¿Qué son los servicios de seguimiento de tiempo y para qué sirven?
Los rastreadores de tiempo son programas diseñados para calcular el tiempo de trabajo de los empleados a tiempo completo o remotos que se dedicaron a ciertas tareas. Por lo tanto, estos servicios ayudan a controlar la productividad de los empleados y hacer un seguimiento de la eficiencia con la que pasan su tiempo de trabajo.
Funcionalidad de los rastreadores de tiempo modernos
Los servicios de seguimiento de tiempo modernos no son solo temporizadores, sino que tienen una serie de funciones adicionales que aumentan su eficacia. Éstos incluyen:
- Control de recursos visitados y programas utilizados . La funcionalidad del software es capaz de rastrear qué sitios web y aplicaciones se abrieron en la computadora de trabajo del empleado y por cuánto tiempo.
- Control de productividad . Los rastreadores de tiempo pueden analizar sitios abiertos y aplicaciones, evaluar su nivel de productividad y compilar una calificación adecuada. Por lo tanto, puede controlar cuánto tiempo pasó un empleado en sitios y programas productivos y cuánto tiempo pasó en los improductivos.
- Capturas de pantalla del escritorio . Algunos servicios de seguimiento de tiempo pueden tomar capturas de pantalla del escritorio con una frecuencia específica, incluso en un modo oculto para el empleado. Esta opción es una medida de control muy efectiva que le permite al gerente observar visualmente lo que están haciendo sus subordinados en el lugar de trabajo.
- Registrador de teclas . Otra función útil de varios rastreadores de tiempo es un registrador de teclas: la opción de rastrear las pulsaciones de teclas en el teclado, así como controlar otros dispositivos de entrada (ratón, micrófono, etc.). Con su ayuda, puede realizar un seguimiento exhaustivo del personal en el lugar de trabajo, tanto en la oficina como a distancia.
- Pago de mano de obra . Algunos rastreadores de tiempo pueden registrar el tiempo de trabajo productivo y correlacionarlo con una tasa determinada. Esto permite calcular automáticamente el salario de los empleados en salarios por hora.
Los rastreadores de tiempo serán útiles no solo para la gestión de empresas o proyectos, sino también para los clientes. Con su ayuda, los clientes podrán monitorear el progreso del trabajo en sus tareas, rastrear la efectividad de los empleados y comprender exactamente por qué están pagando dinero.
¿Qué problemas pueden surgir debido a la introducción de los rastreadores de tiempo en una empresa?
A pesar de todas sus amplias capacidades, los servicios de seguimiento de tiempo están lejos de ser las herramientas ideales para monitorear a los empleados. El caso es que no son aptos para todos los especialistas, por lo que pueden surgir ciertos problemas a la hora de implantarlos en una empresa o proyecto. Considere el más común de ellos:
inflexibilidad
La principal desventaja de la mayoría de los rastreadores de tiempo es la incapacidad de personalizarlos de manera flexible para diferentes tareas o profesiones. Los servicios de seguimiento de tiempo en su forma actual controlan idealmente la ejecución de tareas monótonas y repetitivas, pero son absolutamente inútiles e incluso dañinos en cualquier trabajo creativo.
Así, los time trackers serán una buena solución para aquellos profesionales cuyo resultado de trabajo se pueda calcular en el número de horas dedicadas. Por ejemplo, programadores, diseñadores de diseño, administradores de sistemas o representantes de otras profesiones de TI. Por otro lado, para los diseñadores, redactores y otros creativos, el rastreador de tiempo será un verdadero castigo. Después de todo, los pensamientos e ideas correctos vienen a la mente en cualquier momento, y no solo cuando Word o Photoshop están abiertos.
Por lo tanto, es necesario utilizar los servicios de seguimiento de tiempo de forma selectiva y no para todos los especialistas.
Toxicidad
La amplia funcionalidad de los rastreadores de tiempo modernos puede tentar a la gerencia a introducir un control total minuto a minuto de los empleados, no solo mediante el registro de sus horas de trabajo, sino también mediante la observación total. Por supuesto, las capturas de pantalla de escritorio generadas automáticamente, los registradores de teclas, la grabación de conversaciones y las cámaras web ubicuas pueden proporcionar la vigilancia más efectiva de los empleados, pero todas estas medidas también harán que la atmósfera en el equipo sea extremadamente tóxica.
En un momento en que la mayoría de las empresas se esfuerzan por crear el entorno de trabajo más cómodo para sus empleados, el control fanático ya no parece ser el mejor método para estimular la productividad del personal. Es muy probable que muchos especialistas evalúen muy negativamente la idea de introducir el control del tiempo con un control estricto y prefieran abandonar.
Si desea que el proceso de introducción de los rastreadores de tiempo sea menos tóxico y doloroso, le recomendamos que no se exceda con las medidas de control. Por ejemplo, de todas las funciones disponibles, primero puede configurar solo la opción para realizar un seguimiento del tiempo con un cierto intervalo de actividad, puede configurar el programa para tomar capturas de pantalla borrosas en lugar de claras, etc.
TOP 5 rastreadores de tiempo populares
A continuación, le informaremos sobre los servicios de seguimiento de tiempo más famosos, que incluyen:
Alternar
Una ventaja importante de esta aplicación es la disponibilidad de una versión gratuita completa con una funcionalidad simple y conveniente. Su interfaz te permite crear proyectos y tareas. También puede agregar miembros allí o distribuir proyectos/tareas a miembros existentes.
En Toggl, puede configurar recordatorios y rastrear diferentes tipos de actividad utilizando las herramientas de monitoreo integradas. Hay una opción para buscar rápidamente proyectos y clientes a través del sistema de etiquetas. Por separado, se presentan estadísticas detalladas con muchos filtros, puede generar informes detallados con visualización y enviarlos a los clientes.
La versión gratuita de Toggl es más adecuada para profesionales individuales, mientras que el trabajo en equipo requiere un plan pago. El servicio está disponible como interfaz web, escritorio, aplicación móvil y extensión del navegador, se puede integrar con más de 100 sistemas de terceros.
Cosecha
El servicio de seguimiento del tiempo de cosecha es ideal para equipos o empresas, así como para especialistas individuales. Tiene una interfaz detallada con una amplia gama de características, aunque algunos pueden encontrarlo demasiado complicado. Por ejemplo, hay una división en rastreadores de empleados y cuentas de administrador.
El rastreador de tiempo de cosecha tiene una versión gratuita, cuya funcionalidad está limitada a dos proyectos. Se integra fácilmente con una serie de servicios de terceros, lo que le permite ampliar significativamente sus capacidades.
Una característica importante del rastreador de cosecha es la opción de crear cuentas (incluidos los pagos comerciales de PayPal) y controlar los gastos, incluida la capacidad de escanear recibos. También cabe destacar la opción de informar con recordatorios incorporados.
Harvest está disponible como una aplicación de escritorio (Windows, Mac) y móvil (iOS, Android), así como una extensión de navegador.
sección de trabajo
Worksection es un servicio de gestión y planificación de proyectos, una función importante del cual es un rastreador de tiempo. Tiene una funcionalidad muy simple pero avanzada que le permite distribuir tareas y proyectos entre los empleados, así como emitir facturas para los clientes.
A través de Worksection, puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo y el ROI de los empleados, así como la marginalidad de los proyectos, el temporizador muestra no solo el tiempo dedicado por un especialista individual, sino también por todo el equipo en su conjunto. Para cada una de las tareas, puede escribir una descripción, establecer una fecha límite y una prioridad, cargar listas de verificación.
Worksection permite que los empleados se comuniquen y compartan archivos en la interfaz de servicio y que los gerentes distribuyan uniformemente la carga de trabajo. Otras opciones importantes incluyen un tablero kanban y el cálculo del ROI del proyecto, así como informes detallados sobre proyectos y tareas. El servicio está disponible como interfaz web y aplicación móvil, y hay muchas integraciones disponibles.
Oportuno
Timely es un rastreador de calendario original que le permite realizar un seguimiento del tiempo dedicado a diferentes tareas en un panel de control conveniente. Una característica importante del servicio es la función de seguimiento automático del tiempo, que se activa con cualquier actividad del usuario. Al finalizar la actividad, el sistema la guarda en el calendario, asignándole una etiqueta y etiquetas correspondientes a la misma.
También hay una función de sugerencias con posibilidad de autoaprendizaje durante la entrada manual de datos. De las carencias del sistema, cabe destacar la falta de una versión gratuita, y también un punto de referencia para la multitarea. Si un especialista o equipo se enfoca en un tipo de tarea, entonces la funcionalidad de Timely puede parecer limitada para ellos.
tiempo de rescate
Esta es una aplicación de seguimiento de tiempo automático simple y fácil de usar que se ejecuta en segundo plano. Es capaz de analizar sitios y programas de forma independiente y marcarlos como productivos o que distraen, así como otras designaciones. Su interfaz también tiene las funciones de bloquear sitios, limitar el tiempo de trabajo o descanso.
La versión gratuita de RescueTime le permite monitorear un número limitado de sitios y aplicaciones, no tiene informes detallados. El servicio está disponible como una aplicación de escritorio y móvil, extensión del navegador.
Expansión de oportunidades
Los rastreadores de tiempo modernos son servicios muy útiles que pueden aumentar significativamente la productividad tanto de los trabajadores autónomos como de los equipos de especialistas. Sin embargo, se pueden hacer más convenientes y funcionales a través de la integración con otros servicios.
La interacción entre el seguimiento del tiempo y las aplicaciones de terceros le permite resolver una serie de tareas adicionales. Por ejemplo, al integrarse con Slack , puede averiguar cuánto tiempo dedican sus empleados a las negociaciones. La integración con Trello le permitirá organizar mejor el seguimiento del tiempo en este sistema. Y configurar la integración con Hojas de cálculo de Google le permitirá cargar informes sobre el trabajo de los empleados en forma de hojas de cálculo.
Muchos sistemas de seguimiento de tiempo ya tienen integraciones listas para usar, pero si falta algo, entonces el conector de aplicaciones en línea ApiX-Drive puede venir al rescate.