7 Formas de Usar ClickUp
El servicio en la nube para la gestión de proyectos y la colaboración en equipo ClickUp se lanzó en 2017 como un pequeño proyecto de inicio y, para 2022, se convirtió en una de las plataformas más populares para aumentar la productividad. Se considera que sus principales ventajas son la funcionalidad y la versatilidad: proporciona a los usuarios muchas herramientas no solo para el trabajo colaborativo sino también para el individual. De nuestro artículo, aprenderá qué es esta plataforma, sus características y ventajas, y cómo usar ClickUp para diferentes propósitos, tareas y áreas de actividad.
¿Qué es Click Up?
Los desarrolladores llamaron a su proyecto una «plataforma unificada para aumentar la productividad», lo que implica la presencia de una amplia funcionalidad para crear proyectos y tareas y gestionarlos. La interfaz de servicio combina docenas de varias herramientas. Esto le permite reemplazar con éxito una serie de aplicaciones de terceros. ClickUp se considera una alternativa eficaz a plataformas como Monday, Asana, Jira, Trello, Airtable, Notion, BaseCamp, Wrike y similares. Además de administrar tareas y subtareas, el servicio también tiene una gama de otras opciones: objetivos, documentos, chats, informes, correo electrónico, calendario, plantillas, listas de verificación, integraciones, etc.
Echemos un vistazo más de cerca a las características clave de ClickUp:
- En el centro de la interfaz se encuentra el espacio de trabajo (Espacio), donde puede realizar un seguimiento y administrar toda la actividad de la empresa, el departamento o el proyecto. Cada espacio tiene su propia configuración y lista de usuarios. A continuación se muestran carpetas (por ejemplo, para diferentes proyectos o departamentos) con listas de tareas, listas de verificación y subtareas ClickUp. El servicio permite una personalización flexible de tareas y otros contenidos: asignación de ejecutantes y plazos, marcarlos con colores y etiquetas, agregar enlaces/imágenes/videos/documentos, visualizar datos a través de gráficos y diagramas, discutir en el chat, etc.
- El editor de documentos le permite crear y modificar documentación de diferentes tipos, en particular documentos wiki (hojas de ruta, bases de conocimiento, etc.), e integrarlos en los procesos de trabajo.
- Los paneles brindan la capacidad de controlar los resultados del trabajo colaborativo y administrarlos de manera flexible. Esta sección incluye herramientas populares como sprints de desarrolladores, opciones de gestión de recursos, gestión empresarial y más de 50 widgets.
- Las pizarras ayudan a visualizar los procesos de colaboración para los participantes en diferentes proyectos. Disponen de herramientas para el trabajo en equipo (p. ej., lluvia de ideas), gestión de tareas/archivos/documentos. También hay un editor gráfico incorporado y un bloc de notas ClickUp, que son útiles para crear y editar notas de texto.
- Con objetivos medibles, los usuarios pueden realizar un seguimiento del progreso, los resultados, la velocidad y otros indicadores de rendimiento del proyecto. El servicio ofrece diferentes formatos para elegir: visualización de progreso como un porcentaje, objetivos-tareas, objetivos numéricos, objetivos monetarios, objetivos verdaderos/falsos, descripciones de objetivos y más.
- Un amplio catálogo de plantillas de proyectos y tareas es conveniente, ya que están distribuidas por categorías temáticas: diseño y creatividad, producción e ingeniería, finanzas y contabilidad, marketing, recursos humanos, TI, ventas. Por cierto, el servicio le permite encontrar rápida y fácilmente una tarea o subtarea específica usando etiquetas ClickUp.
- La presencia de integraciones integradas con más de 1000 servicios y aplicaciones de terceros brinda a los usuarios la oportunidad de expandir la funcionalidad estándar de la plataforma. Los más populares entre ellos son: Slack, GitHub, GitLab, HubSpot, Outlook, Zoom, Google Calendar, Microsoft Teams. Además, la plataforma se puede integrar con prácticamente cualquier software existente de forma independiente a través de la API.
- El mapa mental ClickUp es otra característica útil. Ayuda a planificar y visualizar de manera efectiva ideas, proyectos o tareas asignadas. Por ejemplo, puede crear una estructura de todas las tareas, indicando las conexiones entre ellas, y agregar/editar o eliminar tareas directamente en el mapa mental de ClickUp. El mapa completo se puede compartir fácilmente con otros participantes del proyecto para el debate y el trabajo colaborativo en él.
En los siguientes apartados te contamos para qué zonas y cómo utilizar este servicio.
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos es una de las áreas prioritarias para utilizar ClickUp. La plataforma proporciona una cantidad impresionante de herramientas para planificar y organizar proyectos, realizar un seguimiento del progreso general y lograr los objetivos establecidos, así como el trabajo en equipo. Además, la funcionalidad del servicio incluye una variedad de formatos para estructurar proyectos y recursos utilizados en los mismos: listas, tablas, diagramas de Gantt, tableros Kanban, calendario y más de 10 formatos personalizables.
Los usuarios de ClickUp pueden interactuar rápida y convenientemente entre sí durante el trabajo. La interfaz le permite dejar comentarios para cualquier tarea o documento, discutir proyectos y tareas en el chat integrado, adjuntar archivos y recibir notificaciones sobre nuevos comentarios o cambios.
El tablero funcional es otra ventaja significativa de este servicio para la gestión de proyectos. Ayuda a reunir todos los indicadores y métricas esenciales en un solo lugar: agregue varios widgets para miembros del equipo, tareas, sprints, seguimiento de tiempo, estados, documentos, etc.
Trabajo remoto
Vale la pena señalar las capacidades de ClickUp para uso personal. Aunque se usa con mayor frecuencia para trabajo o negocios remotos, el servicio es igualmente efectivo para administrar la productividad personal. Los usuarios individuales tienen acceso a las mismas opciones que los equipos o empresas: tareas, documentos, objetivos, buzón, cuadros de mando, diferentes formatos de visualización de datos.
La plataforma es absolutamente universal y adecuada para diferentes tipos de trabajo remoto. Con su ayuda, los usuarios pueden realizar un seguimiento del progreso de sus tareas laborales, monitorear su propio trabajo o el de otros en línea, administrar la carga de trabajo a través de sprints y retrasos, discutir tareas y proyectos con colegas o empleadores, establecer prioridades, etc.
Como es una plataforma basada en la nube, se puede usar desde cualquier computadora sin instalar ningún software. La disponibilidad de una extensión ClickUp para el navegador web Google Chrome lo hace aún más conveniente para el trabajo remoto. Tiene opciones para crear tareas, guardar un sitio en marcadores, seguimiento del tiempo, crear una captura de pantalla, ver el correo y enviar una tarea en una carta, además de trabajar en un bloc de notas. La integración integrada con Zoom y muchos otros sistemas es igualmente útil.
CRM
La gestión de relaciones con los clientes es otro caso de uso popular para ClickUp. El servicio le permite organizar estos procesos de manera rápida y efectiva mediante el seguimiento, la visualización de datos, el procesamiento de correo electrónico y otras herramientas. Los usuarios tienen acceso a más de 10 formatos para mostrar la base de clientes con opciones flexibles de personalización: desde simples listas y tablas hasta tableros Kanban. Del mismo modo, puede ajustar otros parámetros importantes de CRM, desde sistemas de pedidos hasta embudos de ventas.
Además, ClickUp proporciona herramientas para diversos análisis de datos de clientes y sus compras utilizando más de 50 métricas en el tablero. Por ejemplo, puede calcular el valor de por vida del cliente (LTV), el valor promedio de pedido (AOV) y otras cifras importantes.
ClickUp admite la integración con muchos proveedores de correo electrónico y servicios de correo populares. Esto ayuda a las empresas a realizar un seguimiento conveniente de la comunicación con sus clientes y administrarla a través de diferentes canales en un centro de correo unificado. El servicio también tiene funcionalidad para automatizar embudos de ventas, incorporar clientes y muchas plantillas de CRM para diversas industrias (bienes raíces, recursos humanos, atención médica, contabilidad, etc.).
Organización del evento
Las herramientas ClickUp permiten organizar y coordinar eventos de diferentes temas, tipos y escalas. Los usuarios pueden mantener registros detallados de cualquier número de eventos utilizando un calendario incorporado conveniente y funcional. Por ejemplo, crear una línea de tiempo, delegar tareas y responsabilidades, interactuar con clientes, socios y contratistas directamente dentro de la interfaz de servicio. La integración bidireccional con Google Calendar amplía significativamente sus capacidades estándar.
Una de las características más útiles para la industria de eventos es la gestión del tiempo, que permite el cálculo y control precisos de varios parámetros de tiempo en modo automático. Además, con ClickUp, puede crear pedidos y asignaciones para miembros del equipo o contratistas externos y administrarlos. Además, al usar listas de verificación y un sistema de prioridad de tareas, mejorará la efectividad de esta herramienta.
Otra característica conveniente proporcionada por el servicio es la creación de grupos separados para cada evento. Puede agregar participantes, asignarles roles y comunicarse rápidamente con ellos a través del chat y los comentarios.
Administración de empresas
ClickUp es adecuado no solo para profesionales contratados, sino también para empresarios y gerentes de diversos sectores empresariales. Sus herramientas universales ayudan eficazmente a resolver las tareas de gestión operativa. El servicio le permite crear varios procesos comerciales y administrarlos de manera flexible para optimizar la rutina diaria y liberar tiempo para las tareas esenciales.
Además, ClickUp tiene un conjunto de herramientas para administrar los aspectos financieros y administrativos de una empresa. Con su ayuda, los empresarios pueden controlar el inventario, el equipo, los pagos de salarios de los empleados y otros aspectos serios de la actividad comercial. El servicio le permite programar estas tareas en un calendario, recibir recordatorios de las acciones necesarias y automatizar procesos de rutina.
Otra característica útil para los empresarios en ClickUp es la creación y edición de documentos a través del editor integrado. El servicio le permite compilar varios tipos de documentación (financiera, de marketing y otros) e involucrar a otros usuarios para la colaboración.
Administración del sitio web
Las herramientas del servicio permiten una coordinación flexible de todos los procesos de trabajo relacionados con la web. Con ClickUp, los usuarios pueden planificar y agregar contenido diverso a sus sitios web y actualizarlo a través de un único panel de control. Por ejemplo, administrar tareas a través de listas, crear flujos de trabajo en tableros, programar acciones y eventos a través de un calendario o diagramas de Gantt.
Igualmente útil es el editor incorporado de ClickUp Docs. Es ideal para desarrollar y modificar el diseño web. Aquí puede escribir comentarios sobre el código, importar archivos de diseño de Figma o Invision, crear chats grupales para diferentes proyectos, adjuntar archivos a tareas y compartirlos con el equipo. El catálogo incluye plantillas listas para usar para páginas web individuales, sitios de una sola página, diseño gráfico y otro contenido.
Educación
Otra forma relevante de cómo usar ClickUp es en la educación. Las herramientas de esta plataforma son útiles para todos los participantes del proceso educativo: estudiantes, docentes y administrativos. El servicio le permite crear un número ilimitado de cursos, llenarlos de contenido, crear horarios, agregar tareas y administrarlos a través del editor de arrastrar y soltar (organizar por prioridad, cambiar fechas, estados, etc.)
Entre otras características del servicio para la educación, vale la pena mencionar la ya familiar función Docs. Ayuda a crear borradores de asignaciones y proyectos usando notas, organiza el trabajo vinculando tareas con documentos e incrusta recursos de fuentes externas para un acceso rápido.
Pensamientos finales
ClickUp es un servicio universal y funcional que se puede utilizar tanto para la colaboración en equipo como para tareas individuales. Le permite crear espacios de trabajo para varios proyectos, agregar secciones de tareas, subtareas, listas de verificación y brinda amplias posibilidades para editarlas y administrarlas. ClickUp ofrece más de 10 formatos de visualización de contenido diferentes, desde listas simples hasta tableros Kanban y diagramas de Gantt. Entre otras herramientas útiles de la plataforma se encuentran el módulo Docs, mapas de relaciones, etiquetas, pizarras, plantillas de proyectos y tareas, y numerosas integraciones.
El tiempo es el recurso más valioso en la realidad empresarial actual. Al eliminar la rutina de los procesos de trabajo, obtendrá más oportunidades para implementar los planes e ideas más atrevidos. Elija: puede seguir perdiendo tiempo, dinero y nervios en soluciones ineficientes, o puede utilizar ApiX-Drive, automatizando los procesos de trabajo y logrando resultados con una inversión mínima de dinero, esfuerzo y recursos humanos.