Reseña de Todoist: aumente su productividad con una potente herramienta de gestión de tareas

Las herramientas modernas para organizar listas de tareas y gestionar tareas ayudan a los usuarios a agilizar sus actividades personales y laborales de forma más eficiente y eficaz. En este artículo, te presentaremos una de las herramientas más populares de este tipo. Aprenderás a utilizar Todoist, explorarás sus funciones y planes de precios, y descubrirás las oportunidades que ofrece tanto para uso personal como en equipo.

Todoist es una aplicación de gestión de tareas todo en uno con más de 30 millones de usuarios en todo el mundo. Es la opción preferida tanto de personas como de equipos por su potente funcionalidad, su sencilla interfaz y su capacidad de adaptación a distintas necesidades. El gestor de tareas de Todoist ayuda a organizar tareas y subtareas, planificar proyectos de distintos tamaños, filtrar información y automatizar procesos rutinarios. Las funciones de uso compartido y gestión permiten trabajar en equipo de forma eficaz.

El programa está disponible en todas las plataformas principales, incluida la versión web, Windows, Android, iOS, macOS y dispositivos portátiles. Para la comodidad de los usuarios, se proporcionan extensiones de navegador e integraciones con Outlook y Gmail. Todoist está basado en la nube, lo que garantiza la sincronización automática de todos los datos entre los dispositivos autorizados.

La aplicación ofrece varios planes de precios: uno gratuito con funciones básicas y dos de pago que brindan acceso a funciones avanzadas. Estas opciones hacen de Todoist una de las mejores soluciones de gestión de tareas disponibles tanto para principiantes como para usuarios experimentados.

Todoist cuenta con una amplia gama de funciones. La aplicación permite organizar fácilmente los procesos de trabajo, sistematizar tareas y optimizar el tiempo. Características principales de la plataforma:

Todoist tiene una amplia gama de herramientas que hacen que la gestión de tareas sea fácil y eficiente:

Las herramientas que se enumeran son universales y se adaptan tanto al uso individual como al uso en equipo. Más adelante, en nuestra reseña de Todoist, hablaremos de otras funciones del servicio que lo convierten en una plataforma verdaderamente potente para el trabajo productivo.

Las plantillas permiten a los usuarios iniciar proyectos de forma rápida y sencilla sin tener que crearlos desde cero. La gran biblioteca integrada contiene muchas plantillas de proyectos gratuitas, distribuidas por categorías temáticas: gestión, marketing, ventas, diseño, TI, atención al cliente y otras.

Cada plantilla de Todoist está diseñada teniendo en cuenta las necesidades típicas, lo que te permite comenzar a trabajar en las tareas de inmediato sin mucha preparación. Los usuarios pueden editarla para adaptarla a sus necesidades, agregar nuevas tareas o cambiar la estructura. Además, Todoist te permite crear y guardar tus propias plantillas. Esto es especialmente útil para empresas con proyectos regulares.

Todoist AI es una extensión especial disponible en el catálogo de integraciones para los planes de pago. Solo se puede utilizar a través de la versión de escritorio o web. Los algoritmos de inteligencia artificial analizan los proyectos y tareas de los usuarios y ofrecen recomendaciones relevantes para optimizar el trabajo. Por ejemplo, Todoist AI puede seleccionar nuevas tareas para tu proyecto, hacer una lista de ellas, dividirlas en subtareas, brindar consejos sobre cómo completarlas, etc.

La IA predice los tiempos de finalización de las tareas en función de la experiencia previa del usuario y de los plazos estándar. Esto resulta especialmente útil para proyectos de gran envergadura en los que es importante una planificación precisa. Además, la IA puede identificar posibles cuellos de botella o tareas que tardan más de lo previsto y ofrecer la posibilidad de redistribuirlas o priorizarlas.

La aplicación te permite crear proyectos compartidos y agregar a otros usuarios a ellos. Te permite delegar tareas a otras personas, comentarlas y compartir archivos a través del chat y las tarjetas de tareas. Todoist también te permite enviar mensajes de voz y de texto con emojis a través de aplicaciones de escritorio, móviles y web.

Una característica importante del servicio es la función de seguimiento del progreso de las tareas en tiempo real, lo que simplifica la coordinación dentro del equipo. Los usuarios pueden asignar roles y niveles de acceso para distribuir la responsabilidad y limitar el acceso a información confidencial.

La colaboración en Todoist es ideal tanto para equipos pequeños como grandes. Gracias a la transparencia en los procesos y la posibilidad de analizar las tareas en una única interfaz, se minimiza el riesgo de errores y la comunicación es más eficiente.

Las integraciones de Todoist son una de las principales ventajas de la plataforma. Hacen que su funcionalidad sea más cómoda y productiva, optimizando muchos procesos de trabajo. Más de 80 integraciones se dividen en categorías: servicios de automatización, boletines informativos por correo electrónico, mensajería, gestión de proyectos y tareas, seguimiento de la productividad y más. Entre ellas se encuentran plataformas tan conocidas como Outlook, Google Calendar, Slack, Zendesk y muchas otras.

Las integraciones permiten sincronizar tareas con aplicaciones externas, lo que simplifica el trabajo y elimina la duplicación de datos. Por ejemplo, la conexión con Google Calendar permite ver las tareas en el calendario y administrarlas desde una sola ventana, y la integración con Slack acelera la discusión y la delegación de tareas dentro del equipo.

Si las integraciones disponibles en la plataforma no satisfacen tus necesidades, prueba nuestro servicio. Con el conector en línea ApiX-Drive, puedes configurar integraciones para Todoist por tu cuenta, sin necesidad de conocimientos ni habilidades especiales.

La plataforma admite múltiples métodos de autenticación (Google, Facebook, Apple) y autenticación de dos factores (2FA) en todos los planes. Los datos de los usuarios se almacenan en servidores de Amazon Web Services (AWS) y se cifran con Transport Layer Security (TLS) 1.1 o superior en tránsito y cifrado AES de 256 bits en reposo. Todoist te permite crear proyectos privados y proyectos con acceso limitado. Su creador puede asignar roles y permisos a los usuarios, asignándolos como administradores, miembros o invitados.

Para mayor seguridad, Todoist ofrece la posibilidad de realizar un seguimiento de la actividad de la cuenta, incluidos los inicios de sesión desde nuevos dispositivos y los cambios de datos. Esto ayuda a identificar rápidamente la actividad sospechosa y evitar posibles fugas de información. Además, todos los datos se respaldan periódicamente, lo que minimiza el riesgo de pérdida de datos debido a fallas del sistema.

Todoist ofrece una serie de funciones útiles tanto para individuos como para equipos. La mayoría de las funciones de colaboración solo están disponibles con una suscripción paga, por lo que el plan gratuito no es ideal para el trabajo con varios usuarios. También hay otras diferencias. Por ejemplo, los proyectos personales pueden tener hasta 5 participantes, mientras que los proyectos de equipo pueden tener hasta 250 personas. Además, la optimización mejorada de los proyectos de equipo hace que sea más fácil y rápido encontrar, organizar y compartir datos.

La versión personal es compatible con casi todas las herramientas básicas de la plataforma. Todoist para equipos ofrece muchas más funciones:

Todoist está diseñado para personalizarse fácilmente según las necesidades tanto de personas como de equipos. El plan gratuito es adecuado para uso personal o proyectos pequeños, mientras que el trabajo en equipo completo requiere acceso a las funciones avanzadas de las suscripciones pagas. Este enfoque convierte a la plataforma en una solución versátil para organizar tareas de cualquier escala.

El uso de Todoist comienza con un registro rápido y sencillo. Los usuarios pueden crear una cuenta desde cero o iniciar sesión con sus cuentas de Google, Facebook o Apple. Una vez que se hayan registrado, se les solicitará que configuren los ajustes básicos: tipo de tarea (personal o de equipo), interfaz preferida (tablero, calendario o lista) e integraciones con servicios externos (Google Calendar o Slack).

Para empezar, es necesario crear un proyecto que sirva como base para organizar las tareas. Se pueden añadir tareas principales y subtareas, así como establecer plazos y prioridades. Cada tarea se puede complementar con etiquetas para simplificar la búsqueda y la clasificación. Esto resulta especialmente útil si se trabaja en una gran cantidad de tareas a la vez.

Cómo crear y organizar un proyecto en Todoist:

Si trabaja en equipo, configure la posibilidad de compartir proyectos. Puede agregar participantes, delegar tareas, comentarlas y compartir archivos. La interfaz fácil de usar le permite realizar un seguimiento del progreso en tiempo real, lo que garantiza la transparencia y la eficiencia.

Todoist ofrece un sistema de precios flexible que se adapta a las diferentes necesidades de los usuarios, desde la planificación individual hasta el trabajo en equipo. La estructura de precios es sencilla y directa, por lo que elegir el mejor plan para tus tareas es bastante fácil. Veamos las características principales de los tres planes disponibles.

Beginner es un plan totalmente gratuito dirigido a usuarios individuales. Permite crear hasta 5 proyectos personales y añadir hasta 5 participantes a cada uno de ellos. El plan admite 2 formatos de sistematización de datos (tabla y tablero), 3 filtros para ordenar tareas y 4 plantillas de diseño. El historial de actividades se guarda durante 7 días. Es posible conectar servicios de terceros (correo electrónico, calendario, etc.).

Pro es el plan básico de pago, disponible por $4 al mes con una suscripción anual o $5 al mes con pagos mensuales. Los usuarios que lo elijan podrán crear hasta 300 proyectos personales y configurar hasta 150 filtros para ordenar las tareas. Admite 3 formatos de organización de datos: tabla, tablero y calendario. Además, el plan Pro ofrece recordatorios de tareas y un rastreador de tiempo. Otras funciones útiles incluyen un historial de actividad ilimitado, un asistente de IA y la función Fechas límite (próximamente).

Business es el plan más caro, pensado para equipos y empresas. El precio de Todoist para quienes lo elijan es de 6 dólares por usuario al mes si se compra una suscripción anual y de 8 dólares por usuario al mes si se paga mensualmente. La tarifa incluye todas las funciones del plan Pro y varias adicionales, como un espacio de trabajo colaborativo, hasta 500 proyectos de equipo, un registro de actividad detallado por usuario y plantillas compartidas. Puedes añadir hasta 1.000 participantes e invitados a cada proyecto y crear hasta 1.000 carpetas para él. Además, está disponible la facturación centralizada del equipo, la gestión de roles y permisos.

Para tomar una decisión, es necesario comparar las características de Todoist gratis con las de Premium (así se llamaba el plan Pro hasta 2021) y Business. El plan gratuito Beginner ofrece funciones básicas adecuadas para usuarios individuales con proyectos pequeños. Pro amplía las capacidades con formatos adicionales de organización, recordatorios y un asistente de IA. Esto lo hace ideal para usuarios avanzados y startups. Business ofrece un conjunto completo de herramientas para el trabajo en equipo, incluida la gestión centralizada y proyectos a gran escala. Este plan es el más adecuado para empresas.

Todoist es un servicio multifuncional y práctico para gestionar proyectos y tareas. Es adecuado tanto para uso personal como para trabajo en equipo. Sus capacidades son más que suficientes para gestionar eficazmente las actividades diarias y los proyectos laborales. Otras ventajas importantes son el precio bastante asequible de Todoist, con un plan gratuito completo, una amplia biblioteca de plantillas de proyectos y un catálogo de integraciones.