14.12.2020
22

Google Календарь и Telegram: два простых решения, благодаря которым эффективность сотрудников выросла до 150%

Чаты, чаты, бесконечные чаты… Как вспомню, так вздрогну. Самой большой проблемой в бизнесе для меня стала коммуникация внутри компании. Особенно с удаленными сотрудниками и фрилансерами.

Теперь для взаимодействия с коллегами я использую всего два инструмента: Google Календарь и Telegram, и получаю удовольствие от результата. За последний год прибыль выросла в 4 раза, а все потому, что мне удалось сделать систему коммуникации простой, прозрачной и понятной для всех. Как? Именно об этом я расскажу в статье. Поехали! 

Предыстория: исповедь начальника-чайника о том, как передовые технологии чуть не угробили бизнес, в который были вложены сердце, душа и немалые суммы.

На этапе стартапа нас было только двое — я и мой партнер. Нам хватало телефона, чтобы договориться о встрече. Наш "офис" находился в пыльном и душном гараже, на самой окраине города. Но мы мечтали, что скоро у нас будет гейм-студия, и на коленках разрабатывали первую игру. 

Гейм-приложение оказалось успешным, и мы заработали ровно столько, сколько нужно было для небольшого офиса с оборудованием. Собрали команду из четырех человек и начали работу. Для общения использовали Skype. Этого было более чем достаточно для обмена ссылкам, файлами, видеозвонков, групповой переписки.

Прошло время и компания выросла. У нас появился отдел продаж, аналитики, маркетинга, PR, а еще удаленные дизайнеры, художники и копирайтеры. И скайп оброс огромным количеством чатов. И в один прекрасный момент это стало невыносимым — звук уведомлений до сих провоцирует у меня нервный тик. 

А что в этих чатах творилось — черт ногу сломит. И котики, и гифки, и прилетающие не туда сообщения: сплошной сюрреализм.

Стало действительно сложно доносить до коллег важную и нужную информацию.

Только у меня уходило не меньше трех часов в день (!), чтобы разобраться с тем, что кто кому пишет, и на каком этапе сейчас находится тот или иной проект. 

А проблем становилось все больше:

  • Разъяренные программисты забрасывали гневными сообщениями о том, что их нужно убрать из всех чатов.
  • У маркетолога полдня уходило на постановку технических заданий.
  • Руководители отделов пропускали важные задачи и собрания. 
  • Специалисты не соблюдали дедлайны или вообще не выполняли работу, так как не понимали, кому поставлено задание. 

Все это привело к потере клиентов, выплатам компенсаций и снижению доверия к компании в целом.

В один прекрасный момент случилось так, что денег не осталось ни на аренду, ни на зарплаты. 

И в этой ситуации выбор был не большой:

  • Сворачиваться.
  • Оптимизировать внутреннюю коммуникацию. 

Выбрали второе. 

Тесты

Здесь коротко. Перепробовали все в различных комбинациях: Slack, Битрикс24, Trello, почта, социальные сети, мессенджеры. Появились новые трудности: 

  • постоянное предоставление доступов;
  • у сотрудников открыто минимум по 5 окон для работы с ТЗ, куча вкладок и диалоговых окон для решения по нему оперативных вопросов. И это помимо профессионального софта. 
  • частые сбои в работе сервисов увеличивали время выполнения работы.
  • и много другое. 

Кажется, что ситуация лишь усугубилась. 

Поэтому я перестала следовать тенденциям и подключаться ко всему и сразу. Вычеркнула из своей жизни сложные и малопонятные CRM-системы, где творился хаос и неразбериха, ведь в этой каше варились и мои коллеги, и клиенты компании. 

Google Календарь и его преимущества

Поистине недооцененный Google Календарь стал моим спасением. Универсальное решение, которое я сейчас использую для:

  • планирования событий;
  • коротких заметок;
  • постановки задач;
  • отслеживания прогресса выполнения работы по каждому сотруднику.

Проще говоря, обычный Гугл Календарь превратился в корпоративную CRM. Для каждого отдела у меня отдельный календарь, где я размещаю задачи и сроки их выполнения.

  • Срочные выделяю красным цветом, те, что могут подождать — зеленым. К задаче можно прикрепить любой файл или ссылку, необходимую для работы.
  • Прописываю мероприятия: совместный поход, тренинг для отдела продаж или выездной семинар.
  • Отмечаю действия, которые нужно сделать в течение дня. Чтобы не загружать лишней информацией поля, задачи ставлю во временном промежутке с 9:00 до 8:30 с уведомлением на почту. Далее фильтрую по актуальности: выполнить, перенести, делегировать или отменить. 

Но в процессе работы с этим инструментом всплыл существенный недостаток — сотрудники редко проверяют рабочую почту и автоматически удаляют события на телефоне. 

Поэтому решить проблему несвоевременного выполнения задач до конца не получилось. 

Встал вопрос, как оперативно и персонализировано уведомлять членов команды о новых событиях в корпоративном календаре без временных затрат на рассылку во все каналы связи.

Интеграция и автоматизация

На плановом собрании устроили брейншторм, и пришли к выводу, что оптимальный вариант взаимодействия — связать Гугл Календарь с мессенджером. Выбрали Telegram, а что дальше?

  1. Разработать собственный софт. Вариант отпал сразу, ведь недостаточно просто создать программу, ее нужно постоянно обслуживать, а отдельного человека для этого нанимать нерентабельно.
  2. Делегировать задачу. Здесь, как в первом случае, но денег ушло бы в несколько раз больше.
  3. Найти готовое решение, которое не придется обслуживать самостоятельно.

Выбор пал на ApiX-Drive. Это, пожалуй, единственный в Украине сервис интеграции, способный «подружить» между собой практически все программы, с которым работает малый, средний и крупный бизнес. 

Что в итоге? 

С подключением сервиса интеграции все встало на свои места, о чем свидетельствуют квартальные отчеты.

Что изменилось после внедрения?

  • Все делается вовремя. Больше никаких авралов, задержек и невыполненных обязательств. Работа выполняется точно в срок и даже с временным запасом на правки. 
  • Прозрачность. Больше никакой путаницы с задачами. Всем все ясно и понятно.
  • Отклик на изменения в календаре — мгновенный. Среднее время ответа — 5 минут. 
  • Простота отслеживания. Каждый сотрудник получает персонализированную задачу непосредственно от своего руководителя. Все сообщения сохраняются в истории Телеграм, проверка которой занимает считанные минуты. 
  • Мгновенная обратная связь. Выполненная задача закрывается в календаре посредством изменения статуса или добавления заметки, извещение о новом действии доставляется мгновенно поставщику задачи. 
  • Комфорт. Не нужно никого пинать и контролировать.
  • Специалисты оставляют заметки об этапах выполнения задач. Нет необходимости логиниться в десятках программ и создавать 100500 вкладок в браузере. 
  • Спокойствие. Отсутствие чатов снизило напряжение в коллективе. 
  • Результативность и качество. Работа выполняется по плану в рамках стратегий и со 100% отдачей.
  • Рост продаж. Эффективность отдела повысилась на 150% за счет отсутствия раздражителей и необходимости отслеживать переписки в десятках чатов.
  • Увеличение прибыли. Спокойная атмосфера позволяет выполнять планы и достигать поставленных целей. За год мы увеличили прибыль в 4 раза. 

И все это благодаря бесплатной автоматизации одного процесса с помощью ApiX-Drive. 

Как это работает

Конечно, для настройки цепочек нужно время. И не мало, если хочется создать прямую коммуникацию с каждым отдельным специалистом. Несмотря на то, что на сайте выложена подробная инструкция, у меня возникали трудности. Обычно из-за того, что какую-то кнопочку не нажала или проигнорировала тот или иной шаг в инструкции.

Очень порадовала техническая поддержка, которая оперативно реагировала на мои вопросы, и помогала решать их легко и с удовольствием.

Результат получился идеальный: 

Создала событие, а оно уже в Телеграме ответственного сотрудника. И это невероятно круто. 

Рекомендую попробовать ApiX-Drive уже сейчас. За две недели тестового периода вы увидите результативность инструмента на бизнес-показателях. И вам это точно понравится!