Как автоматически передавать данные из Gmail в Google Sheets
Чтобы обеспечить передачу информации из почты Gmail в Google-таблицу, можно тщательно изучить Google Sheets API или воспользоваться услугами программистов. Но есть более быстрое и бюджетное решение для этой задачи — сервис Apix-Drive. В этом материале мы расскажем, как создать связь между Gmail и Гугл-таблицей за 5 минут.
Содержание:
1. Как настроить интеграцию Gmail и Google Sheets для передачи информации из писем в таблицу
2. Настраиваем Gmail
3. Настраиваем Google Sheets
4. Форматируем данные и запускаем автообновление
5. Что мы получили в итоге
Google Sheets часто используется, как примитивная CRM-система. Практически каждый опытный пользователь в курсе, как сделать гугл таблицу и хранить в ней информацию. Для небольшого бизнеса Google Sheets является простой и выгодной альтернативой громоздким CRM-платформам. Строка в Гугл таблицах используется для хранения заказа и его обработки. Данные сгруппированы в привычном формате и доступны всем, у кого есть ссылка на таблицу.
Почта Google активно используется для частной и коммерческой переписки. Если обеспечить связь между сервисом Google Sheets и Gmail, можно автоматически передавать заказы из писем в таблицу. Для Гугл таблицы интеграция с Gmail позволяет улучшить функционал, а для сотрудников компании такая связь упрощает работу и минимизирует риски потери заказа.
Как настроить интеграцию Gmail и Google Sheets для передачи информации из писем в таблицу
Функции Гугл Таблиц покрывают основные требования к упрощенной CRM-системе. А связь с Gmail одновременно и расширит функционал, и упростит работу. Новые заказы из почты будут автоматически добавляться в таблицу.
Сервис Apix-Drive помогает решить эту задачу без привлечения айтишников. Онлайн-коннектор позволяет быстро связать две платформы, а весь процесс настройки прозрачен и интуитивно понятен. Даже если у Гугл Таблицы API изменится, связь продолжит работать корректно.
Настраиваем Gmail
Сначала необходимо пройти простую процедуру регистрации и войти в личный кабинет. Теперь мы можем создать связь.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Создаем новую связь Интеграция Gmail и Google Sheets | Создаем новую связь](/media/blogimg/w720/ru/6c894124eb34ebb7bc3d5c4c528310b2.jpg)
Выбираем источник данных. В нашем случае это Gmail. Для быстрого определения источника можно воспользоваться строкой поиска.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем источник данных Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем источник данных](/media/blogimg/w720/ru/bc693fdff0ab430430b69d1e5e0f1160.jpg)
Далее определяем нужное действие — “Загрузить новые письма”.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем действие Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем действие](/media/blogimg/w720/ru/c0c65c6ed3c5fd734fae5ab0fbe0a2ba.jpg)
Теперь подключаем аккаунт Gmail к системе Apix-Drive.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Подключаем аккаунт Gmail Интеграция Gmail и Google Sheets | Подключаем аккаунт Gmail](/media/blogimg/w720/ru/c1749238212f9deaf27d82a14b528d72.jpg)
Выбираем сохраненный логин и продолжаем настройку.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем сохраненный логин Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем сохраненный логин](/media/blogimg/w720/ru/11780dc55c9eba2236ea1a29cb61135c.jpg)
На этом этапе необходимо выбрать папку, из которой будет выгружаться информация. Наша цель — новые письма Gmail входящие, поэтому выбираем пункт “INBOX”.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем папку, из которой будем выгружать данные Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем папку, из которой будем выгружать данные](/media/blogimg/w720/ru/ae9e32e798c310a9167cc61ade215757.jpg)
Для фильтрации данных в системе Apix-Drive предусмотрен специальный блок. Можно добавлять различные условия фильтрации, отбирая только нужные письма.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | При необходимости добавляем условия фильтрации Интеграция Gmail и Google Sheets | При необходимости добавляем условия фильтрации](/media/blogimg/w720/ru/aef296c63466ddb34e2d41e93bcca093.jpg)
Следующий шаг — проверка передаваемой информации. Необходимо изучить загруженные тестовые данные и выполнить редактирование (если это требуется).
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Тестовые данные из письма Gmail Интеграция Gmail и Google Sheets | Тестовые данные из письма Gmail](/media/blogimg/w720/ru/90c1e742406d343107098eb325de1132.jpg)
Первый этап создания интеграции успешно пройден. Почта гмаил подключена и настроена в качестве источника информации.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Источник данных настроен Интеграция Gmail и Google Sheets | Источник данных настроен](/media/blogimg/w720/ru/38d40d4f7c8056f6791cc8774ed1d4fe.jpg)
Настраиваем Google Sheets
В качестве “приемника” данных выбираем сервис Google Sheets.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем систему приема данных Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем систему приема данных](/media/blogimg/w720/ru/6567e01f3c9070e64a2817902c7aec7a.jpg)
Указываем действие “Добавить строку”.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем действие Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем действие](/media/blogimg/w720/ru/25394abc313c10f9504daf2e7268fc61.jpg)
Подключаем к сервису Apix-Drive аккаунт Гугл таблиц.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Подключаем к системе аккаунт Google Sheets Интеграция Gmail и Google Sheets | Подключаем к системе аккаунт Google Sheets](/media/blogimg/w720/ru/5a802c3dbd1dceea393789e8d9222581.jpg)
Выбираем сохраненный аккаунт и продолжаем настройку.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем аккаунт Гугл таблиц Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем аккаунт Гугл таблиц](/media/blogimg/w720/ru/9baea6b2e89b823f0fba7654f35dbf26.jpg)
С помощью выпадающих списков определяем нужную таблицу и лист.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем таблицу и лист Интеграция Gmail и Google Sheets | Выбираем таблицу и лист](/media/blogimg/w720/ru/09c9388963ddda330bcbfb716cb7bcbf.jpg)
Теперь для колонок таблицы определяем содержимое. Кроме значений из Gmail доступны системные переменные. Также можно использовать свои значения, вписывая их вручную.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем содержимое колонок Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем содержимое колонок](/media/blogimg/w720/ru/ecf0360754841a111d05b61daededf6e.jpg)
На следующем этапе проверяем пример данных и отправляем их в Google Sheets.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Тестовые данные Интеграция Gmail и Google Sheets | Тестовые данные](/media/blogimg/w720/ru/de1d850de9d6608b92b5a006b95054e4.jpg)
Открываем Гугл таблицу и смотрим, какой результат мы получили.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Результат в Гугл-таблице Интеграция Gmail и Google Sheets | Результат в Гугл-таблице](/media/blogimg/w720/ru/b61bfb2d369d2a25985eaf23d58f9327.jpg)
Интеграция работает, данные передаются, но одна ячейка Google Sheets содержит всю информацию о заказе. Это неудобный формат записи и для чтения, и для обработки. Поэтому нашу интеграцию необходимо немного обновить.
Форматируем данные и запускаем автообновление
Нам нужно, чтобы данные по заказу распределялись по отдельным колонкам: имя клиента, телефон, наименование товара и т.д. Для решения этой задачи в системе Apix-Drive предусмотрен эффективный и простой инструмент — блок форматирования. Добавим его между источником данных и приемной системой.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Создаем блок форматирования Интеграция Gmail и Google Sheets | Создаем блок форматирования](/media/blogimg/w720/ru/315ef464a4051d8d5af2d01aa84ad35a.jpg)
Первым делом определяем объект форматирования. В нашем случае это текст письма, поэтому в соответствующем поле выбираем пункт “Тело письма text”. Нам нужно выделить определенные данные из всего текста, поэтому в качестве действия выбираем “Вырезать от-до”.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем объект форматирования и действие Интеграция Gmail и Google Sheets | Определяем объект форматирования и действие](/media/blogimg/w720/ru/9ea967a977e99414ba3524edfc5b772b.jpg)
Определяем от и до какого набора символов будем вырезать текст, а в графе “Тип” выбираем пункт “Не включать указанные символы”.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Указываем параметры форматирования Интеграция Gmail и Google Sheets | Указываем параметры форматирования](/media/blogimg/w720/ru/5047e0aff84a7d6e01f6903988b57552.jpg)
После проделанных манипуляций можно посмотреть результат форматирования.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Результат форматирования Интеграция Gmail и Google Sheets | Результат форматирования](/media/blogimg/w720/ru/8cc9575b1ea302f3532e6d72a58c8709.jpg)
Нам необходимо добавить условия форматирования для всех нужных данных. После этого они будут доступны в выпадающем списке переменных для колонок Гугл таблицы.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Отформатированные данные в качестве переменных Интеграция Gmail и Google Sheets | Отформатированные данные в качестве переменных](/media/blogimg/w720/ru/d206ba591dda6809ad218c1812f16a3b.jpg)
После выбора новых переменных отправляем тестовые данные. Теперь таблица Google Sheets заполняется в нужном формате.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Результат в Google Sheets Интеграция Gmail и Google Sheets | Результат в Google Sheets](/media/blogimg/w720/ru/34e76e13f2afff2b653aa75bf36a54c1.jpg)
Настройка приема данных завершена. Остался заключительный шаг — включить автообновление.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Включаем автообновление Интеграция Gmail и Google Sheets | Включаем автообновление](/media/blogimg/w720/ru/1a9f9a4b0e9dd53f9662b905ecc30e1a.jpg)
В настройках можно изменить интервал срабатывания связи.
![Интеграция Gmail и Google Sheets | Настройка параметров автообновления Интеграция Gmail и Google Sheets | Настройка параметров автообновления](/media/blogimg/w720/ru/b90d1f3e85a19a146c1598eea452a4f1.jpg)
Что мы получили в итоге
Позволяет ли Гугл таблица создать рабочее пространство для хранения и обработки информации о заказах? Функционал этого сервиса может удовлетворить потребности малого и даже среднего бизнеса. У Google Sheets низкий порог входа, простой интерфейс и достаточно широкий набор инструментов.
- Автоматизируйте работу интернет магазина или лендинга
- Расширяйте возможности за счет интеграций
- Не тратьте деньги на программистов и интеграторов
- Экономьте время за счет автоматизации рутинных задач
С помощью Apix-Drive мы настроили взаимодействие между Google Sheets и Gmail. Теперь все новые заказы из почты будут в нужном формате автоматически добавляться в гугл-таблицу. Для Google Sheets интеграция с Gmail была настроена за 5-10 минут. Именно столько потребовалось времени, чтобы избавиться от рутинных операций: проверки почты, отбора писем с новыми заказами, заполнения данных в Гугл-таблицу.