Las 5 mejores alternativas a Google Sheets
Las hojas de cálculo se consideran, con razón, una parte integral de la suite ofimática moderna. El más extendido entre este tipo de software en algún momento fue el servicio Google Sheets. Esta es una plataforma conveniente, funcional y gratuita que le permite crear tablas y administrarlas de manera flexible a través de una interfaz web, un programa de escritorio o una aplicación móvil. Al mismo tiempo, poco a poco comenzaron a aparecer en Internet más y más alternativas a Google Sheets, muchas de las cuales son claramente superiores a su "antepasado" en varios criterios. Google Sheets es bastante bueno para organizar hojas de cálculo para fines laborales o personales, pero no es la mejor herramienta para almacenar una base de datos para una empresa o proyecto completo.
Hoy en día existen más de 100 tipos de software de hojas de cálculo. Cada uno tiene sus propias características y ventajas con desventajas. Por supuesto, no le sugerimos que estudie la funcionalidad de los cientos de servicios. Sin embargo, algunos de ellos realmente merecen la atención de los usuarios que trabajan habitualmente con información en formato tabular. En nuestro artículo, conocerá las mejores plataformas para crear, editar y colaborar en hojas de cálculo en línea.
Airtable
Una de las alternativas a Google Sheets más famosas y populares es Airtable. Esta plataforma en la nube cuenta con un amplio conjunto de herramientas para crear y trabajar con bases de datos relacionales. Su excelente versatilidad permite utilizarlo para almacenar, estructurar y procesar cualquier información de múltiples fuentes. Airtable es óptimo para recopilar datos de CRM, DMS, ERP, embudos de ventas, sistemas de gestión de proyectos y otros canales relevantes para los negocios. El servicio tiene mucha más flexibilidad y funcionalidad que Google Sheets o las tablas fuera de línea.
Características clave:
- Airtable ofrece 5 formatos principales para mostrar datos: Bases (almacena toda la información disponible sobre el proyecto), Tablas (el elemento estructural principal de las bases), Campos (organiza los datos en tablas como columnas), Registros (similares a filas y celdas) y Vistas. (diferentes formatos de visualización de tablas: galería, kanban y otros).
- Las plantillas de bases de datos se dividen en categorías temáticas: producción de contenidos, creatividad, planificación de eventos, recursos humanos, marketing, planificación personal, gestión de proyectos, diseño, ventas, bienes raíces, trabajo remoto, etc.
- La plataforma admite la importación de datos cargando manualmente archivos CSV o sincronizándolos con Google Sheets, Excel, Trello, Facebook o Coda.
- Los usuarios pueden implementar hasta 50 procesos automatizados en bases de datos gracias al módulo Airtable Automations.
- El sistema Airtable Extensions le permite hacer que las bases de datos sean más convenientes y funcionales a través de elementos adicionales (por ejemplo, visualización)
- Otras ventajas de este sistema que son relevantes al comparar Airtable con Google Sheets incluyen la presencia de funciones de análisis (Airtable Insights), cambiar el diseño de la interfaz (Interface Designer) y crear plantillas para registros de uso frecuente (Record templates).
Puede ampliar las capacidades de Airtable configurando integraciones. Al vincular el servicio con otros programas y sistemas, puede garantizar la transferencia automática de datos entre ellos. La configuración de integración para Airtable está disponible a través de la interfaz del conector en línea ApiX-Drive.
Airtable tiene un plan gratuito llamado Free, que te permite crear una cantidad ilimitada de bases de datos con un límite de 1000 registros por base de datos. También ofrece colaboración para hasta 5 usuarios, 1 GB de archivos adjuntos por base de datos y 100 ejecuciones de automatización. El plan Team ($20 por mes por usuario) ofrece hasta 50.000 registros en la base de datos, hasta 25.000 ejecuciones de automatización, 10 GB de archivos adjuntos, acceso a extensiones e integraciones. El plan Business ($45 por mes por usuario) contiene hasta 125.000 registros en la base de datos, hasta 100.000 ejecuciones de automatización, 100 GB de archivos adjuntos y una serie de otras funciones.
Microsoft Excel Online
El siguiente en nuestra selección es la versión en línea del famoso programa Microsoft Excel. Lleva décadas brindando la posibilidad de trabajar con hojas de cálculo a millones de usuarios en todo el mundo. La versión de escritorio del servicio apareció por primera vez en el mercado a principios de los años 90 del siglo XX como parte del paquete de aplicaciones de Microsoft Office. A lo largo de los años, se ha ido actualizando periódicamente, adquiriendo nuevas funciones. Hoy su versión en la nube está disponible en línea como parte de la plataforma Microsoft 365. Además, incluye Microsoft Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive y Skype.
Características clave:
- El servicio ofrece todas las funciones estándar que se pueden encontrar en la mayoría de los programas de hojas de cálculo. Además, le permite procesar muchos más datos a la vez, con hasta 17 mil millones de celdas disponibles. En comparación, Google Sheets tiene un límite de solo 5 mil millones de celdas. Al comparar Google Sheets con Excel, este es un factor importante.
- Microsoft Excel Online tiene más de 450 funciones integradas para mostrar y administrar datos. El sistema de macros brinda a los usuarios la capacidad de desarrollar herramientas adicionales de forma independiente escribiendo código de programa.
- La plataforma proporciona muchas herramientas para la visualización de datos. Estos incluyen gráficos y tablas, formato condicional, tablas dinámicas, imágenes, formas, íconos, mapas, minigráficos, SmartArt, etc. Gracias a ellos, podrás visualizar información en diferentes formatos para un procesamiento más cómodo y eficiente.
- Otra ventaja importante de Microsoft Excel Online es su funcionalidad avanzada para el análisis de datos. Los usuarios pueden filtrarlos y realizar varios cálculos directamente en las tablas. También presenta listas desplegables, llenado instantáneo, validación de datos y más.
- Al comparar Excel con Google Sheets, no olvide que el producto de Microsoft tiene una útil herramienta de accesos directos: combinaciones de teclas para acceder rápidamente a las funciones del sistema. Ofrece a los usuarios la posibilidad de programar los accesos directos que necesitan por su cuenta, convirtiéndolos en macros oficiales.
Puede acceder a la versión en línea de Excel después de comprar una suscripción paga al paquete Microsoft 365. Incluye una amplia gama de planes de precios para usuarios privados y corporativos. Por ejemplo, una suscripción a Microsoft 365 Personal cuesta $6,99 por mes o $69,99 por año. El plan familiar de Microsoft 365 cuesta $9,99 por mes o $99,99 por año. Puede suscribirse al plan empresarial Microsoft 365 Business Basic por $6 al mes por usuario. El costo de los planes comerciales más avanzados, Microsoft 365 Business Standard y Microsoft 365 Business Premium, es de $12,5 y $22, por mes por usuario, respectivamente.
Smartsheet
Ahora lo invitamos a prestar atención a la comparación entre Google Sheets y Smartsheet, una de las principales plataformas para la gestión de proyectos en diversas industrias. El servicio ofrece no solo tablas en línea, sino también muchas otras funciones útiles. Esto lo hace extremadamente conveniente para realizar una serie de tareas comerciales: automatizar procesos, elaborar planes y cronogramas, comunicarse con otros participantes, administrar presupuestos, etc.
Características clave:
- Smartsheet es adecuado para muchas áreas de actividad: gestión de proyectos, TI, marketing, finanzas, ventas, etc.
- El componente principal de la interfaz es el centro de administración El Centro de soluciones de Smartsheet. A través de él, los usuarios tienen acceso a todas las herramientas, incluidas hojas, tableros, plantillas, flujos de trabajo, proyectos e integraciones.
- El servicio tiene muchas plantillas para diferentes tipos de contenido (proyectos, tarjetas, formularios, listas de tareas, informes y más). Todos los preparativos se dividen cuidadosamente en categorías: clientes y usuarios, finanzas y contabilidad, gestión, recursos humanos, TI, marketing, ventas, gestión de productos.
- Smartsheet proporciona integraciones preinstaladas con varios sistemas de terceros: Microsoft Office, Google Workspace, Slack, Salesforce, Brandfolder, Adobe Creative Cloud, Tableau, Power BI y más.
- Una de las ventajas clave de este servicio en la comparación entre Smartsheet y Google Sheets es su capacidad para la colaboración en equipo. La plataforma ofrece muchas funciones para la comunicación y coordinación conjunta de proyectos que se pueden agregar y quitar desde el panel de acceso rápido. Utilizándolos, podréis enviaros notas, archivos (PDF y otros formatos), tareas, presentaciones, etc., de forma fácil y rápida.
- El sistema de análisis avanzado le permite combinar la información más importante de varias tablas en un solo informe con un par de clics. Luego puede compartir estos datos con miembros del equipo, clientes o socios.
- La plataforma brinda a los usuarios la oportunidad de crear automatizaciones ellos mismos mediante un generador de arrastrar y soltar. Admite lógica estándar, formato condicional y activadores, y tiene acceso a integraciones, conectores y flujos de trabajo inteligentes.
Con nuestro servicio, puede configurar integraciones de Smartsheet con cientos de programas y sistemas. La conexión se crea a través de la interfaz web en unos minutos. No se requieren conocimientos ni formación especiales.
El plan gratuito (hasta 1 usuario y 2 editores) te permite crear 2 tablas gratis con 500 MB de almacenamiento en la nube y hasta 100 automatizaciones por mes. El plan Pro (hasta 10 usuarios/editores) proporciona tablas ilimitadas, 20 GB de almacenamiento en la nube y hasta 250 automatizaciones desde $7 por mes por usuario. El plan Business (3 usuarios o más) incluye hojas de cálculo, editores y automatizaciones ilimitados, 1 TB de almacenamiento en la nube y una serie de funciones adicionales por $25 al mes por usuario.
Zoho Sheet
Zoho ofrece a los usuarios una amplia gama de herramientas diferentes: desde un servicio de marketing por correo electrónico hasta un sistema CRM completo. Un componente importante de su suite de productos es la suite ofimática Zoho Docs, que incluye una de las mejores alternativas a Google Sheets. Zoho Sheet es una plataforma basada en la nube para crear y administrar hojas de cálculo. Está equipado con un módulo de procesamiento de datos automatizado, análisis basados en IA y más de 1000 integraciones.
Características clave:
- El servicio tiene amplias oportunidades para colaborar en tablas y ver todos los cambios/comentarios en tiempo real. Los usuarios pueden discutir, comentar y editar el contenido disponible para ellos directamente a través del panel.
- Zoho Sheet brinda acceso para trabajar en tablas en cualquier dispositivo a través de la versión del navegador y la aplicación móvil iOS/Android.
- Capacidad para automatizar flujos de trabajo utilizando herramientas estándar e integraciones con múltiples sistemas tanto dentro del ecosistema de Zoho (desde Zoho Forms hasta Zoho CRM) como más allá.
- La plataforma le ayuda a crear no solo tablas en línea habituales, sino también aplicaciones interactivas con menús desplegables, casillas de verificación, formato condicional y selección de fecha.
- Zoho Sheet ofrece más de 40 tipos de gráficos diferentes y un generador dinámico de tablas dinámicas para realizar análisis potentes. Los usuarios también pueden automatizar los ciclos de datos mediante algoritmos de IA integrados.
- La función de limpieza de datos para el procesamiento automático de datos le ayuda a encontrar rápidamente cualquier inconsistencia o error tipográfico en sus tablas y eliminarlos. Con él, puedes seleccionar entradas únicas o duplicadas con un solo clic.
Este sistema es considerado uno de los más populares entre las alternativas gratuitas a Google Sheets. Utiliza un modelo freemium, donde las funciones básicas de la plataforma se ofrecen de forma gratuita, mientras que los paquetes pagos brindan herramientas y recursos adicionales. El costo de dichos planes tarifarios comienza desde $4 por mes por usuario (Estándar) hasta $8 por mes por usuario (Profesional).
ProofHub
Nuestra selección se completa con la no menos famosa alternativa a Google Sheets llamada ProofHub. Al igual que otras plataformas similares, proporciona un montón de herramientas de gestión de proyectos y productos, incluidas hojas de cálculo.
Características clave:
- El servicio ofrece diferentes formatos para mostrar datos: tablas, tableros, diagramas de Gantt, calendario y registros de actividad. Con ellos, los usuarios pueden planificar, rastrear y coordinar proyectos de cualquier tipo y escala.
- Es posible crear tareas personales o delegarlas a diferentes miembros del equipo. Puede ordenar por etiqueta, fecha límite, fecha prevista de finalización, etc. Además, existe la función de dividir las tareas en subtareas.
- El módulo de seguimiento del tiempo lo ayuda a administrar de manera flexible su tiempo de trabajo a través de hojas de tiempo, estimaciones de tiempo, temporizadores, registros de tiempo y filtros.
- Varios informes integrados: tiempo invertido, estado del proyecto, finalización de tareas, uso de recursos, etc.
- Los tableros Kanban le permiten desarrollar flujos de trabajo eficientes, escalables y personalizables. Los usuarios pueden visualizar fácilmente el estado de su trabajo moviendo tareas entre diferentes tableros.
- El sistema de formularios permite recopilar rápidamente los datos necesarios de clientes y colegas, incluidas solicitudes, informes y comentarios. También cabe destacar la función de agregar campos adicionales a tareas y formularios: numéricos, de texto, con fechas y más.
- Sube documentos y otro tipo de archivos directamente desde tu computadora o desde la nube (Google Drive, Box, Dropbox, OneDrive). Además, existen herramientas para verificar los archivos cargados.
- Los usuarios pueden crear sus propias plantillas para iniciar rápidamente proyectos basados en listas de tareas, debates, notas, hojas de horas y otras fuentes de datos.
- El servicio tiene integraciones preinstaladas con los servicios de almacenamiento en la nube mencionados anteriormente, así como con Slack, Google Calendar, iCal, FreshBooks y Quick Books.
Esta alternativa a Google Sheets no ofrece un plan gratuito. Se reemplaza por un período de prueba de 14 días. La línea paga incluye dos planes de tarifa fija, los cuales admiten un número ilimitado de usuarios. El plan Essential ($45 por mes con una suscripción anual) te permite administrar hasta 40 proyectos y te brinda 15 GB de espacio en la nube. El plan Ultimate Control ($89 por mes con una suscripción anual) incluye proyectos ilimitados, 100 GB y funcionalidad avanzada.
Conclusión
Cada una de las principales alternativas de Google Sheets presentadas en este artículo es un servicio universal de hojas de cálculo en línea adecuado para un trabajo cómodo y productivo con datos. Algunos de los sistemas que describimos tienen una funcionalidad más amplia, gracias a la cual se pueden utilizar con fines de gestión de proyectos. Además, casi todos ofrecen un plan gratuito o al menos un período de prueba. Las más asequibles de estas plataformas son Zoho Sheets (desde $4 por mes por usuario), Microsoft Excel (desde $6 por mes por usuario) y Smartsheet (desde $7 por mes por usuario).