДЕКС и т.д. Также в ней доступно множество инженерных, математических, логических, тригонометрических и статистических функций.
  • Excel позволяет визуализировать данные в виде разнообразных графиков и диаграмм, распределенных по тематическим категориям (бизнес, презентации, бюджеты, инфографика и т.д.). В Excel 2019 были добавлены диаграммы с картами и воронкообразные диаграммы. Анимация диаграмм помогает наблюдать динамику изменения данных.
  • Интерфейс программы предлагает более 40 готовых шаблонов электронных таблиц для разных видов документов.
  • В электронные таблицы Microsoft Excel можно вставлять изображения во многих популярных форматах, в том числе трехмерные модели с опцией поворота на 360 градусов.
  • Excel позволяет решать задачи путем подбора значений с разными параметрами, автоматизировать вычисления, моделировать и прогнозировать процессы, рассчитывая влияние одних параметров на другие и выполнять ряд других аналитических функций.
  • Программа предоставляет широкие возможности для общей работы над электронными таблицами со всех доступных устройств, с мгновенной синхронизацией изменений, их сохранением на облачном сервере, управлением правами и уровнями доступа пользователей.
  • Excel позволяет преобразовывать данные с бумажных источников в электронные таблицы. Для этого достаточно сфотографировать печатную таблицу и программа автоматически распознает ее и переведет в цифровой формат.

Заключение

Сервисы электронных таблиц от Google и Microsoft позволяют не только составлять простейшие списки и перечни, но также имеют более широкие возможности. Обработка гигантских массивов данных, решение сложных инженерно-математических задач, построение анимированных диаграмм и графиков, импорт данных из разных источников и даже автоматическое преобразование бумажных таблиц в электронные – новейшим версиям программ под силу всё это и многое другое!

***

Apix-Drive — универсальный инструмент, который быстро упорядочит любой рабочий процесс, на 95% освободив вас от рутины и денежных потерь. Опробуйте ApiX-Drive в действии и убедитесь, насколько он полезен лично для вас. А пока настраиваете связи между системами, подумайте, куда инвестируете свободное время, ведь теперь его у вас гораздо больше.