03.06.2021
304

С чего начать работу в Битрикс24: инструкция для новичков

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~10 мин

Как быстро подготовить систему Битрикс24 к использованию? Рассказываем простым языком: от регистрации учетной записи до распределения прав доступа.

Содержание:
1. Регистрируемся в Битрикс24
2. Знакомимся с интерфейсом Битрикс24
3. Настраиваем базовые параметры компании в Битрикс24
4. Заполняем профиль пользователя в Битрикс24
5. Настраиваем оформление Битрикс24
6. Настраиваем воронку продаж Битрикс24
7. Настраиваем интеграции Битрикс24
8. Приглашаем коллег в Битрикс24
9. Настраиваем структуру компании в Битрикс24
10. Настраиваем права доступа в Битрикс24
11. Заключение: как начать работу в Битрикс24

***

Регистрируемся в Битрикс24

Чтобы приступить к работе с Битрикс24, необходимо создать учетную запись пользователя. Это бесплатно и занимает пару минут.

Итак, зайдите на официальный сайт Битрикс24. Обратите внимание, у сайта есть несколько локальных версий для разных стран: bitrix24.ua — для Украины, bitrix24.ru — для России, bitrix24.kz — для Казахстана и так далее. Выбирайте версию для той страны, в которой будет работать ваша компания. Открыв сайт, кликните «Получить бесплатно».

С чего начать работу в Битрикс24 | Главная страница сайта Битрикс24

Система сразу перенаправит вас на страницу регистрации учетной записи пользователя. После этого создайте аккаунт с помощью соцсетей или электронной почты.

С чего начать работу в Битрикс24 | Окно регистрации

Вместе с учетной записью система автоматически создаст в Битрикс личный кабинет — виртуальный офис для управления компанией.

Знакомимся с интерфейсом Битрикс24

После создания личного кабинета система автоматически войдет в него. В этом пространстве вам и предстоит работать.

Когда на экране появится такое окно, выберите, для каких задач подготовить интерфейс. К примеру, если выбрать CRM, то система настроит меню таким образом, чтобы в самом вверху боковой панели отображались инструменты и разделы для управления продажами. При необходимости эти настройки можно будет изменить позже.

С чего начать работу в Битрикс24 | Выбор версии интерфейса

После этого Битрикс24 автоматически запустит серию подсказок, которые познакомят вас с основными разделами интерфейса. Такие подсказки будут появляться при первом входе в каждый раздел. Кстати, можете прочитать наш ознакомительный материал об основных разделах Битрикс24.

С чего начать работу в Битрикс24 | Подсказки интерфейса

Список всех разделов отображается на боковой панели слева. По умолчанию система показывает только их иконки. Если вы хотите видеть названия разделов, нажмите на три полоски в левом верхнем углу. Панель предназначена для переходов между разделами.

С чего начать работу в Битрикс24 | Навигационная панель

Настраиваем базовые параметры компании в Битрикс24

Очевидно, что поначалу в системе не будет никакой информации о вашей компании. Поэтому желательно указать хотя бы основные данные об организации, чтобы их могли видеть сотрудники, а также внести некоторые важные настройки.

С чего начать работу в Битрикс24 | Настройки Битрикс24
С чего начать работу в Битрикс24 | Настройки Битрикс24 (продолжение)

Кликните на боковой панели «Настройки» и настройте следующие параметры:

  • Название компании. Название вашей организации, которое будет отображаться в системе.
  • Название компании в логотипе. Текст, который будет отображаться в верхнем левом углу вместо логотипа Битрикс24. На платных тарифах пользователь также может загрузить графический логотип своей компании.
  • Настройки времени и даты. Формат времени, формат даты, первый день недели и прочие параметры.
  • Адрес кабинета. При создании личного кабинета система автоматически генерирует для него адрес формата b24-uf2tze.bitrix24.ru. Вы можете изменить набор символов до первой точки, например, на название компании или другой еще не занятый другими пользователями текст. На бесплатном тарифе это можно сделать только один раз, на платных — сколько угодно.
  • Требование двухэтапной авторизации. После включение этой опции система обяжет сотрудников активировать дополнительную проверку и будет запрашивать у них проверочный код при каждом входе в личный кабинет. Чтобы эта настройка Битрикс стала доступной, сначала вы должны включить двухэтапную авторизацию у себя. Это можно сделать на странице своего профиля в разделе «Безопасность». Как попасть в профиль — читайте ниже.

Заполняем профиль пользователя в Битрикс24

У каждого пользователя Битрикс24, будь то руководитель компании или обычный сотрудник, есть свой профиль с личными данными. Укажите здесь информацию, которую, по-вашему, должны видеть подчиненные. 

Для этого нажмите на иконку профиля в верхней части экрана и выберите «Моя страница». Здесь можно добавить фото профиля, а также указать имя, фамилию, отчество, контактный email, краткий рассказ о себе и другие данные. При необходимости можно добавлять и заполнять дополнительные текстовые поля.

С чего начать работу в Битрикс24 | Профиль пользователя

В будущем призывайте каждого подчиненного заполнять личный профиль. О добавлении сотрудников мы поговорим ниже.

Настраиваем оформление Битрикс24

Если вы хотите, чтобы внешний вид интерфейса соответствовал корпоративным цветам или просто вашим предпочтениям, можете настроить тему оформления.

Кликните на иконку профиля и нажмите «Темы оформления». Здесь можно выбрать одну из предложенных тем или создать собственную. Каждая тема включает фоновый цвет или изображение, а также цвет текста.

С чего начать работу в Битрикс24 | Темы оформления

Настраиваем воронку продаж Битрикс24

Для эффективной работа со сделками крайне важно настроить воронку продаж. Это можно сделать в разделе CRM, который открывается через боковую панель.

Битрикс24 отображает воронку продаж в виде нескольких досок, между которыми можно перемещать карточки сделок. Каждая такая доска отражает определенную стадию сделки. По умолчанию доступны следующие доски: «Новая», «Подготовка документов», «Счет на оплату», «В работе» и «Финальный расчет». Но система позволяет редактировать текущие доски и создавать новые.

С чего начать работу в Битрикс24 | Воронка продаж

Обязательно настройте воронку продаж таким образом, чтобы стадии сделок соответствовала рабочим процессам в вашей компании.

При желании вы можете настроить отображение сделок с помощью кнопок в верхнем правом углу. Кнопка «Канбан» показывает стандартный вид с досками. «Список» отображает в Битрикс сделки в виде таблицы. А «Календарь», как несложно догадаться по названию, показывает сделки на встроенном календаре.

Настраиваем интеграции Битрикс24

Одна из важнейших особенностей любой CRM — поддержка интеграций с внешними сервисами. Она позволяет автоматизировать многие процессы внутри системы и добавить в нее новые функции. К примеру, интеграция Битрикс с одним из сервисов онлайн-телефонии дает возможность общаться с клиентами прямо в интерфейсе CRM и автоматически добавляет в Битрикс лиды на основе входящих вызовов.

Создавать интеграции можно с помощью специальных приложений — мини-программ из встроенного в Битрикс24 магазина. Кликните на боковой панели «Маркет» и воспользуйтесь каталогом, чтобы найти приложение для подключения к нужному сервису. После установки программа создаст интеграцию автоматически или отобразит соответствующие инструкции, которые вы должны будете выполнить вручную.

С чего начать работу в Битрикс24 | Приложения из Маркета

Но что делать, если в каталоге отсутствует приложение для интеграции с нужной вам внешней системой? В таком случае поможет коннектор ApiX-Drive. Эта онлайн-платформа позволяет быстро подключать Битрикс24 к множеству дополнительных сервисов. Приведем несколько примеров.

  • Социальные сети. Лиды из рекламных кабинетов Facebook и ВКонтакте будут автоматически попадать в CRM, если вы подключите эти соцсети к Битрикс24 с помощью коннектора.
  • CMS. Продаете товары через интернет-магазин на Tilda, Wix или другой популярной CMS? Используйте коннектор для подключения сайта к Битрикс24 — и ApiX-Drive будет автоматически создавать в CRM сделки на основе заказов из магазина.
  • Электронные таблицы. В результате интеграции Битрикс24 с Google Sheets данные из CRM будут автоматически выгружаться в таблицу. В результате можно будет с легкостью производить расчеты с помощью табличных функций или визуализировать информацию в виде графиков.
  • Сервисы SMS-рассылок. Если вы уведомляете клиентов об отправке товаров или других статусах заказов, можете автоматизировать процесс. Достаточно интегрировать Битрикс24 с одним из сервисов рассылок.

Чтобы создавать подобные интеграции через коннектор, не нужно программировать. Сначала надо установить приложение ApiX-Drive из каталога Битрикс24. После этого остается только зарегистрироваться на сайте коннектора и подключить Bitrix24 API к необходимым сервисами с помощью подсказок системы.

Приглашаем коллег в Битрикс24

Скорее всего, вы намерены работать в команде. Поэтому захотите добавить сотрудников в Битрикс24.

С чего начать работу в Битрикс24 | Отправка приглашений

Для такой цели служит виджет «Пригласить» в верхнем правом углу. Кликнув по нему, нажмите на кнопку «+Пригласить». После этого вы увидите несколько способов добавить сотрудников в систему. Разберем некоторые из них:

  • Приглашение по ссылке. Простейший способ добавить пользователя: копируете ссылку и отправляете ее нужному человеку. Перейдя по ней, тот сможет зарегистрироваться. Если включить опцию «Запрашивать подтверждение администратора на вход», пользователь сможет зарегистрироваться только после вашего одобрения.
  • E-mail или номер телефона. Вы вводите имена и почтовые адреса (или телефонные номера) нужных людей — они получают приглашение со ссылкой на регистрацию.
  • Массовое приглашение. Этот способ позволяет максимально быстро пригласить большое количество человек. Достаточно ввести их номера или почтовые адреса в поле через запятую.

Настраиваем структуру компании в Битрикс24

После приглашения сотрудников нужно создать иерархическую структуру компании и распределить их по соответствующим отделам. Это позволит вам лучше организовать рабочие процессы.

Снова откройте виджет «Пригласить» и нажмите «Настроить» рядом с надписью «Структура».

Откроется окно, в котором система схематически отобразит структуру компании, созданную по умолчанию. Прямоугольники — это отделы, а линии — связи между ними. Главный отдел носит название компании. Остальные являются его дочерними отделами и, в свою очередь, могут иметь собственные дочерние отделы.

С чего начать работу в Битрикс24 | Структура компании

При наведении курсора на каждый отдел появляются кнопки, с помощью которых можно отредактировать или удалить его, а также добавить дочерний отдел.

Сначала отредактируйте отделы на свое усмотрение. Затем распределите между ними сотрудников: для этого достаточно перетаскивать иконки пользователей между прямоугольниками.

Настраиваем права доступа в Битрикс24

Итак, сотрудники приглашены и закреплены за соответствующими отделами. Теперь остается выдать пользователям права доступа — иначе говоря, полномочия — в соответствии с занимаемыми должностями. Это необходимо, чтобы каждый пользователь имел доступ только к тем данным и функциям, которые нужны ему для работы.

Чтобы распределить права доступа, сначала нужно настроить роли — наборы полномочий. А затем присвоить каждому сотруднику или отделу подходящую роль. Подробнее об этом читайте в нашем предыдущем материале.

С чего начать работу в Битрикс24 | Права доступа 

Как только полномочия будут распределены, можете приступать к использованию Битрикс24.

Заключение: как начать работу в Битрикс24

  • Зарегистрируйте учетную запись на сайте Битрикс24
  • Откройте в Bitrix24 личный кабинет и знакомьтесь с интерфейсом
  • Настройте базовые параметры компании: название, логотип, формат времени и даты
  • Заполните свой профиль пользователя: добавьте имя, фамилию, фото, текст о себе и прочие данные
  • Настройте оформление: выберите одну из доступных тем или создайте собственную
  • Настройте воронку продаж: создайте стадии сделок, которые соответствуют бизнес-процессам в компании
  • Подключите Битрикс24 к внешним сервисам: воспользуйтесь для этого приложениями из маркета; например, программа ApiX-Drive позволяет быстро создавать Bitrix24-интеграции с сотнями других систем
  • Пригласите коллег в Битрикс24: это можно сделать, к примеру, по ссылке, а также через номер телефона или email
  • Настройте структуру компании: создайте отделы и закрепите за ними соответствующих сотрудников
  • Распределите полномочия, чтобы каждый пользователь имел доступ только к необходимым ему данным и функциям