27.07.2021
875

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации

Максим Волошин
автор ApiX-Drive
Время прочтения: ~13 мин

Пользователям CRM приходится выполнять множество простых однотипных действий: от добавления контактов до установки дедлайнов для задач. В Битрикс24 значительную часть этой рутины можно автоматизировать с помощью роботов. В результате менеджеры не будут тратить время на ерунду и смогут сфокусироваться на действительно важной работе.

Содержание:
1. Что такое Битрикс24 роботы
2. Битрикс24 роботы в CRM
3. Битрикс24 роботы в задачах
4. Битрикс24 роботы и триггеры
5. Роботизация процессов в Битрикс24
6. Другие инструменты автоматизации Bitrix24
7. Заключение: кратко о роботах в Битрикс24

***

Что такое Битрикс24 роботы

В Битрикс24 роботом называют заранее спланированный сценарий обработки лида, сделки или задачи, который система выполняет автоматически после перехода элемента в определенный статус.

Как только вы создаете свой профиль в Битрикс (личный кабинет), система активирует несколько стандартных роботов. Например, когда добавленная в систему сделка получает статус «Новая», один из них отправляет уведомление ответственному менеджеру.

Вы можете быстро создавать и настраивать собственных роботов. Для этого нужно выбрать статус, а затем действие, которое робот будет совершать с лидами/сделками/задачами после их перехода в этот статус.

Например, можно выбрать статус «Качественный», а как действие указать «Звонок клиенту». В результате, когда менеджеры будут менять статус лидов на «Качественный», робот сможет автоматически планировать для сотрудников звонки этим лидам.

В Битрикс24 роботы помогают:

  • освобождать менеджеров от рутины. Роботы могут добавлять контакты, ставить задачи, планировать звонки, отправлять уведомления сотрудникам или клиентам и многое другое. Благодаря автоматизации у менеджеров появится возможность тратить время на более интересные и важные дела.
  • обучать новых сотрудников. Вы можете добавить роботов, которые будут оставлять на каждом этапе работы над лидом/сделкой/задачей комментарии с подсказками вроде «Выставить счет» или «Конвертировать лид в сделку». 
  • контролировать работу с клиентами. Роботы способны уведомлять руководителя о действиях или бездействии менеджеров: длительном простаивании лидов, звонках клиентам, закрытиях сделкок и не только.

Битрикс24 роботы в CRM

Роботов для автоматизации действий с лидами и сделками можно создать и настроить в разделе CRM. Давайте рассмотрим, как это делать.

1. Переходим в раздел CRM —  «Настройки» — «Роботы и бизнес-процессы» и выбираем элемент, работу с которым мы хотим автоматизировать в Битрикс: сделки или лиды.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Открываем меню управления роботами через настройки CRM


В результате откроется меню, в котором можно отредактировать стандартных или создать новых роботов.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Меню управления роботами


Попасть в меню с настройками также можно прямо из карточки любого лида или сделки. Достаточно развернуть карточку и нажать на кнопку «Роботы». Этот путь быстрее.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Открываем меню управления роботами через карточку сделки или лида

Обратите внимание: роботы в лидах и сделках доступны в тарифах «Команда», CRM+ и «Компания».

2. Нажимаем «Настроить роботов», чтобы появились инструменты для редактирования.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Переходим к настройке роботов

3. Выбираем статус, при переходе лида или сделки в который должен запускаться робот, и нажимаем под ним «Добавить».

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Выбираем статус


4. Выбираем из списка действие, которое робот будет совершать со сделками/лидами после их перехода в текущий статус.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Выбираем действие робота


5. В открывшемся окошке вводим параметры текущего робота.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Настраиваем робота


Некоторые настройки индивидуальны для каждого действия, но эти параметры доступны для выбора всегда:

  • «Время» — позволяет настроить, через какой промежуток времени после перехода лида/сделки в текущий статус сработает робот.
  • «После предыдущего робота» — если отметить эту опцию, текущий робот будет запускаться только после предыдущего в этой же колонке. 
  • «Условие» — специальные правила, которые регулируют область действия робота. По умолчанию он будет применять выбранное действие ко всем лидам или сделкам. Но с помощью условий его область можно ограничить. К примеру, одним лидом или сделкой с конкретным ID.

После сохранения параметров робот появится под выбранным статусом и будет срабатывать автоматически, пока вы его не отключите.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Пример созданного робота


Битрикс24 роботы в задачах

Роботов для автоматизации действий с задачами можно настроить в разделе «Задачи и проекты». Все почти так же, как при настройке роботов для обработки сделок и лидов.

1. Заходим в раздел «Задачи и проекты» и кликаем «Роботы» в верхнем правом углу. Обратите внимание: эта функция доступна только на тарифе «Компания».

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Открываем меню управления роботами через раздел «Задачи и проекты»


2. Нажимаем «Настроить роботов», чтобы отобразились инструменты для редактирования.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Переходим к настройке роботов


3.  Выбираем статус задачи, при переходе в который должен запускаться робот, и нажимаем под ним «Добавить».

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Выбираем статус


4. Выбираем действие, которое робот будет совершать с задачами, получившими текущий статус.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Выбираем действие


5. В открывшемся меню вводим параметры текущего робота.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Настраиваем робота


После сохранения параметров робот появится под выбранным статусом и будет срабатывать автоматически, пока вы его не отключите.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Пример созданного робота


Битрикс24 роботы и триггеры

Как мы уже сказали, роботы запускаются, когда лид/сделка/задача переходит в определенный статус. Но если менеджер забудет изменить статус или сделает это не вовремя, робот не запустится или сработает с опозданием.

Этого можно избежать благодаря триггерам. Так называют зафиксированные в системе события, после которых статус лидов/сделок/задач меняется автоматически. 

Например, вы можете добавить триггер «Оплата счета». Он будет срабатывать при переводе денег на указанные в сделках счета — и система сможет сама менять статус этих сделок на «Оплачено». После смены статуса робот сможет отправлять клиенту сообщение с подтверждением оплаты.

Еще один пример. Когда до дедлайна остается 24 часа, триггер «Скоро просрочена» может переводить задачу в статус «Истекает срок».  После смены статуса робот сможет уведомлять исполнителей о дедлайнах.

Как видите, в этих примерах для запуска роботов не нужно никаких действий от менеджеров. Таким образом, использование триггеров расширяет возможности автоматизации и дополняет роботов.

Добавлять и настраивать триггеры можно в меню для работы с роботами. Давайте рассмотрим, как это сделать.

1. Если мы хотим добавить триггеры для лидов или сделок, просто заходим в карточку элемента и кликаем «Роботы».

Можно использовать альтернативный путь. Открываем раздел CRM —  «Настройки» — «Роботы и бизнес-процессы» и выбираем элемент, работу с которым мы хотим автоматизировать в Битрикс: лиды или сделки.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Открываем меню управления триггерами для лидов и сделок


Если нужно добавить триггеры для задач, заходим в раздел «Задачи и проекты» и кликаем «Роботы» в верхнем правом углу.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Открываем меню управления триггерами для задач


2. Нажимаем «Настроить роботов», чтобы появились инструменты редактирования.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Переходим к настройке триггеров


Обратите внимание: триггеры доступны в тарифах CRM+, «Команда» и «Компания».

3. Выбираем статус, в который нужно перевести элемент, и нажимаем под ним «Добавить».

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Выбираем статус


4. Выбираем событие, после которого система будет менять статус элемента.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Выбираем событие-триггер


По умолчанию система будет переводить в текущий статус все элементы выбранного типа (лиды, сделки, задачи). Если нужно изменить область действия триггера — например, сократить ее до конкретного лида — можно использовать дополнительные условия.

Если отметить опцию «Разрешить переходить на предыдущий статус», то лиды/сделки/задачи смогут переходить не только на следующие статусы, но и возвращаться на предыдущие.

После сохранения параметров триггер появится под выбранным статусом и будет срабатывать автоматически, пока вы его не отключите.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Пример созданного триггера


Роботизация процессов в Битрикс24

Если роботов недостаточно, в Битрикс24 доступны гораздо более мощные инструменты автоматизации.

Так, в системе давно присутствует модуль «Редактор бизнес-процессов», с помощью которого можно автоматизировать практически любой рабочий процесс. Проблема в том, этот инструмент слишком сложный. Его использование напоминает программирование и требует слишком много времени.

Прислушавшись к просьбам пользователей, команда Битрикс24 выпустила упрощенную версию редактора процессов — модуль «Роботизация бизнеса (RPA)». Работать с ним почти так же просто, как с роботами, но при этом он предлагает гораздо больше возможностей для автоматизации.

Если роботы предназначены для автоматизации отдельных действий, то RPA подходит для различных многоэтапных процессов вроде согласования отпуска с несколькими руководителями или утверждения соискателя на должность в компании.

Разберем автоматизацию простого процесса по шагам. В качестве примера возьмем согласование отпуска.

1. Сначала мы создаем шаблон процесса, указывая название, сроки и другую информацию. Это можно сделать после нажатия по кнопке «Новый процесс» в разделе «Роботизация бизнеса (RPA)».

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Создаем шаблон процесса


2. Затем добавляем стадии процесса. Их можно создавать, редактировать и удалять точно так же, как статусы лидов/сделок/задач в соответствующих разделах Битрикс.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Редактируем стадии задач


3.  Ставим для каждой стадии задания для тех или иных сотрудников через кнопку «Добавить задание». Задания создаются по шаблонам. Для согласования отпуска подходит шаблон «Утвердить или отклонить». 

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Добавляем задания


4. Наконец, создаем карточку процесса, указывая название и другую необходимую информацию.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | Добавляем карточку процесса


Как это будет работать? Как только ответственные сотрудники выполняют все поставленные вами задания с карточкой на текущем этапе, она автоматически перемещается на следующую стадию. Причем процесс нелинейный и зависит от решений, принятый исполнителями на каждой стадии.

Например, если сотрудник в задании утвердит отпуск, карточка процесса отправится на этап утверждения к вышестоящему руководителю или бухгалтеру. Если отклонит, карточка перейдет в стадию отказа.

Плюс ко всему к стадиям можно подключать роботов. Для этого предназначена кнопка «Роботы» на экране каждого процесса.

Bitrix24: Роботы. Что это и как их использовать для автоматизации | При необходимости настраиваем роботов


Другие инструменты автоматизации Bitrix24

Необязательно ограничиваться встроенными средствами автоматизации. Роботы, триггеры и RPA заточены в первую очередь под работу с внутренними процессами. 

Если же вам понадобится автоматизировать взаимодействие Битрикс24 с внешними системами, для этой цели существует онлайн-коннектор ApiX-Drive. Это простой инструмент, с помощью которого можно быстро настроить передачу лидов, сделок, контактов, компаний, предложений и счетов между Битрикс24 и другими сервисами. Перечислим некоторые из них.

  • CRM. Коннектор может передавать данные из других систем управления клиентами в Битрикс24 и обратно. Поддерживаются amoCRM, Creatio, «РемОнлайн», U-ON.Travel, LP-CRM, Retail CRM, YClients, «МойСклад» и другие популярные CRM.
  • Интернет-магазины. Продаете через магазин на Tilda, Wix, Ecwid, Flexbe или другой популярной платформе? Тогда вы можете подключить его к Битрикс24 с помощью коннектора. В результате заказы будут автоматически копироваться в CRM в виде новых сделок.
  • Мессенджеры. С помощью ApiX-Drive можно настроить автоотправку уведомлений сотрудникам о новых заказах или других важных событиях в CRM прямо в рабочий мессенджер. Достаточно подключить Битрикс24 к Telegram, Viber или Slack.
  • Соцсети. Интеграция Битрикс с Facebook или «ВКонтакте», настроенная с помощью коннектора, будет автоматически копировать новые лиды из формы соцсети в воронку продаж вашей CRM.

Для работы с коннектором не надо быть программистом. Сначала нужно установить приложение ApiX-Drive из встроенного в Битрикс24 магазина — «Маркета». После этого остается зарегистрироваться на сайте коннектора и подключить к Bitrix24 API нужные вам сервисы с помощью встроенных подсказок.

Заключение: кратко о роботах в Битрикс24

  • В Битрикс24 роботы — это заранее спланированные сценарии обработки лидов, сделок или задач, выполняемые автоматически после перехода элемента в конкретный статус.
  • Роботы помогают освобождать менеджеров от рутинных задач, обучать новых сотрудников и контролировать взаимодействие менеджеров с клиентами.
  • Вы можете быстро создавать и настраивать собственных роботов. Для этого нужно выбрать статус, а затем действие, которое робот будет совершать с лидами/сделками/задачами после их перехода в этот статус.
  • Роботов для автоматизации действий с лидами и сделками можно создать и настроить в разделе CRM —  «Настройки» — «Роботы и бизнес-процессы». Кроме того, это можно сделать из карточки лида или сделки, нажав на кнопку «Роботы».
  • Роботов для автоматизации действий с задачами можно настроить в разделе «Задачи и проекты» с помощью кнопки «Роботы».
  • Возможности роботов дополняют триггеры — зафиксированные в системе события, после которых статус лидов/сделок/задач меняется автоматически. Триггеры можно настраивать в тех же меню, что и роботы.
  • Если роботов и триггеров недостаточно, в Битрикс24 доступны гораздо более мощные инструменты автоматизации. Так, для различных многоэтапных процессов лучше использовать модуль «Роботизация бизнеса (RPA)».
  • Также к вашим услугам дополнительные средства автоматизации. Если роботы, триггеры и RPA заточены в первую очередь под работу с внутренними процессами, то онлайн-коннектор ApiX-Drive позволяет быстро настраивать передачу лидов, сделок, контактов, компаний, предложений и счетов между Битрикс24 и внешними сервисами.